ما هو التأكيد السلبي؟
التأكيد السلبي هو رسالة أو وثيقة تطلب من المستلم الرد فقط على المرسل إذا كان هناك مشكلة في محتوى الرسالة أو إذا أراد المستلم الانسحاب من الحدث الذي تناولته الرسالة.
يمكن استخدام خطابات التأكيد السلبي في العديد من أنواع المواقف التجارية وغالبًا ما تُستخدم في صناعة الخدمات المالية. الهدف من هذه الرسائل هو تقليل عدد الردود الواردة التي تتلقاها المنظمة ردًا على خطاب مرسل إلى قاعدة عملائها. في حالة التواصل بالتأكيد السلبي أو الموافقة السلبية، تتلقى الشركة أو الكيان الذي يرسل الرسالة ردودًا فقط من الأصوات التي تقول "لا"، بدلاً من تلقي ردود من الجميع بغض النظر عن رأيهم.
يمكن مقارنة التأكيد السلبي مع التأكيد الإيجابي.
النقاط الرئيسية
- التأكيد السلبي هو طلب يجب أن يستدعي استجابة فقط إذا كانت هناك قضايا أو مخاوف معلقة تحتاج إلى معالجة.
- إذا لم تكن هناك مشاكل، لا يتم إرسال أي رد، ويعتبر عدم وجود هذا الرد بمثابة تأكيد سلبي.
- غالبًا ما تُستخدم خطابات التأكيد السلبية في صناعة الخدمات المالية، بما في ذلك المحاسبين الذين يرغبون في التحقق من المعلومات المالية للعميل.
- تساعد التأكيدات السلبية، على عكس التأكيدات الإيجابية، في تقليل عدد المراسلات الواردة، مما يزيد من الكفاءة ويقلل من الهدر.
فهم التأكيدات السلبية
غالبًا ما يستخدم المدققون التأكيدات السلبية، وهي تتضمن إرسال وثيقة إلى عينة من عملاء الشركة، تطلب منهم الرد فقط إذا وجدوا اختلافًا بين دفاترهم والحساب المسجل في البيانات المالية للشركة التي يتم تدقيقها. يُستخدم التأكيد السلبي عادةً عندما تكون ضوابط المحاسبة في الشركة قد أظهرت تاريخيًا عددًا قليلاً جدًا من الأخطاء وبالتالي تعتبر قوية. يُطلب من الشركة التحقق من الأرقام مرة أخرى وتأكيد وجود اختلاف فقط إذا كان هناك اختلاف.
إرسال تأكيد سلبي بدلاً من تأكيد إيجابي، الذي يتطلب استجابة، يمكن أن يوفر الوقت الذي قد يُقضى في تتبع الردود ومتابعة المستلمين غير المستجيبين. التأكيد السلبي هو ببساطة وسيلة للمحاسب للتأكد من أن كلا الشركتين تقومان بالإبلاغ عن نفس الأرقام.
أمثلة على التأكيدات السلبية
تأكيدات السلبية لها العديد من التطبيقات التي تشمل كل من المحاسبين وشركات الخدمات المالية.
خطط تقاعد الموظفين
غالبًا ما يتم إرسال خطابات التأكيد السلبي مع خطط 401(k) التي تحتوي على ميزة التصعيد التلقائي. مع التصعيد التلقائي، يتم زيادة النسبة المئوية من راتب الموظف المساهمة في كل فترة دفع تلقائيًا كل عام.
الهدف من زيادة معدل الادخار تلقائيًا هو مساعدة الناس على توفير المزيد من المال للتقاعد. قبل شهر أو نحو ذلك من حدوث الزيادة، يقوم المسؤول عن السجلات بإرسال خطاب تأكيد سلبي أو خطاب موافقة سلبية. يُعلم الخطاب المشارك بأن زيادة المساهمة ستحدث ما لم يتواصل المشارك مع المسؤول عن سجلات 401(k) ويختار عدم زيادة المساهمة للحفاظ على معدل مساهمته الحالي.
المحاسبة عن الإيرادات
يمكن استخدام طلب سلبي أيضًا لحساب المبيعات في شركة تصنيع السيارات. وفقًا للدفاتر، باعت الشركة المصنعة 200 سيارة إلى الوكالة بإجمالي إيرادات قدرها 6 ملايين دولار. ستشير رسالة التأكيد السلبي إلى أنه إذا كان رقم 6 ملايين دولار دقيقًا، فلا حاجة للرد. ومع ذلك، إذا كان مبلغ الإيرادات 5 ملايين دولار فقط، فسيحتاج المصنع إلى إخطار المحاسب بالاختلاف في دفاتر الوكالة.
التأكيدات السلبية هي طريقة احترافية لقول "لا ترد عليّ إلا إذا كان هناك مشكلة."