ما هو المخطط التنظيمي؟
المخطط التنظيمي هو رسم بياني ينقل بصريًا الهيكل الداخلي للشركة من خلال توضيح الأدوار والمسؤوليات والعلاقات بين الأفراد داخل الكيان. إنه أحد الطرق لتصور البيروقراطية.
يُشار إلى المخططات التنظيمية أيضًا باسم "org charts" أو "organization charts".
النقاط الرئيسية
- يُمثل المخطط التنظيمي هيكل المنظمة بشكل رسومي، مسلطًا الضوء على الوظائف المختلفة، والأقسام، والمسؤوليات التي تربط موظفي الشركة ببعضهم البعض وبفريق الإدارة.
- يمكن أن تكون المخططات التنظيمية شاملة، تصور الشركة ككل، أو يمكن أن تكون خاصة بقسم أو وحدة معينة، تركز على جزء واحد من العجلة.
- يتم تنظيم معظم المخططات التنظيمية باستخدام النموذج "الهرمي"، الذي يظهر الإدارة أو المسؤولين ذوي الرتب العالية في الأعلى، والموظفين ذوي المستويات الأدنى تحتهم.
- تشمل الأنواع الأخرى من المخططات مخطط المنظمة المسطح، والمخطط المصفوفي، ومخطط المنظمة التقسيمي.
فهم المخططات التنظيمية
تُظهر المخططات التنظيمية إما صورة عامة للمؤسسة على مستوى الشركة بأكملها، أو تتعمق في تفاصيل قسم أو وحدة معينة.
تُظهر المخططات التنظيمية بشكل رسومي الوضع الهرمي للموظف بالنسبة للأفراد الآخرين داخل الشركة. على سبيل المثال، سيظهر مساعد المدير دائمًا مباشرةً تحت المدير في المخطط، مما يشير إلى أن الأول يقدم تقاريره إلى الأخير. تستخدم المخططات التنظيمية رموزًا بسيطة مثل الخطوط والمربعات والدوائر لربط المسميات الوظيفية المختلفة التي ترتبط ببعضها البعض.
بغض النظر عن هيكل المنظمة، فإن المخططات التنظيمية تكون مفيدة للغاية عندما تفكر الكيان في إعادة هيكلة قوتها العاملة أو تغيير تعقيد إدارتها. والأهم من ذلك، تتيح المخططات التنظيمية للموظفين رؤية واضحة لكيفية تناسب أدوارهم ضمن الهيكل العام للشركة.
مخطط تنظيمي هرمي
هذا النموذج الأكثر شيوعًا يضع الأفراد ذوي الرتب الأعلى في قمة المخطط ويضع الأفراد ذوي الرتب الأدنى تحتهم. تعتمد الهياكل التنظيمية بشكل عام على الصناعة والموقع الجغرافي وحجم الشركة.
على سبيل المثال، تعرض الشركة العامة عادةً المساهمين في المربع الأعلى، يليهم ما يلي بترتيب تنازلي عمودي:
- رئيس مجلس الإدارة
- نائب رئيس مجلس الإدارة
- أعضاء مجلس الإدارة
- المديرون التنفيذيون الآخرون في مستوى C-suite (مرتبطون ببعضهم البعض بخطوط أفقية)
عناوين وظيفية أخرى قد تتبع التنفيذيين في مستوى c-suite تشمل:
- الرئيس
- نائب الرئيس الأول
- نائب الرئيس
- مساعد نائب الرئيس
- مدير أول
- مساعد المدير
- مدير
- مساعد مدير
- الموظفون بدوام كامل
- الموظفون بدوام جزئي
- المقاولون
العديد من المنظمات الرسمية منظمة بشكل هرمي ويمكن عرضها في شكل مخطط. تشمل هذه المنظمات الشركات، ولكن أيضًا المنظمات غير الربحية، والحكومات، والمدارس والجامعات، والجيش (كما يوضح المخطط أدناه).
من الجيش إلى الفرقة.
لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتصميم مخطط تنظيمي، طالما أنه يحدد المسؤولين والموظفين والأقسام والوظائف في الشركة، وكيفية تفاعلهم مع بعضهم البعض.
أنواع أخرى من المخططات التنظيمية
- مسطح — يُعرف أيضًا بمخطط "أفقي"، حيث يضع المخطط التنظيمي المسطح الأفراد على نفس المستوى أو على مستويات قليلة فقط، مما يشير إلى مزيد من المساواة في السلطة والقدرة على اتخاذ القرارات بشكل مستقل أكثر مما هو معتاد مع الموظفين في الشركات الهرمية.
- المصفوفة — هذا الهيكل التنظيمي الأكثر تعقيدًا يجمع الأفراد بناءً على مجموعات المهارات المشتركة بينهم، والأقسام التي يعملون فيها، والأشخاص الذين قد يقدمون تقارير إليهم. غالبًا ما تربط مخططات المصفوفة الموظفين والفرق بأكثر من مدير واحد، مثل مطور البرمجيات الذي يعمل على مشروعين—واحد مع مدير فريقه العادي، وآخر مع مدير منتج منفصل. في هذا السيناريو، سيربط مخطط المصفوفة مطور البرمجيات بكل مدير يعمل معه، بخطوط عمودية.
ماذا يجب أن يُظهر المخطط التنظيمي؟
يجب أن يُظهر المخطط التنظيمي بشكل مرئي الوضع الهرمي لموظف معين بالنسبة للأفراد الآخرين داخل الشركة. على سبيل المثال، سيكون مساعد المدير دائمًا تحت المدير مباشرة في المخطط، مما يشير إلى أن الأول يقدم تقاريره إلى الأخير.
لماذا يُعتبر المخطط التنظيمي مهمًا؟
توضح المخططات التنظيمية التسلسل الهرمي للمؤسسة، مما يمكن من تحديد مستوى الأقدمية وخطوط السلطة التي ينبغي اتباعها بوضوح. كما يمكنها أن تظهر الأدوار المسؤولة عن المهام، الأقسام، الإدارات، أو المناطق المختلفة. يمكن لهذا أن يزيل الغموض ويحسن التواصل.
ما هي المخططات التنظيمية الأكثر استخدامًا؟
النوعان الأكثر استخدامًا من تنسيقات المخططات التنظيمية هما الهيكلي والمسطح. الهيكلي هو الأكثر شيوعًا ويظهر ترتيب الأفراد بناءً على دورهم في الشركة بترتيب عمودي تنازلي. أما التنسيق المسطح، المعروف أيضًا باسم المخطط التنظيمي "الأفقي"، فيضع جميع الأفراد على مستويات قليلة أو مستوى واحد فقط، وهو مؤشر على قدرة اتخاذ القرارات بشكل مستقل حيث يتم تقاسم هذه السلطة بالتساوي.
كيف يمكنني إنشاء مخطط تنظيمي؟
توجد حزم برمجيات وقوالب ويب متاحة للمساعدة في إنشاء مخطط تنظيمي. يمكنك حتى إنتاج واحد يدويًا. المفتاح هو تصوير التسلسل الهرمي للمنظمة، مع وضع المناصب العليا في الأعلى. تحت كل منصب يجب أن تكون المناصب والأدوار التابعة، والتي قد تكون مقسمة حسب القسم أو الإدارة. اعتمادًا على كيفية هيكلة المنظمة في الواقع، يجب أن يكون المخطط تقريبًا مطابقًا لها.
ما هي الأنواع الأخرى من المخططات التنظيمية؟
تُعتبر المخططات التنظيمية المصفوفية والتقسيمية أقل استخدامًا، لكنها لا تزال فعّالة في تحديد الأدوار. يجمع المخطط التنظيمي المصفوفي الأفراد بناءً على مجموعات مهاراتهم المشتركة، والأقسام التي يعملون فيها، والأشخاص الذين يرفعون تقاريرهم إليهم. يُطلق عليه "مصفوفة" لأنه يُظهر الموظفين والفرق متصلين بأكثر من مدير واحد. أما المخطط التقسيمي فيُظهر تنظيم الشركة بناءً على بعض المعايير المحددة، مثل خط إنتاج معين أو منطقة جغرافية. على سبيل المثال، قد يتم تنظيم شركة تصنيع سيارات بناءً على الأنواع المختلفة من المنتجات التي تقدمها.
الخلاصة
تسمح المخططات التنظيمية بفهم هيكل المنظمة وتسلسلها الهرمي بصريًا. يمكن أن تقدم نظرة عامة على كيفية توزيع المعلومات والتعليمات عبر المنظمات، والتي يمكن أن تتراوح من الهيئات الحكومية إلى الشركات إلى الجيش. تظهر المناصب العليا في أعلى المخطط مع الأدوار التابعة تحتها. سيختلف مظهر المخطط وتدفقه اعتمادًا على حجم المنظمة وكيفية ترتيب أدوارها.