ما هو إدارة المعاملات الرقمية (DTM)؟
إدارة المعاملات الرقمية (DTM) هي خدمة الحوسبة السحابية التي تتيح للمستخدمين إدارة المعاملات المستندة إلى الوثائق بشكل رقمي. تهدف خدمات DTM إلى تسريع توقيع الاتفاقيات والعقود التجارية من خلال رقمنة العملية بطريقة سريعة ودقيقة وآمنة.
بالإضافة إلى التنفيذ الأسرع، تشمل الفوائد الأخرى لتكنولوجيا DTM تقليل الأخطاء وخفض تكاليف التشغيل، حيث يمكن توقيع الوثائق وإرسالها فورًا عبر الإنترنت بدلاً من طباعتها وتوقيعها يدويًا ومسحها ضوئيًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني أو إعادتها بالبريد. من بين مقدمي خدمات DTM شركة DocuSign (DOCU)، وشركة Adobe (ADBE)، وشركة OneSpan (OSPN).
النقاط الرئيسية
- إدارة المعاملات الرقمية (Digital Transaction Management) تشير إلى تسهيل توقيع ومعالجة الوثائق بشكل آمن عبر الإنترنت.
- يمكن للشركات التي تستبدل سير العمل الورقي بأنظمة إدارة المستندات الرقمية (DTM) تقليل التكاليف والأخطاء مع زيادة الإنتاجية وأوقات المعاملات.
- خدمات DTM تعتمد على السحابة، مما يعني أن الموظفين يمكنهم الوصول إلى مستندات الشركة الرئيسية من أي جهاز متصل بالإنترنت.
فهم إدارة المعاملات الرقمية
تقوم تقنية DTM بإنشاء توقيعات رقمية تتميز بدرجة عالية من الأمان والمصادقة، مما يجعلها، وفقًا لشركة DocuSign، أكثر قابلية للتنفيذ قانونيًا من التوقيعات التقليدية. علاوة على ذلك، نظرًا لأن خدمات DTM تعتمد على السحابة، فإن هذه التقنية تتيح للشركات الوصول إلى الوثائق الرئيسية وإجراء الأعمال في أي وقت ومن أي مكان وعلى أي جهاز.
يقول المؤيدون إن الشركات يمكنها تبني إدارة المعاملات الرقمية (DTM) بسهولة أكبر إذا قامت بتحويل سير العمل الورقي الحالي إلى عملية رقمية بالكامل من البداية إلى النهاية. كما يجادلون بأن العمليات القائمة على الورق، رغم أنها أكثر ألفة وراحة للعديد من المستخدمين، ليست آمنة أو موثوقة كما يعتقد الكثيرون. يمكن أن تُفقد الوثائق الورقية، وليست آمنة، وقد يكون من الصعب التحكم فيها. يمكن للشركة التي تختار تنفيذ إدارة المعاملات الرقمية أن تبدأ في قسم واحد أو تقوم بالتحول على مستوى الشركة بأكملها.
تستفيد المنظمات من DTM من خلال تقليل أوقات المعاملات وتحسين تجربة العملاء. يحدد معيار xDTM المتطلبات لمقدمي DTM، والتي يجب أن تتناول الأمان، والضمان، والخصوصية، والصلاحية، والتوافر، والقابلية للتوسع، والعالمية، والتشغيل البيني.
فوائد إدارة المعاملات الرقمية
يتطلب DTM خبراء في الصناعة لإنشاء وتنفيذ أفضل الممارسات للممارسين في مختلف المجالات، بدءًا من الأطباء والمحامين وصولاً إلى العاملين في الحكومة. على سبيل المثال، عندما يُستخدم DTM في بيئة الرعاية الصحية، قد يكون معيار الخصوصية هو الأهم، بينما في مجال المالية قد يكون معيار الأمان أكثر أهمية. يمكن لكل جانب من جوانب الأعمال أن يجني فوائد DTM.
- المبيعات. يمكن استخدام DTM لاتفاقيات التعويض، واتفاقيات الإحالة، وتسجيل العملاء الجدد، واتفاقيات الشروط والأحكام.
- تكنولوجيا المعلومات. يمكن للشركات استخدام DTM لإدارة الوصول وتفويض الصيانة.
- المشتريات. يمكن استخدام DTM لمعالجة أوامر الشراء وبيانات العمل.
إدارة المعاملات الرقمية في الممارسة العملية
تُعتبر DocuSign وAdobe وOneSpan (المعروفة سابقًا باسم VASCO Data Security International) من اللاعبين الرئيسيين في سوق إدارة المعاملات الرقمية (DTM) وتتخصص في التوقيعات الرقمية. تشمل الشركات الكبرى الأخرى في مجال إدارة المعاملات الرقمية Box (BOX)، التي توفر التخزين السحابي، والتعاون بين الفرق، وأتمتة سير العمل للشركات؛ وFluix، التي تخزن الملفات، وتسهّل التعاون في المستندات، وتحول المستندات الورقية إلى ملفات رقمية، بالإضافة إلى تقديم التوقيعات الإلكترونية؛ وMi-Corporation، التي تقدم حلولًا تعتمد على الأجهزة المحمولة لمساعدة الموظفين في جمع البيانات، ونظام تحديد المواقع (GPS)، والصور، والرموز الشريطية، والتوقيعات في الميدان.
هناك عدد من الشركات الأخرى المتخصصة في إدارة البيانات (DTM)، لذا يجب على المستخدمين المحتملين إجراء مقارنة بين التكاليف والميزات، حيث تتغير هذه العوامل بشكل متكرر. بعض الشركات تلبي احتياجات الأعمال الصغيرة بينما تركز شركات أخرى على الحلول على مستوى المؤسسات.