ما هي رسالة الارتباط؟
رسالة الارتباط هي اتفاقية مكتوبة تصف العلاقة التجارية التي سيتم الدخول فيها بين العميل والشركة. توضح الرسالة نطاق الاتفاقية وشروطها وتكاليفها. الغرض من رسالة الارتباط هو تحديد التوقعات على كلا الجانبين من الاتفاقية.
النقاط الرئيسية
- تحدد رسالة الارتباط العلاقة التجارية بين طرفين.
- تحدد رسالة الارتباط مسؤوليات الشركة، بشكل مباشر أو ضمني.
- تستخدم مجموعة واسعة من الشركات، بما في ذلك المحامون والمراجعون والمحاسبون والمستشارون، خطابات الارتباط بشكل روتيني.
- يمكن استخدام خطابات الارتباط من قبل الأفراد أو الشركات الكبيرة.
كيف تعمل رسالة الارتباط
تعمل رسالة الالتزام بنفس الغرض الذي يخدمه العقد بين طرفين. ومع ذلك، فإن صيغتها تكون أقل رسمية من العقد وعادة ما تتجنب المصطلحات القانونية.
الرسالة تهدف إلى وصف موجز ودقيق لـ:
- الخدمات التي سيتم تقديمها
- الشروط والأحكام
- الموعد النهائي أو المواعيد النهائية
- التعويضات
خطاب الارتباط هو وثيقة قانونية. إنه ملزم في صفقة تجارية.
رسالة الارتباط أقل رسمية من العقد، لكنها لا تزال وثيقة ملزمة قانونيًا يمكن استخدامها في المحكمة.
تعمل رسالة الارتباط أيضًا على تحديد نطاق خدمات الشركة. على سبيل المثال، عندما يستعين فرد أو شركة بخدمات محامٍ، قد تصف الرسالة الغرض المحدد أو مجال الخبرة الذي يمكن استخدام خدماتهم فيه.
لا يمكن لمقاول يستأجر محامياً لإعداد عقد شراء أرض أن يتصل بالمحامي للحصول على نصيحة بشأن طلاقه. من المحتمل أن لا يذكر خطاب التعاقد هذا الأمر بشكل صريح، ولكن سيكون المعنى واضحاً لأنه سيحدد نطاق العمل الذي سيتم القيام به.
مزايا خطاب الارتباط
تحديد التوقعات هو جزء مهم من العلاقة التجارية، ورسالة التعاقد تجعل هذه التوقعات واضحة للطرفين. يحصل العميل على الطمأنينة بمعرفة متى سيتم الانتهاء من الخدمة، وكم ستكلف، وتفاصيل نطاق العمل. كما توضح الرسالة إذا كانت هناك تكاليف أخرى غير مشمولة في الاتفاقية، مثل البرامج المطلوبة التي يجب شراؤها بشكل منفصل من قبل العميل.
تستفيد الأعمال من وجود حدود واضحة بشأن العمل الذي سيتم تنفيذه منذ بداية المشروع. يهدف ذلك إلى منع "توسع النطاق"، وهو أمر يخشاه كل محاسب ضرائب ومحامٍ. قد تشير الرسالة أيضًا إلى الخدمات التي تقع خارج الاتفاقية الحالية ولكن يمكن إضافتها في المستقبل حسب الحاجة، مع تقدير لتكاليف هذه الإضافات.
تعمل رسالة الارتباط أيضًا على حماية كلا الطرفين في حالة حدوث نزاع أو خلاف. قد تتضمن بندًا يتعلق بالوساطة أو التحكيم الملزم كخطوة أولى، بدلاً من اتخاذ إجراء قانوني.
اعتبارات خاصة
إذا كانت العلاقة طويلة الأمد، فإن العديد من الشركات تتطلب تحديث خطاب الارتباط وتوقيعه مرة أخرى من قبل العميل سنويًا.
هذا يسمح بأي تغييرات في العلاقة التجارية بمرور الوقت ويعزز الوضع القانوني للوثيقة. كما يعيد التأكيد على نطاق الاتفاقية، الذي يمكن أن يتغير بمرور الوقت، ويحدد أي تكاليف أو رسوم جديدة تتعلق بالتغييرات في الخدمات المقدمة.
من الذي يُعدّ خطاب الارتباط؟
يتم إعداد خطاب الارتباط من قبل الشركة التي تقدم الخدمة، غالبًا بمساعدة محامٍ. ثم يُقدَّم إلى العميل، ويجب أن يوقع كلا الطرفين ليكون ملزمًا قانونيًا.
هل تعتبر رسالة الارتباط نفس العقد؟
خطابات الارتباط أقل رسمية وعادة ما تكون أقصر من العقد التقليدي. ومع ذلك، فإنها تشترك أيضًا في بعض السمات المهمة، مثل كونها ملزمة قانونيًا ومصممة لتقليل المسؤولية. يمكن استخدامها من قبل أي حجم من الأعمال، بدءًا من الأفراد الذين يعملون كملاك فرديين إلى الشركات الكبيرة.
متى يجب إرسال خطاب الارتباط؟
يجب تقديم خطابات الارتباط للعميل في بداية العلاقة قبل بدء العمل. كما ينبغي إعادة إصدارها بشكل دوري، خاصة عندما يتغير نطاق الخدمات أو إذا قامت الشركة بتغيير أسعارها.
كم مرة يجب تحديث خطابات الارتباط؟
العديد من الشركات ستطلب تحديث وتوقيع خطاب الارتباط على أساس سنوي. يجب دائمًا إصدار خطاب جديد إذا تغير نطاق الخدمات. ومع ذلك، حتى إذا بقيت الاتفاقية كما هي، قد يكون من الحكمة إعادة صياغة خطاب الارتباط لزيادة القوة القانونية للوثيقة. يمكن أن يساعد ذلك أيضًا في منع سوء الفهم أو النزاعات؛ حيث يساعد مسودة محدثة من الخطاب في تذكير كلا الطرفين بما تم الاتفاق عليه من أعمال.
الخلاصة
يمكن أن تواجه الشركات التي تقدم خدمة جميع أنواع المشاكل إذا لم تحدد توقعاتها وحدودها في عقد مكتوب وملزم قانونيًا. تعتبر رسالة الارتباط مشابهة للعقد ولكنها عادة ما تكون أقصر وأقل رسمية. ومع ذلك، فهي ملزمة للطرفين بنفس القدر.
رسائل التعاقد تساعد الشركات في الحماية من الدعاوى القضائية بينما تقدم للعملاء وضوحًا حول الخدمات التي يمكنهم توقعها، ومتى سيتم تنفيذ تلك الخدمات، وبأي تكلفة. يمكن أن تساعد في تجنب سوء الفهم والنزاعات القانونية وتوسع نطاق العمل، مما يضمن أن جميع الأطراف المعنية على نفس الفهم.