خطة السداد: ما هي وكيف تعمل

ما هو برنامج التعويض؟

مصطلح عام يشير إلى عدة أنواع من الخطط التي تعوض الموظفين عن أنواع مختلفة من النفقات المتعلقة بالعمل. يمكن أن تشمل هذه النفقات تكاليف طبية، وسيارة، وسفر، ووجبات، وترفيه. يتم وضع خطط التعويض من قبل أصحاب العمل للسماح لهم بدفع مبلغ أكثر دقة من النفقات التي يتكبدها الموظفون، بدلاً من الاضطرار إلى تقديم بدل عام أو زيادة في التعويض لتغطيتها.

فهم خطة السداد

يمكن أن تتخذ خطط السداد أشكالًا عديدة، مثل الخطط القابلة للمحاسبة وغير القابلة للمحاسبة، أو المزايا الهامشية البسيطة، أو بدلات الأميال والسفر للسيارات. لا يمكن للموظفين أخذ أي خصومات شخصية من أي نوع للنفقات التي يتم تغطيتها بموجب خطة السداد. يجب على الموظفين تقديم سجلات مفصلة بشكل كافٍ للنفقات عبر السجلات أو الإيصالات لكي يتمكن أصحاب العمل من خصم السداد.

تنص نشرة مصلحة الضرائب الأمريكية 535، نفقات الأعمال، على ما يلي: "لكي تكون النفقات التجارية قابلة للخصم، يجب أن تكون عادية وضرورية. النفقات العادية هي تلك التي تكون شائعة ومقبولة في صناعتك. النفقات الضرورية هي تلك التي تكون مفيدة ومناسبة لتجارتك أو عملك. لا يجب أن تكون النفقات لا غنى عنها لكي تُعتبر ضرورية.

تتطلب بعض الولايات مثل كاليفورنيا من أصحاب العمل تعويض الموظفين عن النفقات المعقولة المتعلقة بالعمل، ولا يتعين الإبلاغ عن أي تعويضات نفقات يتم تلقيها كأجور أو دخل. ولكن لكي يحدث ذلك، يجب على أصحاب العمل إعداد خطة محاسبية مكتوبة مسبقًا، ويقوم الموظفون بتقديم النفقات الموثقة بشكل صحيح بموجب تلك الخطة. يهدف ذلك إلى ضمان الحفاظ على سجلات النفقات بشكل دقيق وفي الوقت المناسب. العديد من الشركات لديها محاسبون أو مستشارون في شؤون التوظيف لتوثيق النفقات وضمان الإبلاغ والخصم بشكل صحيح.

تفصيل لبعض الأمثلة الشائعة لنفقات مكان العمل التي تتطلب تعويضًا من صاحب العمل تشمل ما يلي:

• المستلزمات: يمكن تعويض أي سلع ضرورية يشتريها الموظف بتكلفتها، بشرط أن يتم تعويضها وفقًا لخطة محاسبية مسؤولة.
• الوجبات والترفيه: تكاليف الوجبات والترفيه التي يتم تكبدها داخل مقر إقامة الموظف الضريبي قابلة للاسترداد، ولكن فقط إذا كانت الوجبات/الترفيه المعنية لها أغراض تجارية واضحة.