ما هو نظام الاجتماعات الإلكترونية؟
نظام الاجتماعات الإلكترونية (EMS) هو برنامج مصمم لتحفيز حل المشكلات واتخاذ القرارات داخل مجموعة. تشمل الميزات القياسية لأنظمة الاجتماعات الإلكترونية العصف الذهني الإلكتروني (عادةً في صيغة مجهولة)، المعالجة المتوازية، أدوات المناقشة، والتصويت. تتغلب الميزات الفريدة لنظام الاجتماعات الإلكترونية على قيود الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه مثل نقص المشاركة، النقد، وسيطرة عدد قليل من الأعضاء على سير الاجتماع.
الاجتماع الإلكتروني هو أي اجتماع يتم عبر الإنترنت. يمكن لأنظمة الاجتماعات الإلكترونية (EMS) توفير منصة برمجية لتسهيل الاجتماعات الإلكترونية، مما يتيح مشاركة أكبر من الموظفين الذين قد يكونون متواجدين في مواقع جغرافية بعيدة أو مترددين في المشاركة في اجتماع تقليدي للشركة.
فهم أنظمة الاجتماعات الإلكترونية
أنظمة الاجتماعات الإلكترونية (EMS) تختلف عن أنظمة الاجتماعات عبر الويب أو المؤتمرات عبر الفيديو، على الرغم من أن كلاهما يشترك في بعض الميزات ويكملان بعضهما البعض في بيئة العمل الحديثة. تقدم أنظمة الاجتماعات الإلكترونية العديد من المزايا للمؤسسات والمستخدمين، مثل تقليل تكاليف السفر، وزيادة المشاركة بفضل السرية التي يوفرها النظام، وتقليل الانقطاعات مقارنة بالاجتماعات في مكتب مزدحم، وتحسين توفر المشاركين.
هذه المزايا تعوض بشكل كبير عن العيب الرئيسي لمثل هذه الأنظمة، وهو نقص الاتصال الشخصي والتفاعل البشري. هناك مزايا واضحة للقدرة على قراءة لغة الجسد وإجراء اتصال بالعين عند التواصل مع الآخرين. عادةً ما يقوم نظام إدارة الطوارئ (EMS) بحجب أو على الأقل تقييد هذا النوع من التفاعل. عيب آخر لنظام إدارة الطوارئ هو خطر الانقطاعات التكنولوجية أو الإلكترونية، في حال أصبحت الاتصال الرقمي غير مستقر أو حتى انقطع.
النقاط الرئيسية
- نظام الاجتماعات الإلكترونية (EMS) هو منصة برمجية توفر مساحة اجتماعات رقمية للتعاون الجماعي، وحل المشكلات، وتقديم الملاحظات بشكل مجهول، بالإضافة إلى ميزات أخرى.
- تساعد أنظمة الاجتماعات الإلكترونية الشركات من خلال تقليل تكاليف السفر وجعل المشاركة أسهل لأن كل شيء يكون مجهول الهوية ويمكن الوصول إليه من أي مكان يتواجد فيه العامل.
- لا يمكن لنظام إدارة الاجتماعات الإلكتروني (EMS) أن يحل محل الاتصال الشخصي الذي قد تسهله الاجتماعات التقليدية؛ كما أن نظام إدارة الاجتماعات الإلكتروني يكون عرضة للمشاكل إذا كانت هناك مشكلات في الاتصال بالإنترنت في المنشأة، مما يجعل التواصل عبر الإنترنت صعبًا.
مثال على أنظمة الاجتماعات الإلكترونية
يمكن تصميم نظام الاجتماعات الإلكترونية (EMS) لأغراض محدودة أو خاصة مثل التدريب وعروض المبيعات. مثال على الاستخدام المحتمل لنظام الاجتماعات الإلكترونية هو عندما تخطط شركة لإطلاق منتج جديد وترغب في اختبار جاذبيته المحتملة بين الموظفين الذين لديهم الخلفية والمعرفة ليكونوا موضوعيين بشأن العرض المقترح. باستخدام نظام الاجتماعات الإلكترونية، يمكن للمشاركين مشاركة الآراء والنقد بحرية بعيدًا عن الصراعات المحتملة والتفكير الجماعي الذي قد يؤثر على الردود في الظروف الأخرى.