المكتب الخلفي: ماذا يعني في الأعمال التجارية، مع أمثلة

ما هو المكتب الخلفي؟

العمليات الخلفية هي الجزء من الشركة الذي يتكون من موظفي الإدارة والدعم الذين لا يتعاملون مباشرة مع العملاء. تشمل وظائف العمليات الخلفية التسويات، والتصفيات، وصيانة السجلات، والامتثال التنظيمي، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

على سبيل المثال، يتم تقسيم شركة الخدمات المالية غالبًا إلى ثلاثة أجزاء: المكتب الأمامي (مثل المبيعات، التسويق، ودعم العملاء)، المكتب الأوسط (إدارة المخاطر)، والمكتب الخلفي (الخدمات الإدارية والدعم).

النقاط الرئيسية

• المكتب الخلفي هو الجزء من الشركة، وخاصة في الخدمات المالية، الذي يتكون من موظفي الإدارة والدعم الذين لا يتعاملون مباشرة مع العملاء.
• تشمل وظائف المكتب الخلفي التسويات، والتصفيات، وصيانة السجلات، والامتثال التنظيمي، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.
• نشأ مصطلح "المكتب الخلفي" عندما كانت الشركات في بداياتها تصمم مكاتبها بحيث يحتوي الجزء الأمامي على الموظفين الذين يتفاعلون مع العملاء، بينما يحتوي الجزء الخلفي من المكتب على الموظفين الذين لا يتفاعلون مع العملاء، مثل كتبة المحاسبة.

كيف يعمل المكتب الخلفي

يمكن اعتبار المكتب الخلفي على أنه الجزء من الشركة المسؤول عن توفير جميع الوظائف التجارية المتعلقة بعملياتها. على الرغم من وجودهم الذي يبدو غير مرئي، فإن موظفي المكتب الخلفي يقدمون وظائف أساسية للأعمال.

يُعتبر المكتب الخلفي جزءًا أساسيًا من أي شركة، وغالبًا ما تُصنّف المسميات الوظيفية المرتبطة به تحت فئة "العمليات". تُمكّن أدوارهم وتُجهّز موظفي المكتب الأمامي لأداء مهامهم التي تتعلق بالتعامل مع العملاء. يُستخدم مصطلح المكتب الخلفي أحيانًا لوصف جميع الوظائف التي لا تُولّد إيرادات بشكل مباشر.

بشكل فعال، يوجد المكتب الخلفي لإتمام المعاملات التي يجريها المكتب الأمامي. يتضمن ذلك تأكيد المعاملات وتعليمات التسوية مع المكتب الخلفي للطرف المقابل. كما أن المكتب الخلفي مسؤول عن تصفية الصفقات، وصيانة السجلات، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

مثال على المكتب الخلفي

اليوم، تقع معظم وظائف المكتب الخلفي بعيدًا عن مقر الشركة. العديد منها يقع في مدن حيث تكون عقود الإيجار التجارية غير مكلفة، وتكاليف العمالة أقل، ويتوفر عدد كافٍ من العمالة.

بدلاً من ذلك، اختارت العديد من الشركات الاستعانة بمصادر خارجية و/أو نقل أدوار المكتب الخلفي إلى الخارج لتقليل التكاليف بشكل أكبر. لقد وفرت التكنولوجيا للعديد من الشركات الفرصة للسماح بترتيبات العمل عن بُعد، حيث يعمل الموظفون من المنزل. تشمل فوائد هذه النماذج توفير الإيجار وزيادة الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، فإن توظيف موظفي المكتب الخلفي عن بُعد يسمح للشركات بالوصول إلى المواهب في مناطق مختلفة وجذب مجموعة متنوعة من المتقدمين.

تقدم بعض الشركات حوافز للموظفين والمتقدمين الذين يقبلون وظائف عن بُعد. على سبيل المثال، يمكن لشركة خدمات مالية تتطلب محاسبة على مستوى عالٍ أن تقدم دعمًا سكنيًا بقيمة 500 دولار شهريًا للمحاسبين القانونيين المعتمدين (CPAs) ذوي الخبرة للعمل من المنزل. إذا كانت تكلفة تأمين مساحة مكتبية لكل فرد تبلغ 1,000 دولار شهريًا، فإن دعم السكن بقيمة 500 دولار شهريًا سيؤدي إلى توفير إجمالي قدره 6,000 دولار سنويًا. يمكن أن تكون وفورات التكاليف كبيرة عند توظيف العديد من المحترفين عن بُعد.

على الرغم من أن هذا يوفر المال للشركة، قد يضطر الموظف أيضًا لقبول راتب أقل إذا كان ينتقل من وظيفة في المكتب الأمامي في موقع مركزي إلى موقع أكثر بعدًا أو حتى إلى ترتيب العمل من المنزل.

التفاعل بين المكتب الخلفي والمكتب الأمامي

على الرغم من أن موظفي المكتب الخلفي لا يتفاعلون مع العملاء، إلا أنهم يميلون إلى التفاعل بشكل نشط مع موظفي المكتب الأمامي.

على سبيل المثال، قد يستعين مندوب مبيعات معدات التصنيع بمساعدة موظفي المكتب الخلفي لتقديم معلومات دقيقة حول المخزون وهياكل التسعير. غالبًا ما يتفاعل محترفو التسويق في مجال العقارات مع وكلاء المبيعات لإنشاء مواد تسويقية جذابة وذات صلة. ويتعاون محترفو تكنولوجيا المعلومات بانتظام مع جميع أقسام الشركة لضمان عمل الأنظمة بشكل صحيح.

على الرغم من أن الأمر يختلف من شركة إلى أخرى، فإن العمل في الأدوار المكتبية الخلفية يختلف بشكل كبير عن المكتب الأمامي، ومع استثناء أدوار مخاطر الائتمان المؤسسي، قد لا يوفر للموظف الطموح في المكتب الأمامي الخبرة اللازمة لإجراء مثل هذا الانتقال.

قد يرى العديد من طلاب كليات وجامعات الأعمال التي تُعرف بغير المستهدفة أن العمل في الأقسام الخلفية هو وسيلة لاكتساب الخبرة داخل الشركة وربما بناء شبكة علاقات تمكنهم من الانتقال إلى دور في الأقسام الأمامية. (المدارس المستهدفة هي تلك التي ترسل أعدادًا كبيرة من طلابها إلى مجال الخدمات المصرفية الاستثمارية كل عام ولديها شبكات خريجين واسعة في الصناعة.)

كيف يختلف المكتب الأمامي عن المكتب الخلفي في الشركة؟

المكتب الأمامي مسؤول عن جذب العملاء الجدد وخدمة العملاء الحاليين؛ باختصار، هم الفريق الذي يتعامل مباشرة مع العملاء. من ناحية أخرى، يوجد المكتب الخلفي لخدمة المعاملات التي يجريها المكتب الأمامي ولا يتفاعل مع عملاء الشركة. ومع ذلك، يمكن القول إن العميل للمكتب الخلفي هو المكتب الأمامي.

ما هي المسؤوليات الرئيسية للمكتب الخلفي؟

باختصار، يوجد المكتب الخلفي لإتمام المعاملات التي ينفذها المكتب الأمامي. يمكن أن يشمل ذلك تأكيد المعاملات وتعليمات التسوية مع المكتب الخلفي للشركة الأخرى المعنية. كما أن المكتب الخلفي مسؤول عن تسويات التداول، وصيانة السجلات، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

أين تقع المكاتب الخلفية فعليًا؟

كانت المكاتب الخلفية تُوجد حرفيًا خلف المكتب الأمامي أو مكتب التداول. في هذه الأيام، قامت العديد من الشركات المالية بنقل مواقع مكاتبها الخلفية إلى مواقع ذات تكلفة أقل، مثل فلوريدا أو كارولاينا الشمالية، حيث تكون الإيجارات والرواتب عمومًا أقل من المدن الكبيرة مثل نيويورك أو شيكاغو.

الخلاصة

في مجال التمويل، يلعب المكتب الخلفي دورًا حيويًا في دعم المكتب الأمامي (كيانات مثل موظفي المبيعات أو مكتب التداول) من خلال معالجة الصفقات التي يقوم بها عملاء البنك أو لعمليات التداول الخاصة بالبنك. بعض وظائف المكتب الخلفي تشمل تأكيد الصفقات وتعليمات التسوية، والتصفيات، وصيانة السجلات، والامتثال التنظيمي، والمحاسبة، وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

من البديهي القول إن أنشطة المكتب الأمامي لا يمكن معالجتها دون وجود المكتب الخلفي، ولن يكون هناك وجود للمكتب الخلفي لولا أنشطة المبيعات والتداول في المكتب الأمامي، مما يجعل العمل الجماعي أمرًا ضروريًا. وعلى الرغم من أنها غالبًا ما تكون غير مرئية، فإن المكتب الخلفي يقوم بمهام حيوية تنبع من أنشطة المكتب الأمامي. وبالمثل، تعتبر عمليات المكتب الخلفي مركز تكلفة، مما يدفع العديد من الشركات المالية إلى نقل فرق المكتب الخلفي أو العمليات إلى مواقع أقل تكلفة مثل فلوريدا أو نورث كارولينا، بدلاً من حيث قد يكون المكتب الرئيسي موجودًا، مثل نيويورك أو شيكاغو.