ما هو كشف الرواتب؟
الرواتب هي التعويضات التي يجب على الشركة دفعها لموظفيها لفترة محددة أو في تاريخ معين. عادةً ما يتم إدارتها من قبل قسم المحاسبة أو الموارد البشرية في الشركة، ولكن قد يتم التعامل مع رواتب الشركات الصغيرة مباشرة من قبل المالك أو أحد الزملاء. يتم بشكل متزايد الاستعانة بمصادر خارجية متخصصة للتعامل مع معالجة الشيكات، ومزايا الموظفين، والتأمين، والمهام المحاسبية مثل حجب الضرائب.
تقوم العديد من شركات التكنولوجيا المالية في مجال الرواتب مثل Atomic، وBitwage، وFinch، وPinwheel، وWagestream بالاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط عمليات الرواتب. تقدم هذه الحلول للموظفين راحة وسرعة أكبر في الدفع، وتوفر مستندات الرواتب الرقمية مع خدمات مبتكرة مدعومة بالتكنولوجيا التي تتطلبها اقتصاديات العمل الحر والاستعانة بمصادر خارجية.
يمكن أن يشير مصطلح الرواتب أيضًا إلى قائمة موظفي الشركة والمبلغ المستحق لكل منهم. إنها تمثل نفقات كبيرة لمعظم الشركات وتكون دائمًا تقريبًا قابلة للخصم. يمكن خصم هذه النفقات من الدخل الإجمالي لتقليل الدخل الخاضع للضريبة للشركة.
يمكن أن يختلف الرواتب من فترة دفع إلى أخرى بسبب العمل الإضافي، وأجر المرض، ومتغيرات أخرى.
النقاط الرئيسية
- الرواتب هي التعويض الذي يجب أن تدفعه الشركة لموظفيها لفترة محددة وفي تاريخ معين.
- يمكن أن تتضمن عملية الرواتب تتبع ساعات العمل للموظفين، وحساب أجورهم، وتوزيع المدفوعات عبر الإيداع المباشر أو الشيك.
- يجب على الشركات أيضًا القيام بمهام المحاسبة وحفظ السجلات وتخصيص الأموال للرعاية الطبية والضمان الاجتماعي وضرائب البطالة.
- يمكن للشركات استخدام الخدمات المهنية والاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الرواتب، أو يمكنها استخدام برامج قائمة على السحابة إذا لم ترغب في التعامل مع الرواتب بنفسها.
- حساب الرواتب يتضمن العديد من المكونات ويمكن أن يكون معقدًا.
فهم الرواتب
الرواتب هي عملية دفع أجور موظفي الشركة. تتضمن تتبع ساعات العمل، حساب أجور الموظفين، وتوزيع المدفوعات عبر الإيداع المباشر في حسابات البنوك الخاصة بالموظفين أو عن طريق الشيكات. يجب على الشركات أيضًا القيام بوظائف المحاسبة لتسجيل الرواتب، والضرائب المقتطعة، والمكافآت، وأجر العمل الإضافي، ووقت المرض، وأجر الإجازات. كما يجب عليهم تخصيص وتسجيل المبلغ الذي سيتم دفعه للحكومة من أجل Medicare، والضمان الاجتماعي، وضرائب البطالة.
تستخدم العديد من الشركات حلول البرمجيات لإدارة الرواتب. يقوم الموظف بإدخال ساعات عمله من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API)، ويتم معالجة راتبه وإيداعه في حسابه البنكي.
تقوم العديد من الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم بالاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الرواتب لتبسيط العملية. يقوم أصحاب العمل بتتبع عدد الساعات التي يعملها كل موظف وينقلون هذه المعلومات إلى خدمة الرواتب. تقوم خدمة الرواتب بحساب المبلغ الإجمالي المستحق للموظف بناءً على معدل الأجر وعدد الساعات أو الأسابيع التي تم العمل خلالها في فترة الدفع. تقوم الخدمة بخصم الضرائب والاقتطاعات الأخرى من الأرباح ثم تدفع للموظفين.
اعتبارات خاصة
أصحاب العمل الذين لديهم إجمالي مبيعات بقيمة 500,000 دولار أو أكثر سنويًا يخضعون لمتطلبات قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الذي تم تمريره في عام 1938. يحمي هذا القانون الأمريكي العمال من بعض ممارسات الأجور غير العادلة. يحدد قانون FLSA مجموعة من اللوائح العمالية، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور، ومتطلبات دفع العمل الإضافي، والقيود على عمالة الأطفال. تحدد قواعد FLSA متى يعتبر العمال في وقت العمل ومتى يجب دفع العمل الإضافي لهم.
يتطلب القانون أن يتم دفع ساعات العمل الإضافية التي تتجاوز 40 ساعة في الأسبوع بمعدل مرة ونصف من الأجر الساعي العادي. بعض الموظفين معفون من قانون معايير العمل العادلة (FLSA) ولا ينطبق القانون على المقاولين المستقلين أو المتطوعين لأنهم لا يُعتبرون موظفين.
بعض العمال بالساعة لا يشملهم قانون معايير العمل العادل (FLSA)، لكنهم يخضعون لأنظمة أخرى. يخضع عمال السكك الحديدية لقانون العمل في السكك الحديدية، بينما يقع سائقو الشاحنات تحت نطاق قانون النقل البري.
يحدد قانون معايير العمل العادل (FLSA) أيضًا كيفية التعامل مع الوظائف التي يتم تعويضها بشكل أساسي من خلال الإكراميات. يجب على صاحب العمل دفع الحد الأدنى للأجور للعاملين في الخدمات الذين يتلقون إكراميات، إلا إذا كانوا يتلقون بانتظام أكثر من 30 دولارًا شهريًا من الإكراميات.
مزايا وعيوب استخدام خدمات الرواتب الاحترافية
إحدى الفوائد الرئيسية لخدمات الرواتب هي قدرتها على إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير التي تبسط إجراءات المحاسبة وتساعد الشركات على التأكد من الامتثال لمتطلبات الإيداع القانونية والضريبية. قد تقوم خدمة الرواتب أيضًا بالحفاظ على سجل لكمية الإجازات أو الوقت الشخصي الذي استخدمه الموظفون.
تصبح احتياجات المحاسبة للأعمال أكثر تعقيدًا مع نموها. قد تضطر الشركات الكبيرة إلى الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مخصص لوظائف المحاسبة والرواتب الخاصة بها.
من العيوب أن الشركات يجب أن تعتمد على أفراد من خارج الشركة للحصول على محاسبة دقيقة عندما تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لأنظمة الرواتب الخاصة بها. يجب على الموظفين الموجودين في الموقع التعامل مع الموظفين الغاضبين في حالة حدوث أخطاء. قد تواجه الشركات أيضًا عقوبات ضريبية بسبب الأخطاء التي يرتكبها خدمة الرواتب.
عيب آخر هو أن خدمات الرواتب تكون أكثر تكلفة من إدارة الرواتب داخليًا. قد تفرض الخدمات رسومًا شهرية ثابتة أو تقدم هياكل دفع مختلفة لمستويات خدمة متنوعة. قد لا تكون خدمات الرواتب الخيار الأفضل للشركات الصغيرة ذات الميزانيات التشغيلية المحدودة بسبب تكلفتها.
فوائد خدمات الرواتب الاحترافية
- توفير الوصول إلى مجموعة متنوعة من التقارير
تقديم المحاسبة المبسطة والامتثال الضريبي.
- تسجيل وقت الإجازة والوقت الشخصي الذي يأخذه الموظفون
سلبيات خدمات الرواتب الاحترافية
- الأفراد خارج العمل لديهم اطلاع على المعلومات المالية والضريبية.
يجب على الموظفين الداخليين الاستمرار في مساعدة الموظفين في حل مشاكل الرواتب.
قد تواجه الشركة عقوبات ضريبية بسبب الأخطاء التي يرتكبها خدمة الرواتب.
يمكن أن تكون خدمات الرواتب مكلفة، وهو ما يشكل مصدر قلق للشركات الصغيرة.
برامج برمجيات الرواتب
تختار بعض الشركات الاعتماد على برامج الرواتب بدلاً من استخدام خدمات الرواتب المتخصصة. قد تضطر الشركة إلى دفع رسوم اشتراك شهرية مستمرة عند شراء البرنامج. عادةً ما تتضمن البرامج نماذج ضريبية قابلة للطباعة وجداول الاقتطاع.
تساعد أنظمة الرواتب الداخلية الشركات في الحفاظ على سرية المعلومات المالية الخاصة. ومع ذلك، يمكن أن تكون برامج البرمجيات مستهلكة للوقت، وهذا قد يشكل مشكلة للشركات الصغيرة التي لا تمتلك الكثير من الموظفين.
يستفيد أصحاب الأعمال الصغيرة من برامج المحاسبة لأنها تساعدهم في تتبع الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، وتقييم ربحيتهم، والاستعداد لموسم الضرائب. يمكن للأعمال الصغيرة استخدام البرامج الجاهزة دون الحاجة إلى تخصيصات واسعة النطاق.
تتوفر العديد من أنواع برامج المحاسبة السحابية للشركات الصغيرة أيضًا. نوع الصناعة وعدد الموظفين هما عاملان سيحددان أيها مناسب. لن يحتاج المستقل إلى نفس الميزات في برنامج المحاسبة كما يحتاج صاحب المطعم.
كيفية حساب ضرائب الرواتب
كيفية حساب ضرائب الرواتب سيعتمد على عملك وقوانينك المحلية، ولكن يوفر QuickBooks بعض الإرشادات العامة.
1. احسب الأجر الإجمالي لموظفيك
يمكنك تحديد الأجر الإجمالي للموظف باستخدام معدل أجره وفترات الدفع المجدولة لديك. ستقوم معظم الشركات بدفع رواتب الموظفين أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا. يمكنك حساب الأجر الإجمالي للموظف الذي يتقاضى أجرًا بالساعة عن طريق ضرب عدد الساعات التي عملها خلال فترة الدفع في معدل أجره بالساعة.
معدل الأجر بالساعة × إجمالي الساعات التي تم العمل بها خلال فترة الدفع = الأجر الإجمالي
قسّم راتبهم السنوي على عدد فترات الدفع في السنة لحساب الأجر الإجمالي للموظف الذي يتقاضى راتبًا:
الراتب السنوي / عدد فترات الدفع في السنة = الأجر الإجمالي
يكسب الموظف 50,000 دولار سنويًا. تدفع الشركة للموظفين كل أسبوعين ليصبح المجموع 26 فترة دفع. وبالتالي، فإن الأجر الإجمالي للموظف هو 1,923.08 دولار.
2. خصم الاستقطاعات قبل الضريبة
يجب عليك خصم الاستقطاعات بعد تحديد الأجر الإجمالي. هذه هي استقطاعات الضرائب، ولكن قد تنطبق أيضًا استقطاعات أخرى قبل الضريبة. تشمل الاستقطاعات قبل الضريبة:
- خطط التأمين الصحي
- بعض خطط التأمين على الحياة
3. خصم الضرائب (FICA، والبطالة، وضرائب الدخل)
يتم فرض الضرائب على الراتب المتبقي بعد خصم الاستقطاعات قبل الضريبة. معدل ضريبة FICA هو 7.65%، حيث يتم تخصيص 1.45% للرعاية الطبية و6.2% لضرائب الضمان الاجتماعي. سيتم تحديد معدلات الضرائب الأخرى وفقًا للقوانين الفيدرالية أو قوانين الولاية أو القوانين المحلية والمعلومات المدرجة في نموذج W-4 الخاص بموظفك.
احسب ضرائب الدخل الفيدرالية باستخدام جداول الضرائب الخاصة بمصلحة الضرائب الأمريكية. عادةً ما تدفع الضرائب الفيدرالية عندما تدفع ضرائب الضمان الاجتماعي وضرائب Medicare. قم بالإبلاغ عن جميع المدفوعات في نموذج IRS 941.
قم بخصم ضريبة FICA بنسبة 7.65% من إجمالي راتب الموظف. بصفتك صاحب العمل، يجب عليك مطابقة مساهمة كل موظف. تكون الشركة مسؤولة عن تقديم كل من مساهمات الموظف والشركة إلى الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
لنفترض أن موظفًا يكسب 1,923 دولارًا كأجر إجمالي لفترة الدفع. نقوم بضرب 1,923 في 0.062 لحساب مساهمة الموظف في ضريبة الضمان الاجتماعي والتي تبلغ 119.26 دولارًا. ثم نقوم بضرب 1,923 في 0.0145 لحساب مساهمة الموظف في ضريبة Medicare والتي تبلغ 27.88 دولارًا. تكون مساهمة الموظف في ضريبة FICA لفترة الدفع 147.14 دولارًا، ويجب على صاحب العمل مطابقة هذا المبلغ.
يجب على صاحب العمل دفع 294.28 دولارًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. نصف هذا المبلغ هو مصروف مباشر على الشركة والنصف الآخر يُخصم من راتب الموظف. لا يقوم أصحاب العمل بمطابقة خصومات ضريبة الدخل ولكنهم يدفعون ضرائب البطالة الفيدرالية. سيساعدك مساعد حجب الدخل الخاص بمصلحة الضرائب في تحديد مقدار ضرائب الدخل الفيدرالية التي يدين بها موظفوك.
4\. يجب خصم الاستقطاعات الطوعية من الأجور المتبقية.
قد تشمل هذه:
- خطط التأمين على الحياة
- خطط التأمين ضد العجز طويل الأجل
- اشتراكات النقابة
المبلغ المتبقي بعد جميع الضرائب والخصومات هو ما يأخذه الموظف إلى المنزل في يوم الدفع.
ما هي ضرائب الرواتب؟
تشمل ضرائب الرواتب الضمان الاجتماعي الذي يأخذ 6.2% من دخلك حتى مبلغ 168,600 دولار اعتبارًا من عام 2024. يزداد هذا الأساس للأجور سنويًا. كما تدفع ضرائب الرواتب أيضًا لبرنامج Medicare الذي يأخذ 1.45% من دخلك.
يدفع أصحاب العمل أيضًا ضرائب الرواتب. يدفعون 6.2% من مبلغ دخلك نحو الضمان الاجتماعي و1.45% من مبلغ دخلك نحو Medicare، بحيث تحصل الحكومة على إجمالي 15.3% من إجمالي دخلك لهاتين الضريبتين.
ما هو تخفيض ضريبة الرواتب؟
خفض ضريبة الرواتب يعني أن ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ستكون أقل اقتطاعًا من الرواتب. الفكرة هي أن العمال والشركات سيحصلون على مبلغ إضافي قليل مع كل راتب، مما يشجعهم على الإنفاق أكثر وتحفيز الاقتصاد.
ما هو إعفاء ضريبي على الرواتب؟
عطلة ضريبية على الرواتب هي تأجيل لتحصيل ضريبة الرواتب إلى تاريخ لاحق، حيث تصبح تلك الضرائب مستحقة. يهدف تأجيل ضريبة الرواتب إلى توفير بعض الراحة المالية المؤقتة للعمال من خلال زيادة مؤقتة في صافي الأجر الذي يتلقونه.
هل الرواتب جزء من الموارد البشرية أم المحاسبة؟
الرواتب هي في الأساس ممارسة محاسبية، لكنها تتعامل مع دفع الأجور للأشخاص داخل الشركة، مما يضعها تحت نطاق الموارد البشرية (HR). تقوم الموارد البشرية بإدارة الرواتب والقضايا ذات الصلة لمعظم الشركات، ولكن بعض الشركات قد تضع الرواتب داخل قسم المالية أو المحاسبة، وبعض الشركات الكبيرة قد تنشئ مكتب رواتب منفصل.
ما الفرق بين الرواتب والأجور؟
الأموال التي يتلقاها الموظف من الشركة كتعويض غالبًا ما تأتي في شكل أجور أو راتب بالإضافة إلى المكافآت وخيارات الأسهم والعمولات. تُعتبر هذه المدفوعات نفقات تُسجل كرواتب من قبل الشركة.
الخلاصة
معالجة الرواتب هي مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الالتزام بقواعد وأنظمة صارمة على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية. تتطلب هذه العملية حفظ سجلات بشكل مكثف والانتباه إلى التفاصيل. غالبًا ما تدير الشركات الصغيرة رواتبها باستخدام برامج قائمة على السحابة. بينما تختار شركات أخرى الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الرواتب أو الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات المتكامل (ERP) الذي يدير المحاسبة والرواتب بشكل عام.