ما هو ملف الوسائط؟
مجموعة الوسائط الإعلامية هي حزمة من المعلومات التي تجمعها الشركة لتقديم معلومات أساسية عنها للصحفيين. تُعتبر مجموعة الوسائط الإعلامية أداة ترويجية للعلاقات العامة يمكن أن تخدم عدة وظائف. تشمل هذه الوظائف الترويج لإطلاق شركة جديدة أو الإعلان عن إطلاق منتج أو خدمة جديدة من قبل شركة قائمة. يمكنك تقديم شركتك بالطريقة التي ترغب في أن تُرى بها وتوفير الوقت من خلال التخلص من الحاجة لك أو لموظفيك للإجابة على نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا.
النقاط الرئيسية
- مجموعة الوسائط الإعلامية هي مجموعة معلومات عامة تقدمها الشركة للصحفيين ووسائل الإعلام الأخرى.
- عادةً ما تتضمن هذه المجموعات السير الذاتية، ومعلومات الاتصال، والمنتجات والخدمات، والمزيد.
- يمكنك تضمين عنوان موقعك الإلكتروني، ومعلوماته الديموغرافية وحركة المرور، وملفك الشخصي على وسائل التواصل الاجتماعي، وأهدافك.
- تتضمن معظم المجموعات بيانات مهمة ورؤية الشركة لمساعدة الباحثين عن المعلومات في تحديد ما تحاول الشركة تحقيقه.
إنشاء مجموعة إعلامية
يجب أن يلبي ملف الوسائط احتياجات عملك المحددة في الدعاية والاتصال. يجب أن يُظهر ملف الوسائط إبداعك وقيمتك بينما يكون معلوماتيًا وسهل الفهم. ينبغي أن ينقل كل ما يحتاج الغرباء إلى معرفته عن عملك، معبأً وجاهزًا لتقديمك لأي شخص. وأخيرًا، يجب أن تبذل جهدًا كافيًا في إعداد ملفك لتكون فخورًا به.
يمكن أن يكون ملف الوسائط بسيطًا مثل صفحة على موقع الشركة الإلكتروني أو معقدًا مثل حزمة من المعلومات وعينات المنتجات التي تُرسل إلى أعضاء وسائل الإعلام المختارين. عادةً ما يوفر ملف الوسائط الاسم الرسمي للشركة و:
- الأسماء والألقاب والسير الذاتية للمديرين التنفيذيين والقيادة
- معلومات عن تاريخ الشركة ووظيفتها
- معلومات الاتصال للصحفيين
مزايا مجموعة الوسائط الإعلامية
هناك العديد من الأسباب التي قد تدفع الشركة إلى توزيع مجموعة إعلامية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
- عرض احترافي: يقدم ملف الوسائط عرضًا مصقولًا ومنظمًا لعلامتك التجارية للشركاء المحتملين أو وسائل الإعلام. يتيح لك التواصل بشكل فعال قصة علامتك التجارية ورؤيتها والمعلومات الأساسية.
- مشاركة المعلومات بكفاءة: يجمع ملف الوسائط جميع التفاصيل الأساسية—معلومات الاتصال، الإحصائيات، الشعارات، والبيانات الصحفية—في وثيقة واحدة. هذا يجعل من السهل على الصحفيين أو المتعاونين المحتملين العثور على كل ما يحتاجونه دون الحاجة إلى طلب موارد إضافية.
- يبني المصداقية: يعرض مجموعة الوسائط الإعلامية المُعدة جيدًا احترافيتك واستعدادك. يُظهر أن علامتك التجارية راسخة وجادة بشأن صورتها العامة.
- يوفر الوقت: من خلال وجود مستند مُعد مسبقًا، يمكنك الرد بسرعة على استفسارات وسائل الإعلام أو الرعاة المحتملين دون الحاجة إلى إنشاء محتوى جديد في كل مرة.
- يعزز التغطية الإعلامية: من خلال توفير المواد التي يحتاجها الإعلام مثل الصور عالية الدقة، والإحصائيات، وخلفية عن الشركة، يمكنك زيادة فرص الحصول على تغطية إيجابية نظرًا لأن المعلومات تُقدَّم بسهولة للصحفي.
مكونات محتملة لحزمة الوسائط
متابعة وسائل التواصل الاجتماعي
قم بتضمين معلومات حول منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بك، بما في ذلك Instagram وX (المعروفة سابقًا باسم Twitter) وMeta (المعروفة سابقًا باسم Facebook) وPinterest وYouTube وTumblr وSnapchat أو أي منصة تواصل اجتماعي أخرى قد تكون لديك حضور عليها. سيوفر هذا للناس فكرة سريعة عن مدى وصولك على وسائل التواصل الاجتماعي.
حركة مرور الموقع الإلكتروني
مشاركة إحصائيات موقعك الإلكتروني تُظهر حجم جمهورك وخصائصه. من المهم تضمين أرقام مثل معدل الارتداد، وعدد مشاهدات الصفحات، ومدة بقاء الزوار في المجموعة. يُعتبر Google Analytics المعيار الصناعي لمشاركة بيانات حركة المرور على المواقع الإلكترونية.
التركيبة السكانية للجمهور
يمكن لـ Google Analytics أيضًا تتبع ديموغرافيات جمهورك. يمكنك أيضًا معرفة المزيد من خلال أدوات أخرى، مثل Iconosquare لإنستغرام. فهم ديموغرافيات جمهورك ليس مفيدًا لك فقط، بل هو مفيد أيضًا للأشخاص الذين قد يرغبون في التفاعل معك بطريقة ما. إذا كان جمهورك يتماشى مع أهدافهم، فقد يكون التعاون مناسبًا لكليكما.
أهدافك
من الذكي تحديد أهدافك في مجموعة الوسائط الإعلامية، بحيث يمكن للمستلم أيضًا تحديد دوره المحتمل فيها. من خلال توضيح القدرات التي ستستخدمها لتحقيق أهدافك، يمكن أن تثير الأفكار والاهتمام لدى مستلم مجموعة الصحافة الخاصة بك.
معلومات الاتصال
لا فائدة من إرسال مجموعة إعلامية بدون معلومات اتصال. يجب عليك التأكد من أن معلومات الاتصال الخاصة بك محدثة ودائمة قدر الإمكان. وهذا يعني رقم هاتف أو موقع ويب أو حساب على وسائل التواصل الاجتماعي أو عنوان بريد إلكتروني لن يتغير في أي وقت قريب.
حولك
قم بتضمين فقرة قصيرة عنك وعن مؤسستك. هذا مكان رائع لمناقشة ما تقوم به ولماذا تقوم به. أكد على نقاط قوتك وخصائصك الفريدة. قدم نظرة ثاقبة حول من أنت ولماذا ستكون شريكًا جيدًا في التعاون.
توزيع مجموعات الوسائط الإعلامية
تُوزّع مجموعات الوسائط رقميًا وفعليًا، وذلك حسب الجمهور والموقف. يُعتبر التوزيع الرقمي أكثر شيوعًا في العصر الحديث نظرًا لسهولة وكفاءة استخدامه. عادةً ما تقوم العلامات التجارية بإنشاء مجموعة وسائط قابلة للتنزيل على موقعها الإلكتروني، مما يضمن للصحفيين والمؤثرين أو المتعاونين المحتملين إمكانية الوصول إليها في أي وقت.
عندما تشارك العلامات التجارية في فعاليات مثل المعارض التجارية أو المؤتمرات أو الأحداث الصحفية، يمكن توزيع مجموعات الوسائط المادية كجزء من حزم الصحافة. غالبًا ما تتضمن هذه المجموعات المادية مواد مطبوعة مثل الكتيبات، بطاقات العمل، والبضائع ذات العلامة التجارية. كما يظل البريد الإلكتروني أحد أكثر الطرق المباشرة لتوزيع مجموعات الوسائط. عند التواصل مع الصحفيين أو جهات الاتصال الإعلامية، غالبًا ما تقوم العلامات التجارية بإرفاق مجموعة الوسائط الخاصة بها كملف PDF.
تستخدم بعض الشركات منصات العلاقات العامة وخدمات البيانات الصحفية لتوزيع مجموعات الوسائط الخاصة بها على جمهور أوسع. تتيح هذه المنصات للشركات تحميل مجموعة الوسائط الخاصة بها كجزء من بيانها الصحفي، مما يضمن وصولها إلى المنافذ الإعلامية المناسبة والمحترفين في الصناعة.
أخيرًا وليس آخرًا، توفر وسائل التواصل الاجتماعي ومنصات مشاركة المحتوى وسيلة أخرى لتوزيع مجموعات الوسائط. يمكن للعلامات التجارية استخدام منصات مثل LinkedIn أو Twitter لمشاركة روابط لمجموعة الوسائط الخاصة بهم، خاصة عند إطلاق حملة أو منتج جديد.
مجموعة الوسائط مقابل مجموعة الصحافة
مجموعة الوسائط مصممة لجذب المتعاونين أو الرعاة المحتملين، مع التركيز على المواد التسويقية والخصائص الديموغرافية للجمهور، بينما مجموعة الصحافة مخصصة للصحفيين، حيث توفر محتوى متعلقًا بالأخبار مثل البيانات الصحفية والصور. دعونا نتعمق في ذلك قليلاً من خلال النظر في الفروقات الأكثر تحديدًا:
- تركيز الجمهور: تستهدف مجموعة الوسائط الإعلامية بشكل أساسي المتعاونين المحتملين أو الرعاة أو الشركاء، بينما تم تصميم مجموعة الصحافة خصيصًا للصحفيين والمحترفين الإعلاميين لتغطية الأخبار أو الأحداث. تتمتع مجموعة الوسائط الإعلامية بجمهور أوسع، في حين أن مجموعة الصحافة تركز بشكل أكبر على وسائل الإعلام.
- المحتوى: عادةً ما يتضمن مجموعة الوسائط نظرة عامة على الأعمال، وخصائص الجمهور الديموغرافية، وفرص الرعاية، ومواد التسويق. بينما تركز مجموعة الصحافة بشكل أكبر على المحتوى المتعلق بالأخبار مثل البيانات الصحفية، والسير الذاتية للشركة، والصور عالية الدقة، واقتباسات من التنفيذيين.
- الغرض: تُستخدم مجموعات الوسائط لتعزيز التعاون أو الشراكات أو فرص الرعاية، حيث تقدم معلومات تسويقية وتفاصيل عن العلامة التجارية. تهدف مجموعات الصحافة إلى تسهيل التغطية الإعلامية، حيث توفر للصحفيين جميع المواد التي يحتاجونها لتغطية حدث أو منتج أو شركة. عادةً ما تكون مجموعات الصحافة أكثر ارتباطًا بالأحداث الجارية أو الأخبار.
- تكرار الاستخدام: تُستخدم مجموعات الوسائط الإعلامية غالبًا في الجهود التسويقية المستمرة والتواصل مع الشركاء المحتملين أو الرعاة أو المستثمرين. بينما تكون مجموعات الصحافة أكثر ارتباطًا بالأحداث، وغالبًا ما تُنشأ لإطلاق المنتجات أو المؤتمرات الصحفية أو الإعلانات الكبرى التي تميل بشكل عام إلى أن تكون أحداثًا تحدث مرة واحدة.
- التصميم والبنية: تعتبر مجموعات الوسائط أكثر مرونة وتركز عادةً على التصميم والهوية التجارية، مما يوفر عرضًا مرئيًا جذابًا. بينما تكون مجموعات الصحافة أكثر عملية، حيث تركز على تقديم المعلومات الأساسية والواقعية بسرعة ووضوح للصحفيين.
مثال على مجموعة وسائل الإعلام
مثال على مجموعة الوسائط هو المجموعة الخاصة بموقع التمويل Kiplinger.com. تقدم مجموعة الوسائط الخاصة به عرض قيمة واضح يوضح سبب كون نصائح Kiplinger موثوقة وعملية للغاية "للقراء الذين يبحثون عن حلول قابلة للتنفيذ." تحت هذا العنوان توجد روابط للمنتجات، بما في ذلك مجلة Kiplinger Personal Finance، وتقرير Kiplinger Retirement، وخيار المحتوى المخصص من Kiplinger.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم Kiplinger إعلانات محلية، ودليلًا للتخطيط للتقاعد، وفرصًا عبر البريد الإلكتروني. يتضمن الموقع أيضًا رابطًا سريعًا للتواصل مع ممثل مبيعات الإعلانات. يُعتبر هذا المثال من النماذج الأبسط لمجموعات الوسائط؛ ومع ذلك، لا تزال المواد تعرض المعلومات المهمة لـ Kiplinger بشكل يسهل الوصول إليه للترويج لمنتجات الشركة والتواصل مع مهمتها وجمهورها.
ما هو الكتيب الإعلامي ولماذا هو مهم؟
مجموعة الوسائط الإعلامية هي حزمة من المواد والمعلومات التي تقوم بتجميعها لتوزيعها على أعضاء الصحافة أو وسائل الإعلام الأخرى. من المهم أن يكون لديك واحدة لأنها توفر للصحفيين أرقامًا للاتصال، وتؤسس علامتك التجارية، وتعزز ودّيتك تجاه مشاركة المعلومات.
كيف تقوم بإنشاء مجموعة إعلامية؟
كيفية إعداد مجموعة إعلامية يعتمد على ما تقوم به. بشكل عام، تتضمن معلومات الاتصال، تاريخ الشركة، بيانات المهمة والرؤية، السير الذاتية، قصص العملاء، وأي شيء آخر تعتقد أنه قد يهم الصحافة. يمكن أن تكون أيضًا بسيطة مثل صفحة ويب تحتوي على معلومات أساسية.
من يحتاج إلى مجموعات الوسائط؟
يجب أن تكون حزم الوسائط جزءًا أساسيًا من أدوات كل مشروع تجاري. لا تعرف أبدًا متى قد تحتاج إلى جعل معلومات شركتك متاحة بسهولة. كما أنها أداة تسويقية رائعة تكون عادةً أقل تكلفة من معظم الحملات التسويقية.
الخلاصة
تعمل مجموعات الوسائط كأكثر من مجرد حزم معلومات للصحافة. يمكنك استخدامها لأغراض التسويق ونمو العلامة التجارية. إذا كان لديك منتجات جديدة، يمكنك إرسال عينات إلى مواقع المراجعة والمؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي أو حتى تضمين مراجعة فيديو للمنتج في مجموعتك. وأخيرًا، يجب أن يكون لكل عمل تجاري نوع من مجموعة الوسائط عبر الإنترنت لأنها وسيلة أخرى للوصول إلى الجمهور المستهدف وتوسيع نطاق الوصول.