ما هو خطة استمرارية الأعمال (BCP)؟
خطة استمرارية الأعمال (BCP) هي نظام للوقاية والتعافي من التهديدات المحتملة التي قد تواجه الشركة. تضمن الخطة حماية الأفراد والأصول والقدرة على العمل بسرعة في حالة حدوث كارثة. تم تصميم خطط استمرارية الأعمال لحماية موظفي الشركة وأصولها بحيث يمكنهم العودة إلى العمل كلما حدث اضطراب. يجب اختبار خطط استمرارية الأعمال قبل حدوث حالة طوارئ لضمان فعاليتها وتحديد وتصحيح نقاط الضعف.
النقاط الرئيسية
- خطط استمرارية الأعمال هي أنظمة للوقاية والتعافي من التهديدات المحتملة، مثل الكوارث الطبيعية أو الهجمات الإلكترونية.
- تم تصميم خطة استمرارية الأعمال (BCP) لحماية الأفراد والأصول وضمان قدرتهم على العمل بسرعة عند وقوع الكارثة.
- يجب اختبار خطط استمرارية الأعمال (BCPs) للتأكد من عدم وجود نقاط ضعف يمكن تحديدها وتصحيحها.
فهم خطط استمرارية الأعمال (BCPs)
تُعتبر خطط استمرارية الأعمال (BCPs) جزءًا مهمًا من أي عمل تجاري. فالتعرض للتهديدات أو الانقطاعات أو التوقفات في النشاط التجاري لأي فترة زمنية يعني خسائر وتكاليف أعلى بالإضافة إلى صعوبة البدء من جديد. وهذا يؤدي إلى انخفاض في الربحية، وخسائر مالية، وإمكانية الإفلاس والتصفية.
الهدف من خطة استمرارية الأعمال (BCP) هو إعادة العمل إلى مساره الطبيعي مع القليل من الانقطاع أو بدونه. تتضمن خطة استمرارية الأعمال تحديد جميع المخاطر التي يمكن أن تؤثر على عمليات الشركة، مما يجعلها جزءًا مهمًا من استراتيجية إدارة المخاطر في المنظمة. قد تشمل المخاطر الكوارث الطبيعية (مثل الحرائق، الفيضانات، الأحداث المتعلقة بالطقس، أو الأوبئة)، أعمال الإرهاب، أو الهجمات الإلكترونية. بمجرد تحديد المخاطر، يجب أن تتضمن الخطة أيضًا:
- تحديد كيفية تأثير تلك المخاطر على العمليات
- تنفيذ الضمانات والإجراءات لتخفيف المخاطر
- إجراءات الاختبار لضمان فعاليتها
- مراجعة العملية للتأكد من أنها محدثة.
لا يمكن للشركات الاعتماد على التأمين وحده لأنه لا يغطي جميع التكاليف أو العملاء الذين ينتقلون إلى المنافسة. لهذا السبب يتم تصور خطة استمرارية الأعمال (BCP) بشكل عام مسبقًا وتتضمن مساهمات من أصحاب المصلحة الرئيسيين والموظفين.
فوائد خطة استمرارية الأعمال
الشركات معرضة لمجموعة من الكوارث التي تتراوح في شدتها من بسيطة إلى كارثية. يهدف التخطيط لاستمرارية الأعمال عادةً إلى مساعدة الشركة على الاستمرار في العمل في حالة وقوع كوارث كبيرة مثل الحرائق. تختلف خطط استمرارية الأعمال عن خطط التعافي من الكوارث، التي تركز على استعادة نظام تكنولوجيا المعلومات الخاص بالشركة بعد الأزمة.
فكر في شركة مالية تقع في مدينة كبيرة. قد تقوم بوضع خطة استمرارية الأعمال (BCP) من خلال اتخاذ خطوات تشمل نسخ ملفات الكمبيوتر والعملاء احتياطيًا في موقع خارجي. إذا حدث شيء ما لمكتب الشركة الرئيسي، فإن مكاتبها الفرعية ستظل لديها إمكانية الوصول إلى المعلومات الهامة.
من المهم ملاحظة أن خطة استمرارية الأعمال (BCP) قد لا تكون فعّالة إذا تأثرت نسبة كبيرة من السكان، كما هو الحال في حالة تفشي مرض. ومع ذلك، يمكن لخطة استمرارية الأعمال تحسين إدارة المخاطر — مما يمنع انتشار الاضطرابات. كما يمكنها المساعدة في تقليل وقت تعطل الشبكات أو التكنولوجيا، مما يوفر المال للشركة.
كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال
هناك عدة خطوات يجب أن تتبعها العديد من الشركات لتطوير خطة استمرارية الأعمال (BCP) قوية. وتشمل:
- تحليل تأثير الأعمال: هنا، ستقوم الشركة بتحديد الوظائف والموارد المرتبطة بها التي تكون حساسة للوقت. (المزيد حول هذا أدناه.)
- التعافي: في هذا الجزء، يجب على الشركة تحديد وتنفيذ الخطوات اللازمة لاستعادة الوظائف الأساسية للأعمال.
- المنظمة: يجب إنشاء فريق استمرارية. سيقوم هذا الفريق بوضع خطة لإدارة الاضطراب.
- التدريب: يجب تدريب فريق الاستمرارية واختباره. يجب على أعضاء الفريق أيضًا إكمال التمارين التي تستعرض الخطة والاستراتيجيات.
قد تجد الشركات أيضًا أنه من المفيد إعداد قائمة تحقق تتضمن تفاصيل رئيسية مثل معلومات الاتصال في حالات الطوارئ، وقائمة بالموارد التي قد يحتاجها فريق الاستمرارية، ومكان تخزين البيانات الاحتياطية والمعلومات الأخرى المطلوبة، وأفراد آخرين مهمين.
بالإضافة إلى اختبار فريق استمرارية العمل، يجب على الشركة أيضًا اختبار خطة استمرارية الأعمال (BCP) نفسها. يجب اختبارها عدة مرات لضمان إمكانية تطبيقها على العديد من سيناريوهات المخاطر المختلفة. سيساعد ذلك في تحديد أي نقاط ضعف في الخطة يمكن تصحيحها بعد ذلك.
لكي يكون خطة استمرارية الأعمال ناجحة، يجب أن يكون جميع الموظفين - حتى أولئك الذين ليسوا ضمن فريق الاستمرارية - على دراية بالخطة.
تحليل تأثير استمرارية الأعمال
جزء مهم من تطوير خطة استمرارية الأعمال (BCP) هو تحليل تأثير استمرارية الأعمال. يحدد هذا التحليل تأثيرات تعطل الوظائف والعمليات التجارية. كما يستخدم المعلومات لاتخاذ قرارات حول أولويات واستراتيجيات التعافي.
تقدم وكالة إدارة الطوارئ الفيدرالية (FEMA) ورقة عمل لتقييم الأثر التشغيلي والمالي للمساعدة في إجراء تحليل استمرارية الأعمال. يجب أن يتم إكمال ورقة العمل من قبل مديري الوظائف والعمليات التجارية الذين لديهم معرفة جيدة بالأعمال. ستلخص هذه الأوراق ما يلي:
- التأثيرات - سواء المالية أو التشغيلية - التي تنجم عن فقدان وظائف الأعمال الفردية والعمليات
- تحديد متى يؤدي فقدان وظيفة أو عملية إلى التأثيرات التجارية المحددة.
إكمال التحليل يمكن أن يساعد الشركات في تحديد وإعطاء الأولوية لـ العمليات التي لها التأثير الأكبر على الوظائف المالية والتشغيلية للأعمال. النقطة التي يجب عندها استعادة هذه العمليات تُعرف عمومًا باسم "هدف وقت الاستعادة".
خطة استمرارية الأعمال مقابل خطة التعافي من الكوارث
خطط استمرارية الأعمال (BCPs) وخطط التعافي من الكوارث متشابهة حيث تركز الأخيرة على التكنولوجيا والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. تعتبر خطط استمرارية الأعمال أكثر شمولاً من خطط التعافي من الكوارث لأنها تركز على المنظمة بأكملها، مثل خدمة العملاء وسلسلة التوريد. كما تركز خطط استمرارية الأعمال على تقليل التكاليف أو الخسائر الإجمالية.
خطط التعافي من الكوارث، من ناحية أخرى، تركز فقط على فترات توقف التكنولوجيا والتكاليف المرتبطة بها. يتم تنفيذها في حالات مختلفة، بما في ذلك عند حدوث فشل في الاتصال، أو انقطاع في التيار الكهربائي، أو كارثة طبيعية على سبيل المثال. تميل خطط التعافي من الكوارث إلى إشراك موظفي تكنولوجيا المعلومات فقط، الذين يقومون بإنشاء وإدارة السياسة. ومع ذلك، تميل خطط استمرارية الأعمال (BCPs) إلى إشراك عدد أكبر من الموظفين المدربين على العمليات المحتملة.
لماذا تُعتبر خطة استمرارية الأعمال (BCP) مهمة؟
تتعرض الشركات لمجموعة من الكوارث التي تتراوح في شدتها من بسيطة إلى كارثية، وتعد خطط استمرارية الأعمال (BCPs) جزءًا مهمًا من أي عمل تجاري. تهدف خطط استمرارية الأعمال عادةً إلى مساعدة الشركة على الاستمرار في العمل في حالة التهديدات والانقطاعات. قد يؤدي ذلك إلى خسارة في الإيرادات وتكاليف أعلى، مما يؤدي إلى انخفاض في الربحية. ولا يمكن للشركات الاعتماد على التأمين وحده لأنه لا يغطي جميع التكاليف ولا العملاء الذين ينتقلون إلى المنافسة.
ما الذي يجب أن يتضمنه خطة استمرارية الأعمال (BCP)؟
تشمل خطط استمرارية الأعمال تحديد جميع المخاطر التي يمكن أن تؤثر على عمليات الشركة. يجب أن تحدد الخطة أيضًا كيفية تأثير هذه المخاطر على العمليات وتنفيذ الضمانات والإجراءات لتخفيف المخاطر. يجب أن تكون هناك أيضًا إجراءات اختبار لضمان فعالية هذه الضمانات والإجراءات. وأخيرًا، يجب أن يكون هناك عملية مراجعة للتأكد من أن الخطة محدثة.
ما هو تحليل تأثير استمرارية الأعمال؟
جزء مهم من تطوير خطة استمرارية الأعمال (BCP) هو تحليل تأثير استمرارية الأعمال، والذي يحدد تأثيرات تعطل الوظائف والعمليات التجارية. كما يستخدم المعلومات لاتخاذ قرارات حول أولويات واستراتيجيات التعافي.
تقدم FEMA ورقة عمل لتقييم الأثر التشغيلي والمالي للمساعدة في إجراء تحليل استمرارية الأعمال.
تُلخص هذه الأوراق العمل الآثار—سواء المالية أو التشغيلية—التي تنجم عن فقدان وظائف وعمليات الأعمال الفردية. كما تحدد متى يؤدي فقدان وظيفة أو عملية إلى النتائج المحددة للأعمال.
الخلاصة
يتم إنشاء خطط استمرارية الأعمال للمساعدة في تسريع عملية تعافي المؤسسة عند مواجهة تهديد أو كارثة. تضع الخطة آليات ووظائف لتمكين الموظفين والأصول من تقليل فترة توقف الشركة. تغطي خطط استمرارية الأعمال جميع المخاطر التنظيمية في حالة حدوث كارثة، مثل الفيضانات أو الحرائق.