ما هو مستودع المعلومات؟
السيل المعلوماتي هو نظام إدارة معلومات لا يستطيع التواصل بحرية مع أنظمة إدارة المعلومات الأخرى. يكون التواصل داخل السيل المعلوماتي دائمًا عموديًا، مما يجعل من الصعب أو المستحيل على النظام العمل مع الأنظمة غير المرتبطة به. يمكن أن توجد السيلات المعلوماتية داخل مجموعة متنوعة من الأعمال التجارية.
تُنشأ العزلة المعلوماتية عندما لا يعتقد الإدارة أن هناك فائدة كافية من مشاركة المعلومات، وقد لا يكون الوصول إلى المعلومات مفيدًا للموظفين في الأنظمة الأخرى.
النقاط الرئيسية
- يُعتبر "مستودع المعلومات" نظامًا لإدارة المعلومات يكون مكتفيًا ذاتيًا ولا يمكنه التواصل مع الأنظمة الأخرى أو يمكنه التواصل بصعوبة كبيرة.
- قد تكون المعلومات في معزل لأن إدارة الشركة لا ترى الفائدة من دمج النظام مع الأنظمة الأخرى، أو لأنها لا ترغب في تحمل تكلفة إجراء التغييرات اللازمة.
- يمكن أن تحمي الصوامع المعلومات الحساسة، لكنها قد تؤدي أيضًا إلى خلق التكرار والارتباك وانتشار المعلومات الخاطئة بسبب نقص الشفافية، وفي النهاية تؤدي إلى عدم الكفاءة.
فهم الجزر المعلوماتية
قد توجد العزلة المعلوماتية أيضًا لأن المديرين يتحكمون في تدفق المعلومات والوصول إلى العزلة، مما يعني أن لديهم حافزًا للحفاظ على الوضع الراهن. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تبرر التكاليف المرتبطة بدمج أنظمة المعلومات إجراء تغيير.
مثال على العزلة المعلوماتية هو نظام الإدارة الإلكترونية المستخدم للسجلات الطبية. قد تتمكن المستشفيات داخل الشبكة من تبادل المعلومات حول المريض، ولكن المرافق خارج الشبكة قد لا تعرف المشاكل الموجودة مسبقًا التي يمكن أن تساعد في التشخيص لأن نظام السجلات الطبية غير مصمم "للتواصل" مع الأنظمة المعلوماتية الأخرى.
كيف تعمل الجزر المعلوماتية
يتم إنشاء "مخزن المعلومات" عندما تختار الأقسام أو المجموعات داخل المنظمة عدم مشاركة المعلومات أو السماح بتبادل المعرفة من خلال أنظمة المعلومات مع مجموعات أخرى من الأفراد في نفس المنظمة. عندما لا تشارك الأقسام المختلفة في العمل نفس الأولويات وتعمل مع مجموعات بيانات مختلفة، قد تخلق الإدارة بيئة تثبط التواصل والتعاون بين المجموعات.
المشاكل التي تخلقها الجزر المعلوماتية
يمكن أن يؤدي وجود صوامع المعلومات إلى مشاكل مثل تكرار الجهود والأدوار الوظيفية الزائدة عن الحاجة. قد تؤدي الصوامع إلى تطوير أنظمة متباينة يمكن أن تؤدي إلى زيادة التكاليف وغياب التآزر. يؤدي وجود عنق الزجاجة في المعلومات إلى عدم الكفاءة حيث قد تعمل الأقسام المختلفة مع سلسلة من الفهم البديل لإكمال مشروع ما. يمكن أن يؤدي ذلك بسهولة إلى عدد من الفرص الضائعة للشركة، أو في أسوأ الحالات، يساهم في الفشل العام للشركة.
عندما تعمل المجموعات بشكل منفصل وتستمر في تقييد الوصول المشترك إلى المعلومات والأنظمة، يصبح من الصعب بشكل متزايد إنشاء توافق في الآراء حول الأولويات للشركة بأكملها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إحباط الموظفين وينتج عنه تفويت المواعيد النهائية، أو تحديد أولويات خاطئة، أو فشل تام في تحقيق الأهداف التجارية. عندما لا تكون المعلومات متاحة بسهولة عبر المنظمة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارات خاطئة بناءً على بيانات غير دقيقة أو قديمة.