ماذا يعني مصطلح "Per Diem"؟
بدل يومي، من اللاتينية "لكل يوم"، هو مخصص يومي يُدفع للموظف لتغطية التكاليف التي يتكبدها أثناء رحلة عمل. تشمل نفقات الأعمال المغطاة عادةً الإقامة والطعام والنفقات العرضية مثل الرسوم والإكراميات للخدمات.
يمكن أن يشير مصطلح "per diem" أيضًا إلى نظام تعويض يتم فيه دفع أجر للموظف عن كل يوم عمل بدلاً من تلقي راتب أسبوعي.
يفضل العديد من الشركات وموظفيها استخدام بدل يومي ثابت بدلاً من المتطلبات الأكثر عبئًا لتقديم حسابات النفقات المفصلة.
النقاط الرئيسية
- البدلات اليومية هي مخصصات يومية لتكاليف السفر لأغراض العمل.
- تغطي البدلات اليومية النفقات التجارية للإقامة والوجبات والمصروفات العرضية.
- قد توفر الشركات بطاقة ائتمان للشركة، أو تغطية كاملة أو جزئية للنفقات، أو معدلات يومية ثابتة.
- تستخدم معظم الشركات المعدلات القياسية التي تحددها الحكومة الفيدرالية كدليل لمخصصاتها اليومية.
- يشير الدفع اليومي أيضًا إلى التعويض الذي يتلقاه العمال الذين يتم دفعهم عن الأيام التي عملوا فيها.
فهم البدلات اليومية
تحدد كل شركة معدلاتها الخاصة لمدفوعات البدل اليومي، والتي تعوض الموظفين الذين تتطلب وظائفهم السفر.
- المبالغ الثابتة: تقدم العديد من الشركات لموظفيها معدل يومي ثابت محدد. من المتوقع أن يغطي الموظفون جميع أو جزء من تكاليفهم بهذا المبلغ اليومي.
يشير مصطلح "بدل يومي" أيضًا إلى التعويض اليومي الذي يتلقاه بعض العمال. يحصلون على أجورهم بناءً على اليوم أو كمية العمل المنجز، بدلاً من الحصول على راتب منتظم لوظيفة بدوام كامل. عادةً ما يكون هؤلاء العمال على عقود مؤقتة أو قصيرة الأجل. على سبيل المثال، يتم دفع بدل يومي للممرضات المسافرات والمعلمين البدلاء.
بدلات السفر اليومية لموظفي الحكومة
تُحدد البدلات اليومية لموظفي الحكومة الفيدرالية الذين يسافرون للعمل من قبل إدارة الخدمات العامة الأمريكية (GSA). تستخدم الشركات هذا المعدل الفيدرالي اليومي كدليل لسياساتها الخاصة بالبدلات اليومية.
تدخل المعدلات القياسية للسفر المحلي والدولي حيز التنفيذ في الأول من أكتوبر من كل عام. ينطبق المعدل القياسي على حوالي 2,600 مقاطعة في الولايات المتحدة. وتُطبق معدلات غير قياسية، خاصة بالموقع، على 302 منطقة ذات تكلفة عالية.
تُحدد الأسعار من قبل الحكومة بناءً على تكلفة المعيشة في مدينة الشركة. ولهذا السبب تحدد الأسعار لبعض المواقع أعلى أو أقل من السعر القياسي.
بدلات المعيشة اليومية التي تتجاوز المعدل الفيدرالي
المدفوعات اليومية التي تتجاوز المعدلات القياسية التي تحددها الحكومة تتطلب من الموظف دفع ضريبة على المبلغ الزائد. يمكنهم اختيار إعادة أي مبلغ زائد عن المعدل الحكومي إلى الشركة.
يتم تضمين الدفعة الزائدة في المربع 12 من نموذج W-2. عدم تقديم تقرير نفقات الأعمال إلى صاحب العمل خلال 60 يومًا يؤدي عادةً إلى فرض ضريبة على كامل الصرف اليومي.
بدلات المعيشة اليومية تساوي المعدل الفيدرالي
إذا كان البدل اليومي مساويًا أو أقل من معدل البدل اليومي الفيدرالي، فإنه لا يُعتبر جزءًا من أجور الموظف ولا يكون خاضعًا للضريبة. ومع ذلك، يجب على الموظفين تقديم تقرير نفقات الأعمال إلى صاحب العمل لتبرير نفقاتهم.
يجب تقديم التقرير المطلوب إلى صاحب العمل خلال 60 يومًا من انتهاء الرحلة ويجب أن يتضمن المعلومات التالية:
- الغرض التجاري من المصروفات
- التاريخ والوقت والمكان والمبلغ الخاص بالمصروفات
يجب أن يكون التقرير مصحوبًا بإيصالات للنفقات الشخصية. ليس من الضروري أن يقدم الموظفون إيصالات الوجبات والنفقات العرضية إذا كانوا يتلقون بدل يومي، على الرغم من أن خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) تتطلب إيصالات الإقامة.
تظهر المدفوعات غير الخاضعة للضريبة بشكل منفصل عن الدخل الخاضع للضريبة في النموذج W-2.
يُطلب من الموظفين دفع الضرائب على أي مبلغ يتجاوز معدل بدل الإقامة اليومي القياسي الذي تحدده الحكومة الفيدرالية والذي لا يقومون بإعادته.
البدلات اليومية للعاملين لحسابهم الخاص
الأفراد العاملون لحسابهم الخاص يمكنهم فقط استخدام بدل يومي لتكاليف الوجبات. مثل الموظفين الآخرين، يجب على الأشخاص العاملين لحسابهم الخاص الاحتفاظ بسجل لتقارير النفقات التي تثبت تاريخ ومكان وهدف الرحلة التجارية. قد تكون الإيصالات مطلوبة أيضًا في بعض الحالات. لا يزال من الجيد الاحتفاظ بها في حالة الحاجة.
معدلات النفقات اليومية لعام 2024
كما ذُكر سابقًا، يتم تحديد معدلات النفقات اليومية الجديدة من قبل GSA كل عام ويتم إصدارها في الأول من أكتوبر.
بالنسبة لعام 2024، ارتفع معدل الإقامة القياسي من 98 دولارًا في عام 2023 إلى 107 دولارات. معدلات بدل الإقامة للمناطق غير القياسية الحالية، والتي تنطبق على 302 منطقة وعادة ما تكون أعلى من المعدل القياسي، هي عند أو أعلى من معدلات عام 2023 للإقامة.
تظل معدلات بدل الوجبات والمصاريف العرضية (M&IE) اليومية دون تغيير من 59 دولارًا إلى 79 دولارًا كما كانت في عام 2023. كما يظل معدل M&IE القياسي دون تغيير عند 59 دولارًا.
أنواع مدفوعات البدل اليومي
تتعامل كل شركة مع مدفوعات النفقات اليومية بشكل مختلف. قد تصدر بطاقات ائتمان، أو تغطي النفقات بالكامل أو جزئيًا، أو تقدم معدلات يومية ثابتة. قد تطلب من الموظفين تغطية النفقات من جيوبهم الخاصة ثم طلب التعويض. تدفع بعض الشركات النفقات اليومية بشيك كإشارة إلى أنها منفصلة عن دخل الموظف.
قد تغطي مدفوعات "per diem" النفقات التجارية بشكل كامل أو جزئي. قد تستخدم الشركات معدل "per diem" للإقامة والوجبات أو معدل "per diem" لتغطية الوجبات فقط. على سبيل المثال، قد يوفر "per diem" جزئي مبلغ 100 دولار لتغطية الوجبات فقط، بينما يجب دفع نفقات الإقامة والنفقات العرضية من الجيب.
معدلات ثابتة
عادةً ما تدفع الشركة التي تطبق طريقة بدل يومي ثابت للموظف مبلغًا ثابتًا يوميًا. على سبيل المثال، يمكن أن يكون بدل يومي لمستشار تكنولوجيا المعلومات (IT) الذي يعمل لمدة أسبوع في مدينة أخرى 200 دولار في اليوم: 100 دولار للإقامة، 50 دولار للطعام، و50 دولار للتكاليف العرضية.
النفقات العرضية هي التكاليف التي لا يتم تحديدها بشكل محدد ولكنها تكون تحت تصرف الموظفين. قد تشمل تكاليف خدمة الغسيل، استخدام الإنترنت، خدمة الغرف، الإكراميات، والمزيد.
إذا استخدم الموظف سيارة شخصية في رحلة عمل، سيتم تعويضه وفقًا لمعدل تعويض الأميال الخاص بـ IRS. هذا المعدل اختياري ويستخدم لحساب التكاليف القابلة للخصم لتشغيل مركبة لأغراض العمل. لعام 2024، يبلغ المعدل 67 سنتًا لكل ميل، بزيادة قدرها 1.5 سنت عن عام 2023.
النفقات من الجيب
عندما يُطلب من الموظفين دفع نفقاتهم بأنفسهم، عادةً ما تطلب الشركات منهم تقديم مطالبات. إذا تمت الموافقة على المطالبات لهذه النفقات المدفوعة من الجيب، تقوم الشركات بعد ذلك بتعويض موظفيها.
هذه الطريقة تستغرق وقتًا أطول من نظام المخصص اليومي، حيث تتطلب من الموظفين مراجعة المطالبات والإيصالات، والموافقة على طلبات السداد أو رفضها، وإصدار المدفوعات للموظفين.
فوائد المدفوعات اليومية
يمكن للشركات والموظفين الاستفادة من بدلات النفقات اليومية.
- يمكن أن تساعد البدلات اليومية الشركات في وضع ميزانية للمصاريف المستقبلية بدقة أكبر.
- البدلات اليومية تقلل أو تلغي الحاجة لمراجعة وإدارة الإيصالات.
- تُقلل البدلات اليومية من الأعمال الورقية إلى الحد الأدنى لكل من الشركات والموظفين.
- يقومون بتبسيط عملية خصم الضرائب للشركات عند استخدامها للسفر.
- يضمنون أن الموظفين لا يتم فرض ضرائب عليهم على البدلات التي تُعتبر تعويضات.
- يمكن للموظفين الاحتفاظ بالمبالغ الزائدة من البدلات اليومية التي لا ينفقونها (على الرغم من أنهم سيتوجب عليهم دفع ضريبة على هذا الفائض).
ما الذي يؤهل للحصول على دفعة يومية؟
تغطي البدلات اليومية النفقات المتعلقة بـ السفر التجاري، بما في ذلك الإقامة والوجبات والنفقات العرضية مثل الرسوم والخدمات والإكراميات.
لماذا تدفع الشركات بدل يومي؟
دفع معدل يومي هو طريقة أسهل وأكثر كفاءة من حيث التكلفة لتعويض الموظفين عن تكاليف السفر. يتم تجنيب كل من صاحب العمل والموظف عناء حساب كل قرش يتم إنفاقه.
تفضل العديد من الشركات دفع معدل يومي لبعض العمال، مثل الممرضات المتنقلات والمعلمين البدلاء، لأنه أقل عبئًا من إضافتهم إلى نظام الرواتب العادي.
ما هي فوائد البدلات اليومية؟
تغطي مدفوعات "Per diem" بعض نفقات السفر للموظفين التي يجب تعويضها بطريقة ما. يمكن أن تبسط وحتى تلغي الأعمال الورقية للنفقات لكل من الموظفين والشركات. تعتبر قابلة للخصم الضريبي بالنسبة للشركة ولا تُعتبر دخلاً للموظف.
الخلاصة
البدل اليومي هو مخصص يومي يُمنح للموظفين من قبل الشركة لتغطية نفقات معينة أثناء السفر لأغراض العمل. تشمل هذه النفقات الإقامة والوجبات والمصروفات العرضية. في بعض الأحيان، تقوم الشركات بإصدار بطاقة ائتمان للموظفين لدفع نفقات البدل اليومي الخاصة بهم.
غالبًا ما يكون معدل النفقات اليومية للشركة هو نفسه الذي تحدده إدارة الخدمات العامة (GSA). وذلك لأن معدل النفقات اليومية الأعلى للشركة سيتطلب من الموظف دفع ضريبة على المبلغ الذي يتجاوز المعدل الحكومي (ما لم يعيده إلى الشركة). يمكن أن تكون النفقات اليومية وسيلة فعّالة وفعّالة لكل من الشركات والموظفين لإدارة نفقات السفر.