ما هو إدارة معلومات المؤسسة (EIM)؟
إدارة معلومات المؤسسة (EIM) تشير إلى تحسين وتخزين ومعالجة البيانات التي يتم إنشاؤها واستخدامها من قبل المؤسسة. تسعى إدارة معلومات المؤسسة إلى ضمان أن البيانات، كـ أصل تجاري، تُدار بشكل آمن خلال دورة حياتها وتكون متاحة للعمليات التجارية المناسبة.
النقاط الرئيسية
- إدارة معلومات المؤسسة (EIM) تشير إلى الاستخدام الأمثل للبيانات داخل المؤسسة.
- تعزز إدارة المعلومات المؤسسية (EIM) الأمان المحسن، وزيادة الكفاءة، وتحسين جودة البيانات، وتكامل البيانات.
- بالنسبة لبعض الشركات، يُعتبر إدارة معلومات المؤسسة ضرورة قانونية حيث تخضع لقوانين تحدد كيفية الاحتفاظ بالبيانات وحذفها.
- بعض التحديات التي تواجه تنفيذ استراتيجيات إدارة المعلومات المؤسسية تشمل تغيير الثقافة المؤسسية، والحصول على دعم الإدارة، وتحويل ونقل البيانات.
فهم إدارة معلومات المؤسسة (EIM)
إدارة معلومات المؤسسة (EIM)، وهي تخصص جديد نسبيًا في إدارة المعلومات، تُستخدم غالبًا كعلامة شاملة للعمليات والسياسات وحلول البرمجيات المستخدمة لإدارة البيانات عبر شركة كبيرة من خلال عملياتها اليومية. بالنسبة للعمليات الصغيرة التي تحتوي على موقع واحد، قد يكون خزانة ملفات مع قفل كل ما هو مطلوب. ولكن عادةً ما تكون هناك حاجة إلى نظام أكثر شمولاً وقابلية للتخصيص لشركة كبيرة لديها فروع وخطوط أعمال تمتد عبر الحدود مع أنظمة تنظيمية مختلفة للخصوصية واستخدام البيانات.
بالإضافة إلى كونها جزءًا من السعي المؤسسي لتحقيق الكفاءة، تُعتبر إدارة المعلومات المؤسسية (EIM) جزءًا من الامتثال القانوني للعديد من الشركات، حيث أن المعلومات التجارية لديها متطلبات محددة للاحتفاظ والحذف. من خلال التعامل مع المعلومات الشخصية الحساسة كجزء من ممارسة الأعمال، كانت العديد من الشركات المالية من أوائل المتبنين لإدارة المعلومات المؤسسية.
اعتبارات خاصة
أصبحت الدول والمناطق الاقتصادية مثل الاتحاد الأوروبي (EU) أكثر نشاطًا في تنظيم البيانات في العصر الرقمي. تتطلب اللوائح الجديدة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الآن وجود موظفي حماية بيانات مخصصين (DPO) لتحديد فترات الاحتفاظ وحقوق الوصول داخل المنظمة للبيانات الشخصية. وقد برزت إدارة المعلومات المؤسسية (EIM) كحل محتمل للامتثال لهذه اللوائح.
مزايا وعيوب إدارة المعلومات الإلكترونية (EIM)
كما تم التأكيد سابقًا، يهدف إدارة معلومات المؤسسة إلى زيادة الكفاءة والأمان وفعالية استخدام البيانات، بالإضافة إلى تعزيز الشفافية. يسمح إدارة معلومات المؤسسة بدمج البيانات عبر المؤسسة، مما يوفر للمستخدمين رؤية موحدة، ويعزز التعاون عبر المنظمة، ويحسن جودة البيانات، ويمكن المنظمة من الاستجابة لمتطلبات السوق.
ومع ذلك، تواجه إدارة المعلومات المؤسسية (EIM) عدة تحديات، بما في ذلك تنوع صيغ الملفات - الطرق المختلفة التي تُنظم بها الملفات -، والبيانات العالقة في الأنظمة القديمة، وتجربة المستخدم العامة. يجب على الشركات أن تكون قادرة على التغلب على تحديات معينة عند تصميم الإطار لاستراتيجيات إدارة المعلومات المؤسسية، بما في ذلك التحديات التنظيمية (أين هم الآن مقابل أين يريدون أن يكونوا)، ونوع الدعم الذي يحصل عليه محترفو البيانات من التنفيذيين في الشركة، وكيفية التعامل مع إدارة البيانات بشكل عام. تمتلك العديد من المنظمات الكبيرة أقسامًا ووحدات وظيفية تعمل بشكل منعزل. التغلب على هذا الحاجز يمثل تحديًا بطرق عديدة، خاصة عند تقديم استراتيجيات إدارة المعلومات المؤسسية. في معظم الحالات، لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. بدلاً من ذلك، يجب أن تكون الشركات مستعدة لتطبيق أفضل الممارسات على نهجها.