ما هو الفرق بين الفائض والعجز؟
الفائض والعجز—غالبًا ما يُطلق عليه "الفائض النقدي والعجز"—هو مصطلح محاسبي يشير إلى وجود تباين بين الأرقام المبلغ عنها من قبل الشركة (من سجلات مبيعاتها أو إيصالاتها) والأرقام المدققة. كما أن المصطلح هو اسم لحساب في دفتر الأستاذ العام للشركة—حساب الفائض النقدي والعجز.
يتعلق هذا المصطلح بشكل أساسي بالأعمال التي تعتمد بشكل كبير على النقد في قطاعات البيع بالتجزئة والبنوك، وكذلك تلك التي تحتاج إلى التعامل مع النقدية الصغيرة. إذا ارتكب أمين الصندوق أو موظف البنك خطأً بإعطاء الكثير أو القليل من الباقي، على سبيل المثال، فإن العمل سيواجه موقف "نقص نقدي" أو "زيادة نقدية" في نهاية اليوم.
النقاط الرئيسية
- في المحاسبة، يشير مصطلح "الفائض والعجز" أو "النقدية الفائضة والعجز" إلى وجود تفاوت بين الأرقام المعلنة للشركة والأرقام المدققة.
- كما أنه اسم الحساب الذي تسجل فيه الشركة هذه الفروقات النقدية.
- يحدث الفائض والعجز غالبًا في قطاعي التجزئة والبنوك.
مثال على الفائض والعجز
افترض أنني أعمل كصراف في متجر لبيع الأدوات الرياضية. قمت بتسجيل زوج من بنطلونات اليوغا بسعر 95 دولارًا بشكل صحيح، لكنني أخطأت في حساب النقود التي تلقيتها مقابل البنطلونات. أعطاني العميل دون قصد 96 دولارًا للشراء، وهو خطأ لم نلاحظه نحن الاثنين. سيظهر النظام المحاسبي 95 دولارًا في المبيعات المسجلة ولكن 96 دولارًا من النقد المحصل. يذهب الفرق البالغ دولارًا واحدًا إلى حساب النقد الزائد أو الناقص. سيكون القيد المحاسبي لهذه العملية هو خصم النقد بمقدار 96 دولارًا، وقيد المبيعات بمقدار 95 دولارًا، وقيد النقد الزائد أو الناقص بمقدار دولار واحد.
العكس صحيح بالنسبة للمعاملات التي تنتج عن نقص في النقد shortages. افترض نفس الحالة باستثناء أنني أتلقى 94 دولارًا بدلاً من 96 دولارًا من عملية البيع. الآن يتم خصم النقد بمقدار 94 دولارًا، ويتم قيد حساب المبيعات بمقدار 95 دولارًا، ويتم خصم حساب النقد الزائد والناقص بمقدار 1 دولار.
ما الذي يسبب حوادث الفائض أو العجز النقدي؟
يمكن أن يؤدي التلاعب الداخلي إلى أن تكون الشركة في حالة فائض أو نقص في حساباتها. ومع ذلك، عادةً ما يكون السبب ناتجًا عن خطأ بشري بسيط. يمكن أن يتسبب موظف يقوم بتسجيل عملية بيع بشكل غير صحيح أو يرتكب خطأ آخر، مثل عد النقود بشكل خاطئ، في حدوث تباين بين سعر بيع البضائع والمبلغ المحصل والمبلغ المسجل في نظام المحاسبة.
وظيفة حساب النقدية الزائدة أو الناقصة
يجب على الشركة تسجيل حالات الفروقات النقدية في حساب واحد يسهل الوصول إليه. يجب تصنيف هذا الحساب الخاص بالفروقات النقدية كحساب في قائمة الدخل، وليس كحساب مصروفات، لأن الأخطاء المسجلة يمكن أن تزيد أو تقلل من أرباح الشركة في قائمة الدخل الخاصة بها.
قد تستخدم الشركة البيانات الموجودة في حساب النقدية الزائدة أو الناقصة لتحديد سبب عدم توافق مستويات النقدية ومحاولة تقليل عدد حالات النقدية الزائدة أو الناقصة من خلال استخدام إجراءات أفضل، وضوابط، وتدريب الموظفين. وبالتالي، يعمل هذا الحساب بشكل أساسي كوسيلة رقابية كشفية—وهو مصطلح محاسبي لنوع من الرقابة الداخلية التي تهدف إلى اكتشاف المشاكل، بما في ذلك أي حالات احتيال، ضمن عمليات الشركة.