ما هي النفقات العرضية (IE)؟
النفقات العرضية هي الإكراميات والتكاليف البسيطة الأخرى التي يتم تكبدها أثناء القيام بالأعمال التجارية. يتم تكبدها بالإضافة إلى النفقات الرئيسية مثل رسوم الفنادق وأسعار التذاكر.
النفقات العرضية المرتبطة بتكاليف النقل والوجبات والإقامة شائعة عندما يسافر الموظف لأغراض العمل. الموظف الذي يستقل سيارة أجرة من المطار إلى الفندق سيتكبد نفقات لسيارات الأجرة والفنادق بالإضافة إلى نفقات عرضية مثل الإكراميات لسائق سيارة الأجرة وموظفي الفندق.
من المحتمل أن تُصنّف النفقات البسيطة الأخرى مثل قصات الشعر أو مستلزمات النظافة الشخصية كنفقات شخصية، لأنها كانت ستكون ضرورية وسيتم دفعها في المنزل على أي حال.
النقاط الرئيسية
- النفقات العرضية هي تكاليف صغيرة، مثل الإكراميات، التي تُضاف إلى النفقات التجارية.
- النفقات العرضية المرتبطة بتكاليف النقل والوجبات والإقامة هي الأكثر شيوعًا عندما يسافر الموظف للعمل.
- تعويض النفقات العرضية، إن وجدت، هو مسألة تتعلق بسياسة الشركة.
- لم تعد نفقات "متنوعة" قابلة للخصم من قبل معظم دافعي الضرائب الأفراد.
- قد تكون النفقات العرضية قابلة للخصم الضريبي من قبل صاحب العمل إذا تم تعويضها من قبل الشركة وتم الاحتفاظ بسجلات مناسبة.
فهم النفقات العرضية
تُغطى النفقات العرضية والسياسات والإجراءات التي تحكمها عادةً في دليل الموظف الخاص بالشركة. سيتم تصنيف النفقات العرضية على أنها تجارية أو شخصية، وتُحدد من حيث الكمية أو الجودة أو المبلغ المالي. قد تحدد الشركات معدل بدل يومي لنفقات الموظفين التي تُنفق أثناء السفر أو القيام بأعمال أخرى.
قد تتطلب إجراءات الشركة لاسترداد النفقات أن يتم دفع النفقات العرضية:
- بواسطة الموظفين من جيوبهم الخاصة
- بواسطة بطاقة ائتمان الشركة
- نفاد النقدية الصغيرة
يتم تحديد معدلات النفقات اليومية كل عام من قبل إدارة الخدمات العامة (GSA) للوجهات داخل الولايات المتحدة القارية؛ يتم تحديد المعدلات غير الأجنبية (مثل ألاسكا وهاواي وبورتوريكو وغوام) من قبل وزارة الدفاع، بينما يتم تحديد المعدلات الأجنبية (في أي مكان خارج الولايات المتحدة وأراضيها) من قبل وزارة الخارجية.
هناك عدة حقائق رئيسية تتعلق بمصاريف الأعمال المتنوعة وكيف يتم تعويضها أو خصمها عند وقت الضرائب:
- قد يتم تعويض الموظف من قبل صاحب العمل عن النفقات المتنوعة. هذا يعتمد على سياسة الشركة ويجب أن يتم توضيحه في دليل الموظف.
- يمكن لصاحب العمل خصم النفقات المتنوعة التي تم تعويضها، حتى حد يومي أقصى يختلف حسب المنطقة.
- تم إلغاء معظم الخصومات المتنوعة للأفراد، بما في ذلك النفقات التجارية غير المعوضة، مع قانون الإصلاح الضريبي الذي دخل حيز التنفيذ في عام 2018. وتبقى متاحة فقط لعدد قليل من دافعي الضرائب مثل أفراد قوات الاحتياط المسلحة، والمسؤولين الحكوميين المحليين، والفنانين المؤهلين.
يجب أن تتضمن إجراءات الشركة قواعد لتتبع النفقات العرضية لأغراض المحاسبة والضرائب. يحتاج الموظفون إلى الاحتفاظ بسجلات مفصلة لكل عملية شراء. يجب على الموظفين تلخيص هذه السجلات في تقرير نفقات مدعوم بإيصالات فعلية تثبت الدفع وتقديمها إلى الشركة.
يجب تعويض النفقات العرضية التي يدفعها الموظفون شخصيًا بواسطة شيك مستقل بحيث يكون واضحًا أن المدفوعات هي تعويضات وليست دخلًا خاضعًا للضريبة للموظف.
الضرائب والخصومات للمصروفات العرضية
المعاملة الضريبية للخصومات العرضية تختلف بشكل كبير بين الموظفين والشركات التي يعملون لديها.
يمكن للشركات التي تعوض موظفيها عن النفقات العرضية أن تخصم هذه النفقات، حتى حدود معينة. يمكن للأفراد والمالكين الوحيدين خصم تكاليف بعض الوجبات والنفقات التجارية المباشرة الأخرى، حتى حدود معينة. ومع ذلك، تم إلغاء خصومات النفقات "المتنوعة" بالنسبة لغالبية دافعي الضرائب مع إجراءات الإصلاح الضريبي التي دخلت حيز التنفيذ في عام 2018.
كيف تقوم الشركات بخصم النفقات العرضية
يمكن للشركات التي تعوض الموظفين عن نفقات سفرهم خصم التكاليف.
يمكن أن تشمل هذه التكاليف "النفقات العرضية"، ولكن لا يمكن أن يتجاوز المبلغ اليومي بالكامل معدل النفقات اليومية الفيدرالي. يختلف هذا المعدل حسب المنطقة من حوالي 64 دولارًا إلى حوالي 309 دولارات.
كيف يقوم الأفراد بخصم النفقات العرضية
معظم الأفراد لا يمكنهم خصم النفقات العرضية من ضرائبهم، بما في ذلك النفقات غير المعوضة للموظفين، منذ أن دخلت التغييرات في قانون الضرائب حيز التنفيذ في عام 2018.
كان النموذج 2106 يُستخدم سابقًا للإبلاغ عن الخصومات "المتنوعة" المفصلة، ولكن تم إلغاء هذه الخصومات لمعظم الأفراد. لا يزال بإمكان بعض المهنيين، بما في ذلك أفراد الاحتياط في القوات المسلحة، وبعض الفنانين المؤدين، وبعض المسؤولين في الدولة والمحليات، استخدام النموذج 2106.
لا يزال بإمكان الأفراد وأصحاب الأعمال الفردية خصم نفقات أخرى، مثل نفقات السفر والهدايا والسيارات، وغيرها من النفقات التي تعتبر "عادية وضرورية" في صناعاتهم. بشكل عام، يمكن خصم 50% فقط من تكاليف الوجبات، سواء باستخدام خصم قياسي أو بتفصيل التكاليف الفعلية.
يمكنك خصم ما يصل إلى 5 دولارات للنفقات العرضية فقط إذا لم تقم بخصم تكاليف الوجبات.
يختلف التعامل الضريبي مع النفقات العرضية المدفوعة أو المعوضة من قبل الشركات حسب النوع ودافع الضرائب. بشكل عام، قد تكون النفقات العرضية قابلة للخصم إذا كانت تابعة لنفقات الأعمال التي تكون:
- عادي وضروري لأنشطتهم التجارية الخاصة
- متعارف عليه ومتوقع محليًا
- معقول في المقدار
عرضي وثانوي
النفقات العرضية المرتبطة بتكاليف الهدايا شائعة عندما تقدم الشركة هدايا لعملائها. ستتحمل الشركة التي تقدم مثل هذه الهدايا نفقات عرضية مثل ورق التغليف، الأشرطة، الأقواس، والتوصيل بالإضافة إلى تكلفة الهدايا الأساسية.
النفقات العرضية للهدايا التجارية مثل تغليف الهدايا، النقش، التعبئة، البريد، التأمين، أو التكاليف الأخرى ذات الصلة التي لا تضيف قيمة كبيرة إلى الهدية لا تُحسب عند تحديد حد الخصم للهدايا التجارية. هذا أمر جيد نظرًا لأن خصومات الهدايا التجارية محدودة بـ 25 دولارًا لكل مستلم خلال كل سنة ضريبية. أي نفقات تزيد عن 25 دولارًا لأي هدية تُعطى لمستلم لا يمكن خصمها.
النفقات العرضية المرتبطة بتكلفة الممتلكات التالفة أو المسروقة شائعة عندما تواجه الشركة خسارة تجارية أو سرقة. إذا احترق مصنع، سيتعين على الشركة المالكة له دفع تكاليف إصلاح أو استبدال المصنع، وقد تتكبد أيضًا نفقات عرضية مثل العلاج الطبي للإصابات الشخصية، وتكاليف النقل والتخزين، أو إيجار مساحة مصنع مؤقتة.
النفقات العرضية الناتجة عن حادث أو سرقة، مثل العلاج الطبي للإصابات الشخصية، السكن المؤقت، الوقود، النقل، أو الإيجارات للسكن المؤقت، لا تعتبر قابلة للخصم كخسائر عرضية.
السفر للحرس الوطني والاحتياطيات
يمكن لأعضاء الحرس الوطني والاحتياط المطالبة بخصم من الدخل الإجمالي يصل إلى المعدل اليومي الفيدرالي للوجبات والإقامة والمصاريف العرضية للسفر لأكثر من 100 ميل مع إقامة ليلية لحضور اجتماعات الحرس أو الاحتياط. هم من بين عدد قليل من دافعي الضرائب الأفراد الذين لا يزالون مؤهلين لخصم بعض المصاريف العرضية باستخدام النموذج 2106.
نماذج الإقرار الضريبي والتعليمات للنفقات العرضية
تستعرض منشورات مصلحة الضرائب الأمريكية 535 النفقات التجارية الشائعة وتحتوي على تفاصيل النفقات التي يمكن خصمها والتي لا يمكن خصمها. كما تسرد النماذج الأخرى التي قد تكون مطلوبة لبعض النفقات.
نموذج C للربح أو الخسارة من الأعمال هو النموذج الرئيسي الذي يستخدمه المالكين الوحيدين لتسجيل نفقات الأعمال. يتم إرفاق هذا النموذج بنموذج 1040.
توضح تعليمات مصلحة الضرائب الأمريكية لنموذج الجدول C ما هي النفقات القابلة للخصم. تتضمن التعليمات قائمة بالنماذج الإضافية التي قد تحتاجها إذا قمت بتفصيل الخصومات، وذلك بناءً على نوع العمل الذي تقوم به ونوع النفقات التي لديك.
كيف يجب أن أدفع مقابل النفقات العرضية في رحلة عمل؟
كيفية دفع النفقات العرضية أثناء رحلة عمل تعتمد على سياسات التعويض الخاصة بجهة عملك. قد يتطلب منك صاحب العمل تقديم الإيصالات بعد الإنفاق، أو استخدام بطاقة ائتمان الشركة لجميع النفقات، أو قد يكون لديه سياسة مختلفة تمامًا. ستحتاج إلى مراجعة دليل الموظف قبل رحلتك أو التحدث إلى مشرفك للتأكد من أنك تتبع جميع سياسات الشركة.
ما الذي يُعتبر مصروفًا عرضيًا؟
النفقات العرضية هي تكاليف مرتبطة بتكاليف أعمال أكبر. وتشمل هذه النفقات مثل الرسوم والإكراميات لموظفي الفندق، والنقل بين فندقك ووجبة الطعام، وتكلفة إرسال هدية متعلقة بالأعمال.
ما هي التكاليف العرضية في البناء؟
النفقات العرضية شائعة في صناعة البناء. عادةً ما تشمل هذه النفقات بعض المصروفات المتعلقة بشراء الموقع، أو تسوية أو تحسين الموقع، أو الأثاث الأصلي، أو المعدات، أو الآلات، أو الأجهزة، أو الرسوم المهنية للتصميم أو القانونية، أو التأمين خلال فترة البناء، وتكاليف الإدارة العامة.
الخلاصة
إذا كنت تعمل لدى شركة وتسافر لأغراض العمل، فقد يقوم صاحب العمل بتعويضك عن النفقات العرضية مثل الإكراميات أو المشتريات الصغيرة غير المتوقعة، وقد لا يقوم بذلك. إذا لم يتم تعويضك، فلن تكون محظوظًا جدًا عندما يتعلق الأمر بخصم هذه التكاليف من ضرائبك. إذا قام صاحب العمل بتعويض هذه النفقات، فيمكن خصمها من ضرائب الشركة حتى مبلغ معين.
إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو كنت مالكًا وحيدًا، فقد تتمكن من خصم بعض النفقات العرضية، ضمن حدود صارمة. تعتبر نفقاتك "العادية والضرورية" قابلة للخصم.