ما هي مذكرة الخصم؟
إشعار الخصم هو وثيقة تُستخدم وتُصدر من قبل البائع لإبلاغ المشتري بالالتزامات المالية الحالية. يمكن أن يوفر معلومات حول فاتورة قادمة أو يعمل كتذكير للمدفوعات المتأخرة.
يمكن للمشترين أيضًا إنشاء مذكرات خصم عند إعادة البضائع المستلمة على الائتمان. بالنسبة للعناصر المعادة، ستتضمن المذكرات إجمالي الائتمان المتوقع، وجرد العناصر المعادة، وسبب إعادتها.
النقاط الرئيسية
- تُعتبر مذكرة الخصم وثيقة منفصلة عن الفاتورة وتُعلم المشتري بالديون المستحقة.
- يمكن أيضًا إنشاؤه بواسطة المشتري عند إعادة البضائع التي تم شراؤها على الحساب.
- في حالة البضائع المُعادة، ستظهر الملاحظة مبلغ الائتمان، ومخزون البضائع المُعادة، وسبب الإعادة.
- عادةً ما تتضمن مذكرات الخصم اسم وعنوان المشتري والبائع، وتاريخ وتفاصيل السلع والخدمات المعنية.
كيف تعمل مذكرة الخصم
يُستخدم إشعار الخصم عادةً في المعاملات بين الشركات (B2B) التي تتضمن تمديد الائتمان. في هذه المعاملات، يقوم البائع بشحن البضائع إلى المشتري قبل إجراء الدفع.
تُخبر إشعارات الخصم المشتري بأن البائع قد خصم من حسابه. على الرغم من أن السلع الحقيقية تتغير أيديها، إلا أن الأموال الحقيقية لا تُنقل حتى يتم إصدار فاتورة فعلية. بدلاً من ذلك، يتم تسجيل الخصومات والائتمانات في نظام المحاسبة لتتبع المخزون المشحون والمدفوعات المستحقة.
تُعتبر إشعارات الخصم منفصلة عن الفواتير لأنها عادةً ما تكون مُنسقة كرسائل، وقد لا تتطلب دفعًا فوريًا. هذا صحيح بشكل خاص عندما يُعلم إشعار الخصم المشتري بالالتزامات الديونية القادمة بناءً على مبالغ لم يتم إصدار فواتير رسمية بها بعد. informs the buyer of upcoming debt obligations
اعتبارات خاصة
تستخدم بعض الشركات إشعارات الخصم لفوترة العناصر خارج نطاق أعمالها الأساسية. على سبيل المثال، إذا قامت شركة بتأجير جزء من مساحة مستودعها، فقد تصدر إشعار خصم للإيجار. يمكن أيضًا استخدام إشعارات الخصم لتصحيح أخطاء الفواتير. إذا تم تقليل الفاتورة للعميل، فقد يتم إصدار إشعار خصم للمبلغ المفقود.
بالإضافة إلى صيغة الرسالة، قد يتم تقديم إشعارات الخصم أيضًا كإيصالات شحن مع البضائع المسلّمة. بينما قد يتم ذكر المبلغ المستحق، لا يُتوقع الدفع حتى يتم إرسال فاتورة رسمية إلى المشتري. يمكن أن يسمح هذا للمشتري بإرجاع البضائع، إذا لزم الأمر، دون تقديم الدفع أولاً.
في بعض الحالات، قد تُرسل إشعارات الخصم كبطاقات بريدية معلوماتية تعمل فقط كتذكير بـ الدين الذي تراكم على المشتري. قد تكون هذه البطاقات البريدية مفيدة عندما يكون البائع غير متأكد مما إذا كان قد تم استلام أو مراجعة الفاتورة الأصلية، وقد تتضمن تفاصيل حول تسوية الدين، مثل معلومات الاتصال.
بشكل عام، يعتبر البائعون إما إرسال إشعارات الخصم ممارسة تجارية قياسية ويستخدمونها وفقًا للإجراءات الداخلية، أو لا يستخدمونها على الإطلاق. في بعض الأحيان، يمكن للمشتري طلب وثيقة تحتوي على المعلومات الموجودة في إشعار الخصم لتلبية متطلبات حفظ السجلات الداخلية.
ميزات إشعار الخصم
قد تبدو إشعارات الخصم مختلفة بناءً على الجهة المصدرة. ومع ذلك، فإن كل بائع يستخدمها يتضمن بعض المكونات المميزة في هذه الوثائق. فيما يلي قائمة ببعض ميزات إشعار الخصم:
- تاريخ الإصدار
- اسم البائع وعنوانه
- اسم المشتري وعنوانه
- اسم ووصف السلع أو الخدمات
- سعر الوحدة من السلع أو الخدمات
- التكلفة الإجمالية للطلب
تضمن هذه الميزات أن يكون لدى المشتري والبائع سجل واضح للمعاملة.
مذكرة الخصم مقابل مذكرة الائتمان
إشعار المدين يختلف عن إشعار الدائن. إشعار المدين يُعلم المشتري بالدين الذي يدين به، بينما إشعار الدائن يُعلم المشتري بوجود رصيد يُضاف إلى حسابه. إشعارات المدين تزيد من المبلغ المستحق على المشتري، بينما إشعارات الدائن تقلل من مسؤولية المشتري.
يتم إصدار إشعارات الدائن في عدة حالات، بما في ذلك:
- إذا كان هناك خطأ في الفاتورة، مثل خطأ في التسعير
- عندما يتم تغيير الطلب
- إذا تعرضت البضائع للتلف قبل أو أثناء التسليم
- إذا رفض العميل طلبًا
يمكن استخدام إشعارات الدائن لتغطية كل أو جزء من قيمة الفاتورة. ومع ذلك، فإن إشعار الدائن ليس استردادًا نقديًا. إنه يشير إلى أن حساب العميل لديه رصيد مسجل يمكن استخدامه لتعويض تكلفة المشتريات المستقبلية.
لماذا تُصدر إشعارات الخصم؟
قد يقوم البائع بإنشاء وإرسال إشعار مدين إلى العميل لتذكيره بأن الدفع مستحق مقابل السلع والخدمات المقدمة. في حالات أخرى، قد يقوم العميل بإصدار إشعار مدين إلى المورد بشأن تعديل على طلبه، بما في ذلك إجمالي كمية السلع التي تم إرجاعها وقيمتها.
من الذي يرسل إشعار الخصم؟
يرسل البائع أو المورد إشعار خصم إلى المشتري. يُعلم هذا المستند العميل بالتزاماته المالية المتعلقة بأمر الشراء. قد يصدر المشترون أيضًا إشعارات خصم لإبلاغ المورد بأن البضائع المستلمة يتم إرجاعها.
هل تُعتبر مذكرة الخصم نفس الفاتورة؟
ملاحظات الخصم والفواتير هي مستندات متشابهة، لكنها ليست بالضرورة متطابقة.
الفواتير هي مستندات مالية تشير إلى معلومات حول عملية بيع، بما في ذلك السلع والخدمات المباعة، وسعر الوحدة، والتكلفة الإجمالية. قد تتضمن معلومات أخرى مثل اسم وتفاصيل البائع و/أو معلومات عن المشتري.
مذكرة الخصم، من ناحية أخرى، هي وثيقة يعدها البائع وعادة ما تُستخدم لتذكير العملاء بالمدفوعات التي يجب إجراؤها أو بالتعديلات التي أُجريت على الطلب.
الخلاصة
عادةً ما يقوم البائعون والمشترون بإنشاء وتقديم مستندات تتعلق بتبادل السلع والخدمات. يُعتبر إشعار الخصم أحد المستندات التي يمكن للطرفين إرسالها لبعضهما البعض.
تشير مذكرة الخصم إلى أن المشتري لديه دفعة معلقة على طلب، أو يمكن أن تنبه البائع بأن المشتري يقوم بتعديل على شيء قام بطلبه. ومع ذلك، لا تخلط بين هذا والفاتورة، التي هي عبارة عن فاتورة بيع تحتوي على معلومات حول طبيعة البضائع المباعة، وسعرها، والمبلغ الإجمالي للطلب.