ما هو التأكيد الإيجابي؟
التأكيد الإيجابي هو استفسار تدقيق يتطلب من العميل الرد لتأكيد دقة عنصر معين. يتطلب التأكيد الإيجابي إثبات الدقة من خلال تأكيد أن المعلومات الأصلية كانت صحيحة أو بتقديم المعلومات الصحيحة إذا كانت غير صحيحة.
النقاط الرئيسية
- التأكيد الإيجابي هو استفسار تدقيقي يتطلب من العميل الرد لتأكيد دقة بند معين.
- يتطلب التأكيد الإيجابي إثبات الدقة من خلال التأكيد على أن المعلومات الأصلية كانت صحيحة أو من خلال تقديم المعلومات الصحيحة إذا كانت غير صحيحة.
- يتم استخدام التأكيدات الإيجابية للتحقق من مبالغ الالتزامات، والاستثمارات، والحسابات البنكية، وحسابات القبض والدفع.
فهم التأكيد الإيجابي
التأكيد الإيجابي هو جزء من إجراءات التأكيد التي يستخدمها المدققون لتأكيد معلومات محددة. يجب على مستلم الرسالة الرد لتأكيد الدقة أو تقديم المعلومات وإعادتها إلى المدقق. بعض الأمثلة على المعلومات المطلوبة من المدققين تشمل تأكيد ما يلي:
- المبالغ والأوصاف لأنواع مختلفة من الخصوم المالية
- معلومات الحساب البنكي بما في ذلك الأرصدة
- كميات وأنواع المخزون
- الاستثمارات أو الأوراق المالية
- نسخ من فواتير المبيعات للتأكد من أن المبيعات قد تمت.
- معلومات أو نسخ من فواتير الشحن للتأكد من أن المنتجات قد تم شحنها
تحليل التأكيد
يستخدم المدققون أيضًا خطابات التأكيد الإيجابية للتحقق من الحسابات الدائنة والحسابات المدينة للشركات. الحسابات الدائنة هي ديون قصيرة الأجل مستحقة على الشركات لمورديها. الحسابات المدينة تمثل الأموال المستحقة على عملاء الشركة مقابل بيع السلع. عادةً ما تكون للحسابات المدينة والدائنة شروط دفع تتراوح بين 30، 60، أو 90 يومًا، مما يعني أن الدفع يجب أن يتم خلال تلك الفترة الزمنية.
يمكن للمراجع التحقق من دقة سجلات الحسابات المدينة التي يتم فحصها من خلال التأكد من أن السجلات تعكس بدقة المعاملات التي حدثت بين الشركة وعملائها. يساعد الاتصال المباشر بالعملاء المراجعين في التحقق من أن الحسابات المدرجة موجودة بالفعل، وأن الأرصدة المعروضة كمديونية صحيحة، وأن المدفوعات المسجلة كمستلمة حقيقية.
تُعتبر الحسابات المدينة أصولًا قصيرة الأجل ويمكن للشركات استخدامها كضمان للحصول على قروض أو تمويل من البنوك. لذلك، من المهم أن يتم تدقيق الحسابات المدينة للتأكد من أن المبيعات قد تمت بالفعل وكذلك التأكد من أن الأموال الناتجة عن هذه المبيعات تُجمع في الوقت المناسب.
إذا رغبت شركة في تدقيق سجلات الحسابات الدائنة، فيجب عليها مراجعة أي أموال صادرة مرتبطة بالالتزامات الديون أو مدفوعات الدائنين. قد تتطلب العملية مراجعة الفواتير ومطابقة تلك المبالغ مع المدفوعات التي تم تسجيلها على أنها مدفوعة. بالإضافة إلى ذلك، قد تختار الشركة مطابقة المبالغ المذكورة أعلاه مع السحوبات الفعلية من حسابات الدفع للتأكد من الدقة.
لقد ظهرت العديد من الشركات الناشئة في مجال التكنولوجيا المالية لحل مسألة رقمنة هذه العملية. تعمل شركات مثل Taulia وTipalti وC2F0 وLiquidx على تقديم حلول لرقمنة الحسابات الدائنة والحسابات المدينة. تفتح هذه الخدمات أبواب التبسيط، لكنها تطرح أيضًا تحديات فيما يتعلق بمسائل التدقيق والتأكيد الإيجابي.
التأكيد الإيجابي مقابل التأكيد السلبي
بينما يتطلب التأكيد الإيجابي معلومات داعمة على الرغم من دقة السجلات الأصلية، فإن التأكيد السلبي يتطلب استجابة فقط في حالة وجود تناقض. خلال طلب التأكيد السلبي، قد يُطلب من الشركة تأكيد أن رصيد الحساب مُدرج بمبلغ محدد، مثل 100,000 دولار. إذا كان رصيد الحساب الحالي هو 100,000 دولار، فلا يلزم اتخاذ أي إجراء إضافي.
إذا كان هناك اختلاف في الرصيد، يجب تقديم معلومات إضافية لتوضيح الفرق. تُستخدم رسائل التأكيد السلبية أيضًا لمعرفة ما إذا كان المستلم يرغب في الانسحاب من حدث مذكور في الرسالة.
يُستخدم التأكيد السلبي بشكل أكثر شيوعًا إذا كانت سجلات الفرد أو الشركة تُعتبر عمومًا دقيقة للغاية. عادةً ما يُعتقد أن الشركة التي تتلقى تأكيدًا سلبيًا لديها متطلبات داخلية صارمة وممارسات تجارية موثوقة. ونتيجة لذلك، يكون التأكيد السلبي أقل تكلفة ويستهلك وقتًا أقل للمراجعين، حيث يحتاجون عادةً إلى إرسال خطاب واحد فقط.
على العكس من ذلك، فإن طلبات التأكيد الإيجابية تتطلب المزيد من الجهد حيث يجب تقديم السجلات المالية، حتى لو كانت المعلومات الأصلية في الرسالة صحيحة. كما أن طلبات التأكيد الإيجابية تُستخدم بشكل أكبر إذا كان هناك شك في وجود أخطاء في دفاتر الشركة. ومع ذلك، فإن خطاب التأكيد الإيجابي يكون أكثر شيوعًا في المعاملات المعقدة لأنه أكثر دقة ويضمن أن الجميع على نفس الصفحة أو لديهم نفس المعلومات المالية. في مجال الإقراض، على سبيل المثال، يستخدم المدققون التأكيدات الإيجابية مع البنوك والشركات للتحقق من المبلغ الدقيق للدين.
نتيجة لذلك، يُعتبر التأكيد الإيجابي تمثيلاً أفضل للمعلومات المالية مقارنة بالتأكيد السلبي، لأنه طلب صريح تم إعادته من قبل المستلم. إذا نشأ أي نزاع، فإن التأكيد الإيجابي يُعتبر دليلاً مادياً على أن المعلومات قد تم تأكيدها.
مثال على التأكيد الإيجابي
إذا تم اختيار فرد أو كيان تجاري لإجراء تدقيق من قبل خدمة الإيرادات الداخلية (IRS)، يجب على دافع الضرائب تقديم السجلات لتأكيد المعلومات المدرجة في الإقرارات الضريبية المختارة. قد يشمل التدقيق طلب تأكيد إيجابي لجميع مصادر الدخل، والتحقق من الخصومات المطبقة التي تم أخذها، وإثبات المكاسب أو الخسائر المزعومة.
حتى إذا كانت المعلومات المطلوبة للتدقيق تتطابق مع ما تم الإبلاغ عنه، يجب تقديم جميع الأدلة لتلبية متطلبات التدقيق.