ما هي غرفة البيانات الافتراضية؟
غرفة البيانات الافتراضية (VDR)، والمعروفة أيضًا باسم غرفة الصفقات، هي مستودع آمن عبر الإنترنت لتخزين وتوزيع الوثائق. تُستخدم عادةً خلال عملية الفحص النافي للجهالة التي تسبق عملية الاندماج أو الاستحواذ لمراجعة ومشاركة والإفصاح عن وثائق الشركة.
النقاط الرئيسية
- غرف البيانات الافتراضية، أو VDRs، توجد كوسيلة آمنة لتخزين المستندات التي يحتاج عدة أشخاص للوصول إليها في نفس الوقت.
- تُستخدم غرف البيانات الافتراضية (VDRs) بشكل شائع من قبل الشركات عند الاندماج، أو العمل على مشروع، أو أي مشروع مشترك آخر يتطلب الوصول إلى بيانات مشتركة.
- تعتبر غرف البيانات الافتراضية (VDRs) أكثر أمانًا من الوثائق الورقية حيث لا يوجد خطر فقدانها أثناء النقل أو تدميرها عن طريق الخطأ.
- بشكل عام، يتم تعطيل الإجراءات مثل النسخ والطباعة وإعادة التوجيه في غرف البيانات الافتراضية (VDRs).
فهم غرف البيانات الافتراضية
لقد حلت الغرف الافتراضية للبيانات بشكل متزايد محل الغرف الفيزيائية للبيانات التي كانت تُستخدم تقليديًا للكشف عن الوثائق ومشاركتها. مع العولمة في الأعمال وزيادة التدقيق لتقليل التكاليف، تعتبر الغرف الافتراضية للبيانات بديلاً جذابًا للغرف الفيزيائية. الغرف الافتراضية للبيانات متاحة على نطاق واسع، ومتوفرة فورًا، وأكثر أمانًا.
مع تزايد المخاوف الأمنية وزيادة الحوادث المتعلقة بالاختراقات، يقوم مقدمو خدمات الغرف الافتراضية للبيانات بتطوير قواعد بيانات أكثر تطورًا وموثوقية. ستستخدم عمليات الطرح العام الأولي (Initial public offerings) وعمليات التدقيق والشراكات أو الأعمال الأخرى التي يجب أن تعمل بشكل مشترك وتشارك المعلومات الغرف الافتراضية للبيانات.
استخدامات غرف البيانات الافتراضية
تُعتبر إجراءات الاندماجات والاستحواذات (M&A) الاستخدام الأكثر شيوعًا لـ VDRs. توفر هذه المستودعات مكانًا لإجراء العناية الواجبة اللازمة خلال إتمام الصفقة. تتضمن هذه المعاملات التجارية كميات كبيرة من الوثائق، العديد منها سري ويحتوي على معلومات حساسة. يُعد استخدام VDR وسيلة آمنة وموثوقة لجميع الأطراف المعنية لمراجعة وتبادل الوثائق أثناء مشاركتهم في المفاوضات.
غالبًا ما تتعاون الشركات مع بعضها البعض لإنتاج وتصنيع المنتجات خلال بناء المباني وتقديم الخدمات. يتطلب تشكيل والحفاظ على هذه العلاقات التجارية عقودًا ونقل البيانات بشكل متكرر. توفر الغرف الافتراضية للبيانات مكانًا لتخزين هذه العقود وتجعل المستندات اللازمة لاستمرار الشراكات التجارية متاحة بسهولة. على سبيل المثال، التغييرات التي يجريها المهندس على مخططات البناء تكون متاحة فورًا لجميع المقاولين المشاركين في المشروع.
التدقيق في ممارسات الشركة والامتثال والحسابات هو ممارسة شائعة في جميع الأعمال التجارية. غالبًا ما تكون هذه العملية مشكلة حيث يجب على الموظفين التفاعل مع المنظمين والمراجعين الخارجيين. أيضًا، اليوم العديد من الشركات لديها مكاتب في مواقع نائية وحول العالم في مناطق زمنية مختلفة.
استخدام غرفة البيانات الافتراضية يسمح للمحامين والمحاسبين والمراقبين الداخليين والخارجيين والأطراف الأخرى المهتمة بالحصول على نقطة وصول مركزية. توفير نظام مركزي يقلل من الأخطاء والوقت. كما أنه يوفر شفافية في التواصل. اعتمادًا على نوع التدقيق، يختلف مستوى الوصول والسلطة.
يُعتبر تقديم عرض عام أولي (IPO) مهمة شاقة تتطلب كمية هائلة من الأوراق. مثل عمليات التدقيق، الشفافية أمر ضروري. يجب على الشركات إنشاء وتبادل والاحتفاظ وإدارة كميات كبيرة من الوثائق. وبسبب طبيعة المعاملة، سيكون لدى معظم المستخدمين وصول محدود، مثل "عرض فقط". قد يتم حظر القدرة على النسخ أو الإرسال أو الطباعة.
بديل لغرفة البيانات الافتراضية (VDR)
على الرغم من أن الغرف الافتراضية للبيانات تقدم العديد من الفوائد، إلا أنها ليست مناسبة لكل صناعة. على سبيل المثال، قد تختار بعض الحكومات الاستمرار في استخدام الغرف الفيزيائية للبيانات لتبادل المعلومات شديدة السرية. الأضرار الناتجة عن الهجمات السيبرانية المحتملة واختراقات البيانات تتجاوز الفوائد التي تقدمها الغرف الافتراضية للبيانات. يمكن أن تكون نتائج مثل هذه الأحداث كارثية إذا تمكنت الأطراف المهددة من الوصول إلى المعلومات السرية. في تلك الحالات، لن يكون استخدام غرفة البيانات الافتراضية (VDR) خيارًا.