ما هو النقد الصغير؟
صندوق النقدية الصغيرة هو مبلغ صغير من النقدية الخاصة بالشركة، يتم الاحتفاظ به عادةً في متناول اليد (مثلًا، في درج أو صندوق مقفل)، لدفع النفقات البسيطة أو النفقات العرضية، مثل مستلزمات المكتب أو تعويضات الموظفين.
سيخضع صندوق النقدية الصغيرة لتسويات دورية، مع تسجيل المعاملات أيضًا في البيانات المالية. في الشركات الكبيرة، قد يكون لكل قسم صندوق نقدية صغيرة خاص به.
النقاط الرئيسية
- النقدية الصغيرة هي مبلغ مالي بسيط يكون متاحًا بسهولة لدفع النفقات التي تكون صغيرة جدًا بحيث لا تستحق كتابة شيك أو استخدام بطاقة ائتمان.
- في الشركات الكبيرة، قد يكون لكل قسم صندوق نفقات صغيرة خاص به.
- يمكن استخدام صندوق النفقات الصغيرة لشراء اللوازم المكتبية، أو بطاقات للعملاء، أو الزهور، أو دفع تكاليف غداء مُعدّ للموظفين، أو تعويض الموظفين عن النفقات.
- المزايا الرئيسية للنقدية الصغيرة هي أنها سريعة ومريحة وسهلة الفهم والاستخدام.
- تشمل عيوب صناديق النقدية الصغيرة قابليتها للسرقة وسوء الاستخدام، والحاجة إلى مراقبتها وموازنتها بشكل دوري.
فهم النقدية الصغيرة
يوفر النقد الصغير الراحة للمعاملات الصغيرة التي يكون فيها إصدار شيك أو استخدام بطاقة ائتمان الشركة غير معقول أو غير مقبول. يختلف المبلغ الصغير من النقد الذي تعتبره الشركة نقدًا صغيرًا، حيث تحتفظ العديد من الشركات بمبلغ يتراوح بين 100 و500 دولار كصندوق نقد صغير. تشمل أمثلة المعاملات التي يُستخدم فيها صندوق النقد الصغير:
- اللوازم المكتبية
- بطاقات للعملاء
- الزهور
- دفع تكلفة غداء مُعدّ خصيصًا لمجموعة صغيرة من الموظفين
- تعويض الموظف عن النفقات الصغيرة المتعلقة بالعمل
يتم تعيين أمناء لصندوق النقدية الصغيرة للإشراف على الصندوق. تشمل الواجبات الإشرافية عادةً تطبيق قواعد وأنظمة النقدية الصغيرة، وطلب التجديدات، وصرف الأموال.
متطلبات النقدية الصغيرة
يمكن لاستخدام صندوق النفقات النثرية أن يتجاوز بعض الضوابط الداخلية. ومع ذلك، فإن توفر النفقات النثرية لا يعني أنه يمكن الوصول إليها لأي غرض من قبل أي شخص. تقوم العديد من الشركات بتطبيق ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق. غالبًا ما يتم تفويض عدد قليل من الأفراد للموافقة على الصرف، ولا يمكنهم القيام بذلك إلا للنفقات المتعلقة بأنشطة أو عمليات الشركة المشروعة.
قد يتم تكليف أمين الصندوق الصغير بإصدار الشيك لتمويل درج النقدية الصغيرة وإجراء القيود المحاسبية المناسبة. يتم تكليف أمين النقدية الصغيرة بتوزيع النقد وجمع الإيصالات لجميع المشتريات أو أي استخدامات للأموال. مع انخفاض إجمالي النقدية الصغيرة، يجب أن تزداد الإيصالات وتصل إلى المبلغ الإجمالي المسحوب.
من خلال وجود أمين صندوق للنقدية الصغيرة وحارس للنقدية الصغيرة، تساعد عملية الازدواجية في الحفاظ على أمان الأموال وضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط هم من لديهم حق الوصول إليها.
تسجيل النقدية الصغيرة
عندما يكون صندوق النقدية الصغيرة قيد الاستخدام، يتم تسجيل معاملات النقدية الصغيرة على البيانات المالية. لا يتم إجراء قيود محاسبية عند إجراء المشتريات باستخدام النقدية الصغيرة، بل يتم تسجيل القيود فقط عندما يحتاج المسؤول إلى المزيد من النقدية - وفي مقابل الإيصالات، يتلقى أموالاً جديدة - عندها يتم تسجيل القيود المحاسبية. القيد المحاسبي لإعطاء المسؤول المزيد من النقدية هو خصم لصندوق النقدية الصغيرة وائتمان للنقدية.
إذا كان هناك نقص أو زيادة، يتم تسجيل قيد دفتر يومية في حساب الفائض/النقص. إذا كان صندوق النفقات النثرية يحتوي على فائض، يتم إدخال قيد دائن لتمثيل الربح. وإذا كان صندوق النفقات النثرية يحتوي على نقص، يتم إدخال قيد مدين لتمثيل الخسارة. يُستخدم حساب الفائض أو النقص لتحقيق التوازن الإجباري للصندوق عند التسوية.
توصي دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بملء إيصالات النقدية الصغيرة وإرفاقها بالإيصالات لتسجيل وتوثيق نفقات النقدية الصغيرة.
تسوية النقدية الصغيرة
يتم تسوية صندوق النقدية الصغيرة بشكل دوري للتحقق من أن رصيد الصندوق صحيح. عادةً، عندما ينخفض رصيد النقدية الصغيرة إلى مستوى محدد مسبقًا، يقوم المسؤول عن الصندوق بطلب نقد إضافي من أمين الصندوق. في هذا الوقت، يتم حساب إجمالي جميع الإيصالات للتأكد من أنها تتطابق مع الأموال المصروفة من درج النقدية الصغيرة. إذا كانت هناك حاجة إلى أموال جديدة، يقوم أمين الصندوق بكتابة شيك جديد لتمويل درج النقدية الصغيرة ويأخذ، في المقابل، الإيصالات من المشتريات التي استنفدت النقد.
تضمن عملية التسوية أن يكون الرصيد المتبقي للصندوق مساويًا للفرق بين الرصيد الأصلي مطروحًا منه الرسوم المفصلة على الإيصالات والفواتير. إذا كان الرصيد المتبقي أقل مما ينبغي، فهذا يعني وجود نقص. وإذا كان الرصيد المتبقي أكثر مما ينبغي، فهذا يعني وجود فائض. وعلى الرغم من أنه يمكن أن تكون هناك اختلافات طفيفة، إلا أنه عند عدم التوازن، يجب تحديد مصدر التباين وتصحيحه.
النقدية الصغيرة مقابل النقدية المتوفرة
"النقدية الصغيرة" و"النقدية المتوفرة" تبدوان متشابهتين إلى حد كبير، وهما تتداخلان بالفعل. من بين الاثنين، فإن "النقدية المتوفرة" هو المصطلح الأكثر عمومية.
تشير النقود الصغيرة إلى الأموال النقدية تحديدًا - أي العملات المعدنية والأوراق النقدية - التي تحتفظ بها الشركة في متناول اليد للنفقات الصغيرة، عادةً لأن استخدام النقد أسهل من استخدام الشيكات أو بطاقات الائتمان.
النقد المتاح هو أي نقد يمكن الوصول إليه أو أموال سائلة تمتلكها الشركة. يمكن أن يكون في شكل أموال فعلية، مثل المبالغ التي لم تقم بإيداعها بعد في البنك أو الأوراق النقدية والعملات المعدنية الصغيرة التي تحتفظ بها في صندوق النقد لتقديم الفكة للعملاء. في هذا السياق، الفرق بين النقد المتاح والنقدية الصغيرة يشير إلى مكان الاحتفاظ بالنقود وكيفية استخدامها - حيث تُستخدم النقدية الصغيرة أكثر للاحتياجات/النفقات الداخلية للشركة من قبل الموظفين، بينما يشير النقد المتاح إلى الأموال المستلمة من العملاء أو التي يتم تعويضها لهم.
لكن "النقد المتاح" له معنى أوسع كمصطلح محاسبي. في العالم المالي، يشير أيضًا إلى الأصول السائلة للغاية للشركة - الأموال في الحسابات الجارية أو الحسابات البنكية الأخرى، صناديق سوق المال، أدوات الدين قصيرة الأجل، أو ما يعادل النقد الآخر. وعلى الرغم من أنها ليست نقدًا حرفيًا، إلا أنها أموال يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة، ولهذا السبب تُعتبر "متاحة".
باختصار: كل النقدية الصغيرة هي شكل من أشكال النقدية المتوفرة، ولكن ليست كل النقدية المتوفرة هي نقدية صغيرة.
### مزايا وعيوب النقدية الصغيرة
النقدية الصغيرة لها مزاياها. في كثير من الحالات، يبقى النقد الطريقة الأسرع والأبسط والأسهل لدفع الأشياء. يعمل بشكل جيد لتغطية النفقات الصغيرة العفوية - مثل إكرامية للطفل الذي يوصل البيتزا إلى اجتماع الغداء، أو أجرة التاكسي للموظفين الذين يعملون حتى وقت متأخر. يوفر عناء تعويض الناس أو توقع أن يدفعوا من جيوبهم الخاصة لأشياء متعلقة بالعمل.
يمكن أن يُستخدم الصندوق النقدي الصغير أيضًا للنفقات المتكررة ولكن العادية، مثل شراء الحليب لثلاجة المكتب، أو الطوابع، أو مستلزمات التنظيف.
في حين أنه لا ينبغي أن يكون ممارسة معتادة، يمكن استخدام النقدية الصغيرة في حالات الطوارئ لتوفير الفكة للعملاء إذا كان الصندوق يعاني من نقص.
من ناحية السلبية، يمكن أن تكون سهولة استخدام النقدية الصغيرة مشكلة ومخاطرة. من الصعب تأمين النقدية ومن المستحيل تتبعها؛ فمن السهل جداً أن تختفي الأوراق النقدية دون أثر، حتى لو كنت قد وضعت نظاماً دقيقاً للإيصالات أو القسائم.
هذا يقودنا إلى عيب آخر لصناديق النقدية الصغيرة: الحفاظ عليها، والاحتفاظ بالسجلات، وتسويتها بانتظام، كلها تتطلب عملاً إضافياً من شخص ما. قد يكون هذا إزعاجاً بسيطاً في الشركات الكبيرة التي لديها مدير مكتب أو قسم محاسبة؛ أما بالنسبة للشركات الصغيرة، فقد يشكل ذلك عبئاً.
تزداد المعاملات التجارية بدون استخدام النقد بشكل متزايد، حتى في المتاجر الصغيرة والمطاعم، حيث كانت المشتريات تعتمد تقليديًا بشكل كبير على العملات المعدنية. يقول بعض النقاد إن النقد البسيط أصبح مفهومًا قديمًا. بين بطاقات الائتمان، وبطاقات الخصم، وخدمات الدفع مثل Venmo أو Paypal، والمحافظ الإلكترونية، وطرق الشراء الأخرى بدون تلامس، هناك الكثير من البدائل البسيطة مثل النقد - مع المزايا الإضافية لكونها قابلة للتتبع، وآمنة، وأقل عرضة للسرقة.
غالبًا ما يكون الجانب الأمني مهمًا للشركات الصغيرة، التي لطالما خشيت أن الاحتفاظ بالنقد يعد دعوة للجريمة.
الإيجابيات
ملائم وسهل الفهم
متاح فورًا؛ لا يتطلب تخطيطًا مسبقًا أو تفويضًا.
جيد لحالات الطوارئ/الاحتياجات العفوية
سلبيات
مخاطر الأمان: من الصعب تتبعها وتكون عرضة للاحتيال والسرقة وسوء الاستخدام.
يتطلب المراقبة اليدوية وتسجيل البيانات
قديم الطراز/عفا عليه الزمن
الأسئلة الشائعة حول النقدية الصغيرة
ما هو النقد الصغير وما هي استخداماته؟
النقدية الصغيرة هي الأموال التي تحتفظ بها شركة أو مؤسسة لتسديد المدفوعات الصغيرة، والمشتريات، والتعويضات. سواء كانت هذه المعاملات روتينية أو غير متوقعة، فإنها تكون معاملات يكون فيها كتابة شيك أو استخدام بطاقة ائتمان غير عملي أو غير مريح.
لماذا يُطلق عليه النقدية الصغيرة؟
تأتي الكلمة الإنجليزية "petty" من الكلمة الفرنسية petit، والتي تعني "صغير" أو "قليل". وبالمثل، تعني "petty" شيئًا ثانويًا أو غير مهم. لذا، يشير النقد الصغير إلى مبلغ صغير من المال مخصص للمشتريات البسيطة أو الصغيرة، على عكس النفقات الكبيرة أو الفواتير.
إحدى أقدم استخدامات هذه العبارة تأتي من عمل تعليمي حول إدارة المنزل من قبل بنجامين بيلينجسلي، نصيحة للنساء والفتيات في لندن، الذي يعود تاريخه إلى عام 1678.
ما هو مثال على النقدية الصغيرة؟
عادةً ما يتم الاحتفاظ بالنقدية الصغيرة في درج أو صندوق مقفل أو ظرف كبير. تشمل المشتريات النموذجية للنقدية الصغيرة:
- القهوة، الحلوى، أو الوجبات الخفيفة
- الزهور، بطاقات عيد الميلاد، أو الهدايا الصغيرة الأخرى
- أجرة التاكسي أو أجرة السيارة
- اللوازم المكتبية الصغيرة—الأقلام، الممحاة، الدباسات، إلخ.
- الوجبات المقدمة
هل يُعتبر النقد الصغير مكافئًا للنقد؟
لا. النقدية الصغيرة هي أموال نقدية فعلية: أوراق نقدية وعملات معدنية. ما يعادل النقدية هي أوراق مالية سائلة للغاية وأصول أخرى يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد: صناديق سوق المال، الأوراق التجارية، أو الديون قصيرة الأجل، مثل سندات الخزانة.
ومع ذلك، في البيانات المالية للشركات، يتم إدراج النقدية الصغيرة في قسم "النقد والنقد المعادل" في الميزانية العمومية. لذا يمكن جمع الاثنين معًا بهذا المعنى.
كيف تقوم بموازنة النقدية الصغيرة في المحاسبة؟
في كل مرة تقوم فيها باستخدام صندوق النقدية الصغيرة - أي سحب المال - يجب ملء إيصال أو قسيمة. يعمل هذا كإيصال، حيث يسجل مبلغ السحب، والتاريخ، والغرض، وتفاصيل أخرى. بشكل متزايد، أصبحت هذه القسائم إلكترونية، يتم إدخالها في جدول بيانات أو دفتر حسابات رقمي. ولكن يمكن أن يكون من المفيد الاحتفاظ بالقسائم الورقية أيضًا، إلى جانب الإيصالات من المشتريات أو المدفوعات (إذا كان ذلك ممكنًا).
بعد فترة محددة—عادةً في نفس الوقت كل شهر أو أسبوع—يحين الوقت لتسوية أو موازنة حساب الصندوق النثري. أولاً، قم بتدوين المبلغ الحالي في الصندوق. ثم اطرح هذا المبلغ من الرصيد الابتدائي. هذه الحصيلة هي إجمالي المبلغ المسحوب من الحساب خلال تلك الفترة الزمنية.
بعد ذلك، قم بجمع إجمالي المبالغ لجميع الإيصالات المستحقة (بالإضافة إلى الإيصالات المرفقة). يجب أن يكون هذا الرقم هو نفسه المبلغ المسحوب الذي قمت بحسابه من خلال أرصدة الحساب في البداية والنهاية. ويجب أن يكون المبلغ النقدي الذي لديك في صندوق التخزين أو الدرج هو نفسه الرصيد الحالي للحساب.
إذا لم تتطابق، ستحتاج إلى التحقيق في السبب: هل كان هناك خطأ رياضي؟ هل هناك إيصال مفقود أو غير صحيح؟
عادةً ما يحدث موازنة حساب النقدية الصغيرة عندما يحتاج الصندوق إلى إعادة تعبئة. يقوم المسؤول عن النقدية الصغيرة بإحضار جميع الإيصالات أو القسائم إلى محاسب الشركة أو أمين الصندوق أو المحاسب. يتم تسجيل إيصالات النقدية الصغيرة في دفتر الأستاذ العام للشركة كائتمانات لحساب النقدية الصغيرة، وربما كخصومات لعدة حسابات مصاريف مختلفة. عندما يتم إعادة تعبئة صندوق النقدية الصغيرة، عادةً عن طريق سحب شيك صادر عن الشركة، يتم تسجيله كخصم لحساب النقدية الصغيرة وكائتمان لحساب النقد.
الخلاصة
النقدية الصغيرة هي مبلغ صغير من المال يُحتفظ به في مقر العمل أو الشركة لدفع النفقات والاحتياجات البسيطة، وعادةً لا يتجاوز بضع مئات من الدولارات. على الرغم من سهولة فهمها وبساطتها في الاستخدام، إلا أن النقدية الصغيرة عرضة للإساءة، وسهلة الفقدان، ومعرضة للسرقة. يشعر البعض أنه في المجتمع المعاصر، أصبح صندوق النقدية الصغيرة قديمًا: حيث توجد العديد من البدائل للمشتريات الصغيرة التي تكون أكثر أمانًا وبنفس القدر من السهولة.