ما هو البند الاستثنائي؟
العنصر الاستثنائي هو مصطلح مصرفي يُستخدم لوصف شيك أو دفعة أخرى لا يمكن معالجتها أو التي تتعرض للانقطاع. قد تشمل أسباب هذا العائق حقيقة أنه قد تم إصدار أمر إيقاف الدفع، أو أن حساب العميل قد تم إغلاقه، أو أن هناك أموال غير كافية في حساب الدافع، أو أن الشيك غير مكتمل أو يفتقر إلى توقيع.
من المهم عدم الخلط بين بند الاستثناء والمصطلح المحاسبي "البند الاستثنائي"، وهو عبارة عن تكلفة غير متكررة تتكبدها الشركة ويجب الإشارة إليها بشكل منفصل في تقاريرها المالية.
النقاط الرئيسية
- يشير البند الاستثنائي في البنوك إلى معاملة لا يمكن معالجتها بالكامل.
- يمكن أن تشمل العوائق أخطاء بسيطة مثل خطأ مطبعي أو توقيع مفقود، وصولاً إلى مشاكل هيكلية أكثر تعقيدًا مثل إيقاف الدفع أو الشيك المرتجع.
- كان تحديد وتصحيح العناصر الاستثنائية عملية مكتبية مملة في السابق، لكن البرمجيات والأتمتة جعلت هذه العملية أسرع وأكثر كفاءة بكثير.
شرح العناصر الاستثنائية
كما هو مذكور أعلاه، تشمل الأسباب الخاصة بالعناصر الاستثنائية طلبات إيقاف الدفع (طلب من صاحب الحساب لإلغاء شيك أو دفعة لم تتم معالجتها بعد)، أو إغلاق الحساب، أو عدم ملء الشيك بالكامل. على سبيل المثال، يُعتبر الشيك المرتجع مثالاً على عنصر استثنائي لشيك لا يمكن معالجته لأن صاحب الحساب لديه أموال غير كافية (NSF) متاحة للاستخدام.
تقوم البنوك بإرجاع هذه الشيكات، والمعروفة أيضًا باسم الشيكات المطاطية، بدلاً من قبولها، وقد تفرض البنوك بعد ذلك رسوم NSF على كاتبي الشيكات.
في السنوات الأخيرة، تم تطوير برامج حاسوبية لمساعدة موظفي البنوك في اكتشاف وحل العناصر الاستثنائية بطريقة أكثر كفاءة.
عناصر الاستثناء وإيقاف المدفوعات
لطلب إيقاف دفع، يقدم صاحب الحساب معلومات محددة (مثل رقم الشيك، المستفيد، التاريخ، إلخ) إلى البنك. هذه المعلومات تتعلق بشيك قيد التنفيذ يرغب الدافع في إيقافه أو إلغائه. يقوم البنك بعد ذلك بوضع علامة على الشيك ويمنعه من الصرف. تقدم بعض البنوك لأصحاب الحسابات فرصة تمديد أو تجديد إيقاف الدفع، عبر طلب شفهي أو كتابي. هذا يكون مفيدًا بشكل خاص إذا لم يتمكن البنك من تحديد موقع الشيك المحدد. إذا لم يتمكن البنك من العثور على الشيك بعد فترة ستة أشهر، فإن إيقاف الدفع سينتهي عادةً.
إصدار أوامر إيقاف الدفع يكلف عادةً صاحب الحساب رسومًا صغيرة تبلغ حوالي 30 دولارًا (على الرغم من أن سياسات البنوك تختلف في هذا الصدد). يمكن لصاحب الحساب إصدار أمر إيقاف الدفع لأسباب عديدة، بما في ذلك إرسال شيك بمبلغ غير صحيح، أو إلغاء عملية شراء بعد إرسال الشيك بالبريد. في بعض الأحيان فقط، قد لا تتمكن المؤسسة المالية من تنفيذ أمر إيقاف الدفع.
مثال على المعالجة الآلية للعناصر الاستثنائية
تقوم العديد من الشركات الآن بأتمتة عملية التعامل مع العناصر الاستثنائية. على سبيل المثال، تقدم شركة Blackline منصة شاملة للتحكم المالي والأتمتة، يتم تقديمها بشكل آمن عبر السحابة. يتيح البرنامج للمؤسسات تبسيط دورة المحاسبة والمالية بأكملها بطريقة مركزية وآمنة.
بالإضافة إلى ذلك، قامت شركة Digital Check بتطوير عملية خاصة بها تُسمى "معالجة المستندات الخاصة (SDH)"، وهي عملية محددة لتبسيط العناصر الاستثنائية المتكررة. تقوم SDH بتحديد العناصر الاستثنائية عبر رقم التوجيه/العبور (وكذلك رقم الحساب المحلي أو رقم IBAN). ثم تقوم Digital Check بتطبيق إعدادات عتبة خاصة، مما يساعد الصورة على اجتياز اختبارات تحليل الجودة. يتضمن ذلك إزالة الصورة الخلفية من الشيك مع الاحتفاظ بالمعلومات المهمة (مثل الشخص الذي كُتب له العنصر والتوقيع).