ما هو سجل رأس الدفعة؟
سجل رأس الدفعة هو جزء قياسي من المعلومات الوصفية المتعلقة بنقل مجموعة من البيانات (دفعة)، وعادة ما يكون ذلك في مجال البنوك. يحتوي سجل رأس الدفعة على معلومات تحدد مصدر المعاملة وتلخص الخصومات والإيداعات المشاركة، وهو أمر حيوي لنجاح معالجة الدفعة. هذا هو مكون رئيسي في معالجة الدفعات.
على الرغم من أن سجل رأس الدفعة يُستخدم بشكل رئيسي في المعاملات المصرفية، إلا أنه يُستخدم أيضًا في تحويلات هامة أخرى، مثل بين الشركات والأقسام والمستشفيات.
النقاط الرئيسية
- في البنوك، غالبًا ما يتم تجميع عدة معاملات معًا في دفعة واحدة لزيادة الكفاءة في المعالجة والتسوية.
- سجل رأس الدفعة هو المعلومات والبيانات الوصفية المتعلقة بدفعة معينة من المعاملات، ويستخدم في تسوية ACH.
- قد يتم تصنيف الدفعات في سجل العنوان لأغراض مثل الرواتب أو الحسابات المستحقة الدفع.
كيف تعمل سجلات رأس الدفعة
في البنوك، يُستخدم سجل رأس الدفعة في نظام غرفة المقاصة الآلية (ACH)، وهو نظام تحويل أموال إلكتروني يعتمد على الدفعات. في البداية، يتم إعطاء المعاملة سجل رأس ملف لتحديد مصدر وخصائص الملف. يتبع ذلك عدد من الدفعات، كل منها يحتوي على سجل رأس دفعة خاص به. عندما يتم دمجه مع سجلات تفاصيل الإدخال، يصف سجل رأس الدفعة المعاملة بشكل كامل.
يحتوي كل دفعة أيضًا على سجلات تفاصيل الإدخال، ويمكن أن يتبع كل منها سجل أو أكثر من السجلات الإضافية، حسب الضرورة أو كما هو مطلوب من قبل رمز SEC المستخدم.
المعالجة الدفعية هي معالجة المعاملات في مجموعة أو دفعة. لا يتطلب أي تفاعل من المستخدم بمجرد بدء المعالجة الدفعية. يميز هذا المعالجة الدفعية عن معالجة المعاملات، التي تتضمن معالجة المعاملات واحدة تلو الأخرى وتتطلب تفاعل المستخدم.
بينما يمكن تنفيذ المعالجة الدفعية في أي وقت، إلا أنها مناسبة بشكل خاص لمعالجة نهاية الدورة، مثل معالجة تقارير البنك في نهاية اليوم أو توليد الرواتب الشهرية أو نصف الشهرية.
المعلومات المدرجة في سجل رأس الدفعة
عادةً ما يبدأ سجل رأس الدفعة برمز نوع السجل، وهو رمز رقمي يشير إلى أن السجل هو سجل رأس دفعة. كما يحدد سجل رأس الدفعة الشركة أو المنظمة التي نشأت منها الدفعة التي ستتبع. كما سيحدد الغرض من الإدخالات الموجودة في الدفعة. على سبيل المثال، قد يتضمن المنشئ رمزًا مثل "راتب" أو "فاتورة كهرباء" في رمز رأس الدفعة للإشارة إلى الغرض من المعاملات التي سيتم وصفها في إدخالات الدفعة.
سيشير رمز رأس الدفعة بشكل إضافي إلى تاريخ الإدخال الفعّال لجميع المعاملات المدرجة في الدفعة. تنطبق هذه البيانات على جميع سجلات تفاصيل الإدخال في الدفعة.
إذا رغب المنشئ في تغيير أي من تاريخ الإدخال الفعّال أو بيانات الغرض، يحتاج إلى إنشاء دفعة جديدة لتصنيف تلك البيانات تحت سجل رأس الدفعة. على سبيل المثال، إذا أراد المنشئ معالجة المدفوعات لكل من الرواتب العادية والمكافآت للموظفين، يحتاج إلى إنشاء دفعتين مع سجلين لرأس الدفعة، واحدة لـ "الرواتب" وواحدة لـ "المكافآت". المعلومات المدرجة في سجل رأس الدفعة ضرورية لمعالجة الدفعة بكفاءة ودقة.