ما هو إشعار IRS 931: متطلبات الإيداع للضرائب على التوظيف؟
إشعار IRS 931: متطلبات الإيداع للضرائب على التوظيف هو كتيب تعليمات يتم تحديثه سنويًا وينشره مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). يوضح هذا الإشعار لأصحاب العمل كيفية إيداع الأموال التي يخصمونها من رواتب موظفيهم لصالح الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والضرائب على الدخل. لا يغطي إشعار IRS 931 القواعد المتعلقة بإيداعات ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA).
النقاط الرئيسية
- يُطلب من أصحاب العمل بموجب القانون إيداع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضرائب الدخل التي يخصمونها من رواتب موظفيهم لدى الحكومة الفيدرالية.
- يوضح إشعار IRS 931 كيفية ومتى يتم إجراء تلك الودائع.
- يجب على أصحاب العمل استخدام أحد جدولين لإيداع ضرائب التوظيف: نصف أسبوعي أو شهري.
- يجب على أصحاب العمل أيضًا تقديم نموذج IRS 941 ربع السنوي (أو نموذج بديل) للإبلاغ عن اقتطاعاتهم للحكومة.
- في نهاية العام، يجب أن يتلقى الموظفون نموذج W-2 من أصحاب العمل يوضح مقدار المال الذي تم اقتطاعه من رواتبهم ولأي أغراض.
فهم إشعار مصلحة الضرائب 931
يوفر إشعار IRS 931 تعليمات لأصحاب العمل حول كيفية وموعد إجراء ودائع الضرائب الفيدرالية للضرائب الخاصة بالضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضرائب الدخل الفيدرالية التي تم حجبها من رواتب موظفيهم.
عادةً ما يقوم أصحاب العمل بالإبلاغ عن اقتطاعاتهم كل ربع سنة باستخدام نموذج IRS 941، الإقرار الضريبي الفيدرالي الفصلي لأصحاب العمل. (بعض أصحاب العمل الصغار، الذين تبلغ التزاماتهم الضريبية السنوية على التوظيف 1,000 دولار أو أقل، يحتاجون فقط إلى الإبلاغ سنويًا باستخدام النموذج 944، بينما قد يستخدم أصحاب العمل في القطاع الزراعي نموذجًا آخر، وهو النموذج 943.)
يُعتبر حجز الضرائب من هذا النوع سمة شائعة في قوانين الضرائب حول العالم، حيث أن أي نظام يعتمد على الموظفين لدفع ضرائبهم بأنفسهم على مدار العام سيؤدي حتمًا إلى تفويت بعض الدفعات وجهود تحصيل مكلفة من قبل الحكومة.
جعل أصحاب العمل مسؤولين عن عملية حجب الضرائب يسمح للحكومات بتلقي تقدير تقريبي على الأقل من إيرادات الضرائب التي ستستحقها للسنة، وتلقيها على شكل أقساط دورية بدلاً من تلقيها دفعة واحدة.
في الولايات المتحدة، يجب على أصحاب العمل تقديم نموذج IRS W-2، بيان الأجور والضرائب لموظفيهم الدائمين بحلول 31 يناير من كل عام. من بين معلومات أخرى، يوضح النموذج مقدار ما قام صاحب العمل بحجزه من رواتبهم لتغطية الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية خلال السنة التقويمية المنتهية للتو.
عندما يقدم الموظفون إقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية الخاصة بهم للسنة، عادةً بحلول 15 أبريل، قد يجدون أنهم مدينون بمبلغ أكبر أو أقل من المبالغ التي حجبها صاحب العمل. إذا كانوا مدينين بمبلغ أكبر، يجب عليهم تعويض الفرق. إذا كانوا مدينين بمبلغ أقل، فإنهم يستحقون استرداد من الحكومة.
جداول الإيداع الموضحة في إشعار 931
يوضح الإشعار 931 أن أصحاب العمل يجب أن يستخدموا أحد جدولين لإيداع ضرائب التوظيف: نصف أسبوعي أو شهري. يعتمد الجدول الذي يجب استخدامه على مقدار الالتزام الضريبي الذي أبلغوا عنه خلال ما تسميه مصلحة الضرائب الأمريكية فترة المراجعة الخاصة بهم.
فترة المراجعة هي أربعة أرباع سنة تقويمية تبدأ في الأول من يوليو للسنة التي تسبق السنة السابقة. على سبيل المثال، فترة المراجعة للضرائب المقتطعة التي سيتم جمعها في عام 2024 تبدأ في الأول من يوليو 2022 وتنتهي في 30 يونيو 2023.
يستخدم أصحاب العمل جدول الإيداع الشهري إذا كانت مسؤوليتهم الضريبية الإجمالية في فترة المراجعة 50,000 دولار أو أقل. يكون الدفع مستحقًا في اليوم الخامس عشر من الشهر الذي يلي الشهر الذي تم فيه إصدار الشيكات.
يستخدم أصحاب العمل الجدول نصف الأسبوعي إذا كانت مسؤوليتهم الضريبية الإجمالية تزيد عن 50,000 دولار. في هذه الحالة، تكون الدفعات مستحقة يوم الأربعاء الذي يلي أيام الرواتب التي تقع في الأربعاء أو الخميس أو الجمعة؛ أو يوم الجمعة الذي يلي أيام الرواتب التي تقع في الأحد أو السبت أو الاثنين أو الثلاثاء.
بالنسبة لصاحب العمل الجديد، يُعتبر الدخل لفترة المراجعة صفرًا. وبالتالي، تقع الشركات الجديدة تلقائيًا تحت جدول الدفع الشهري للسنة الأولى، طالما أن التزامها الضريبي في أي يوم لا يتجاوز 100,000 دولار (انظر القسم التالي).
قاعدة الـ 100,000 دولار
ما يُعرف بقاعدة 100,000 دولار في إشعار 931 ينص على أنه إذا تراكم لدى أي صاحب عمل مبلغ 100,000 دولار أو أكثر كالتزام ضريبي في أي يوم خلال فترة الإيداع، فإن الدفع مستحق لمصلحة الضرائب في يوم العمل التالي. علاوة على ذلك، إذا كان صاحب العمل يتبع جدول إيداع شهري، فيجب عليه التحول فورًا إلى جدول نصف أسبوعي لبقية العام والسنة التقويمية التالية.
كيف يجب على أصحاب العمل إجراء الإيداعات
كما يوضح الإشعار 931، يجب على أصحاب العمل الآن إجراء جميع ودائع حجب الضرائب الفيدرالية الخاصة بهم من خلال التحويل الإلكتروني للأموال (EFT)، عادةً عبر نظام دفع الضرائب الفيدرالي الإلكتروني (EFTPS)، وهي خدمة مجانية مقدمة من وزارة الخزانة.
ومع ذلك، تقول إشعار 931: "إذا كنت لا ترغب في استخدام نظام EFTPS، يمكنك ترتيب الأمر مع مستشارك الضريبي أو المؤسسة المالية أو خدمة الرواتب أو أي طرف ثالث موثوق به لإجراء الإيداعات الإلكترونية نيابة عنك. كما يمكنك ترتيب الأمر مع مؤسستك المالية لبدء دفع سلكي في نفس اليوم نيابة عنك."
أين يمكن لأصحاب العمل العثور على القواعد الخاصة بإيداع ضرائب البطالة؟
يمكن العثور على القواعد الخاصة بإيداع ضرائب البطالة الفيدرالية (FUTA) في تعليمات مصلحة الضرائب لنموذج 940 وكذلك في منشور مصلحة الضرائب الأكثر شمولاً 15: (الدائرة E)، دليل ضريبة صاحب العمل، الذي يغطي مجموعة كاملة من الضرائب التي يجب على أصحاب العمل حجبها وإيداعها.
ماذا يحدث إذا فات صاحب العمل الموعد النهائي لإيداع الخصومات الضريبية؟
إذا تم تفويت الموعد النهائي للإيداع، سيتم فرض غرامة. الغرامة هي عقوبة مالية تُحسب كنسبة مئوية من الإيداع غير المدفوع. يعتمد المبلغ على عدد الأيام المتأخرة ويتراوح من 2% إلى 15% من الإيداعات غير المدفوعة.
ماذا يحدث إذا فشل صاحب العمل في إيداع مبلغ كافٍ من المال؟
يمكن أن يؤدي إيداع ضريبة الاستقطاع بمبلغ أقل من المطلوب إلى فرض غرامات. ومع ذلك، يسمح القانون باستثناء إذا كان النقص في الدفع أقل من 100 دولار أو 2% من إجمالي المبلغ المستحق، أيهما أكبر. كما تتنازل مصلحة الضرائب الأمريكية عن الغرامة إذا قام صاحب العمل بتصحيح النقص بحلول "تاريخ التعويض" سواء للمودعين الشهريين أو نصف الأسبوعيين. يوضح الإشعار 931 كيفية تحديد ذلك التاريخ.
الخلاصة
تقوم الحكومة الفيدرالية بتكليف أصحاب العمل بمهمة حجب مبلغ كافٍ من رواتب موظفيهم لتغطية التزاماتهم الضريبية للسنة. كما يُطلب من أصحاب العمل إيداع هذا المال لدى الحكومة. يوفر الإشعار 931 نظرة عامة على مسؤوليات أصحاب العمل والمواعيد النهائية ذات الصلة.