دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة: المعنى، نظرة عامة، أمثلة

ما هو دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة؟

دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة هو دفتر محاسبي يُظهر تاريخ المعاملات والمبالغ المستحقة لكل مورد وبائع. يُعتبر الحسابات الدائنة (AP) بشكل أساسي امتدادًا للائتمان من المورد الذي يمنح الشركة (المشتري في المعاملة) وقتًا لدفع ثمن الإمدادات. يقوم دفتر الأستاذ الفرعي بتسجيل جميع الحسابات الدائنة التي تدين بها الشركة. عادةً ما تكون شروط الدفع 30 أو 60 أو 90 يومًا.

النقاط الرئيسية

• دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة هو دفتر محاسبي يُظهر تاريخ المعاملات والمبالغ المستحقة لكل مورد وبائع.
• الحسابات الدائنة (AP) هي في الأساس امتداد للائتمان من المورد الذي يمنح الشركة (المشتري) وقتًا لدفع ثمن الإمدادات.
• يسجل دفتر الأستاذ الفرعي جميع الحسابات الدائنة التي تدين بها الشركة، حيث يتم نقل الإجمالي الكلي إلى دفتر الأستاذ العام.

يتم تسوية الرصيد في حسابات العملاء بشكل دوري مع رصيد الحسابات الدائنة في دفتر الأستاذ العام لضمان الدقة. يُشار أيضًا إلى دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة عادةً باسم دفتر الأستاذ الفرعي AP أو الحساب الفرعي.

فهم دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة

يمكن أن يكون لدى الشركات التزامات متنوعة مستحقة للدفع للبائعين أو الموردين في أي وقت. هذه الالتزامات هي ديون قصيرة الأجل أو سندات دين من شركة إلى أخرى. يتم تسجيل إجمالي المبالغ المستحقة للموردين كحسابات مستحقة الدفع في دفتر الأستاذ العام.

دفتر الأستاذ العام هو دفتر رئيسي يحتوي على ملخص لجميع الحسابات التي تستخدمها الشركة في تشغيل أعمالها. تتجمع دفاتر الأستاذ الفرعية في دفتر الأستاذ العام، الذي يسجل الإجماليات المجمعة لدفاتر الأستاذ الفرعية. يقوم دفتر الأستاذ العام بدوره بتوزيع هذه الإجماليات على حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية. في معظم أنظمة المحاسبة، يتم تنفيذ هذه العملية عبر برامج المحاسبة.

عند إعداد البيانات المالية، يتم إدراج إجمالي الحسابات الدائنة مع الالتزامات المالية قصيرة الأجل الأخرى تحت قسم الالتزامات المتداولة في الميزانية العمومية. يُعتبر دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة تفصيلاً لإجمالي المبالغ المستحقة المدرجة في دفتر الأستاذ العام. بمعنى آخر، يحتوي دفتر الأستاذ الفرعي على الحسابات الدائنة الفردية المستحقة لكل من الموردين والبائعين، بالإضافة إلى المبالغ المستحقة.

نظرًا لأن الشركات يمكن أن يكون لديها طلبات متعددة مع نفس المورد والعديد من الموردين المختلفين، فإن دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة يتتبع ما هو مستحق دون الحاجة إلى إجراء العديد من الإدخالات المحاسبية في دفتر الأستاذ العام. يُعتبر دفتر الأستاذ الفرعي بمثابة ورقة عمل لجميع المبالغ المستحقة للموردين.

دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة مفيد في توفير ضوابط المحاسبة الداخلية. يمكن التحقق من مبالغ دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة مع المبلغ الإجمالي المبلغ عنه في دفتر الأستاذ العام لمنع الأخطاء في التقارير. يمكن للإدارة أيضًا التحقق من تسجيل كل فاتورة من البائعين والموردين.

مثال على دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة Ford Motor لديها رصيد دفتر أستاذ عام يظهر إجمالي رصيد الحسابات الدائنة بمبلغ 106 مليون دولار. ومع ذلك، ترغب الإدارة في معرفة الموردين المستحقين والمبالغ المستحقة لهم.

يمكن الحصول على المعلومات المطلوبة من دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة. يُظهر دفتر الأستاذ الفرعي ما يلي:

• المورد A مستحق له 2 مليون دولار مقابل الإطارات.
• المورد ب مستحق له 6 ملايين دولار مقابل حصائر السيارات.
• المورد C مستحق له 98 مليون دولار مقابل الفولاذ.

دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة مشابه لدفاتر الأستاذ الفرعية الأخرى من حيث أنه يوفر فقط تفاصيل الحساب الرئيسي في دفتر الأستاذ العام. تشمل دفاتر الأستاذ الفرعية الأخرى دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة، ودفتر الأستاذ الفرعي للمخزون، ودفتر الأستاذ الفرعي للمعدات.