ما هو نظام السلفة النقدية؟
الإمبريست هو حساب نقدي تعتمد عليه الشركة لدفع النفقات الصغيرة والروتينية. يتم تجديد الأموال الموجودة في الإمبريست بانتظام للحفاظ على رصيد ثابت.
يمكن أن يشير مصطلح "السلفة النقدية" أيضًا إلى مبلغ نقدي يُعطى لشخص لغرض محدد.
النقاط الرئيسية
- يشير مصطلح "السلفة النقدية" إلى نوع من الحسابات النقدية التي تحتفظ بها الشركة لدفع النفقات الصغيرة أو الروتينية.
- يتم إنشاء رصيد حساب ثابت في حساب السلفة ويتم تعويضه حسب الحاجة عند سحب الأموال لأغراض مثل الرواتب أو السفر أو النفقات الصغيرة.
- نظرًا لطبيعته الصغيرة والثابتة التي يمكن مراقبتها بسهولة، فإن نظام السلفة الدائمة يثني عن النفقات غير المصرح بها أو الباهظة.
كيف يعمل نظام السلفة النقدية؟
النوع الأكثر شهرة من نظام السلفة هو حساب النقدية الصغيرة، والذي يُستخدم لتغطية المعاملات الصغيرة عندما يكون من غير العملي أو غير المناسب إصدار شيكات. تحافظ هذه الحسابات على مبلغ محدد من النقد في الموقع، والذي يمكن استخدامه لتعويض الموظفين ودفع النفقات الصغيرة. عادةً ما يتم إدارة صناديق النقدية الصغيرة من قبل أمناء يقومون بمراقبة الحساب وصرف النقد للموظفين، الذين يقدمون بدورهم إيصالات متعلقة بالأعمال.
قد تُستخدم السلف النقدية أيضًا لتغطية رواتب الموظفين، الأرباح الموزعة، سفر الموظفين، والمكافآت. بعد دفع هذه النفقات، يتم عادةً تعويض الصندوق برأس المال من الحساب البنكي الرئيسي للشركة.
تمنع السلف استخدام الإنفاق غير المصرح به لأن الأموال مخصصة لأغراض محددة. ونتيجة لذلك، تدفع السلف عادةً نفس المبلغ من المال على أساس منتظم، مما يؤدي بشكل مثالي إلى تقريب رصيد الحساب إلى الصفر تقريبًا، قبل أن يتم تجديده تلقائيًا بنفس المبلغ من المال. يجعل هذا النظام من السهل مراقبة النفقات، وتحديد الفروقات، وفي النهاية اكتشاف الاحتيال.
نظام السلفة النقدية
يتضمن نظام السلفة الخطوات التالية:
- يتم إنشاء صندوق نقدي صغير بمبلغ محدد من النقد. يتم تسجيل هذا في دفتر الأستاذ الخاص بالشركة.
- يجب توثيق أي نفقات تُدفع من خلال صندوق النثريات بإيصالات.
- يتم تجديد الصندوق بانتظام مع إيصالات الصرف للحفاظ على رصيد ثابت.
- يتم مراقبة الصندوق عن كثب لأي اختلافات بين النقد المتوقع (استنادًا إلى الوثائق) والنقد الفعلي. إذا وُجدت أي اختلافات، يتم التحقيق فيها.
مستقبل السلف النقدية
مع اعتماد الشركات بشكل متزايد على المعاملات الإلكترونية، فإن نظام السلفة النقدية (imprest) يفقد شعبيته تدريجياً. غالبًا ما يكون استخدام بطاقة ائتمان الشركة أسهل من استخدام السلفة النقدية، لأن البطاقة توفر توثيقًا إلكترونيًا للمعاملات ولا تتطلب إعادة تعبئة أي أموال خارجة.
ما هو استخدام حساب السلفة؟
تحتفظ الشركات بالنقد في نظام السلفة الدائمة لدفع النفقات العرضية مثل اللوازم المكتبية، التعويضات الصغيرة، أو النفقات البسيطة الأخرى. مثل النقدية الصغيرة، لا ينبغي استخدام السلفة الدائمة للنفقات المادية مثل المرافق أو لشراء الأصول للشركة.
من أين تأتي كلمة "imprest"؟
الكلمة مشتقة من الإيطالية القديمة أو اللاتينية الوسطى imprestare، والتي كانت تعني الإقراض. وبالتالي، فإن "imprest" تعني الآن سلفة صغيرة من الأموال تُستخدم للنفقات العرضية، ويجب تجديدها بعد الاستخدام.
كيف يُستخدم مصطلح "الإعتماد المستندي" بطرق أخرى؟
بالإضافة إلى الأموال التي تستخدمها الشركة، قد يشير مصطلح "imprest" أيضًا إلى الأموال المدفوعة لشخص ما للقيام بعمل نيابة عن الحكومة. في هذه الحالة، تقوم الحكومة بتقديم الأموال مقدمًا قبل إتمام العمل.