ما هو دفتر الأستاذ العام؟
يمثل دفتر الأستاذ العام نظام حفظ السجلات للبيانات المالية لشركة ما، حيث يتم التحقق من سجلات الحسابات المدينة والدائنة بواسطة ميزان المراجعة. يوفر دفتر الأستاذ العام سجلاً لكل معاملة مالية تحدث خلال حياة الشركة التشغيلية ويحتوي على معلومات الحساب اللازمة لإعداد البيانات المالية للشركة. يتم فصل بيانات المعاملات، حسب النوع، إلى حسابات للأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.
النقاط الرئيسية
- دفتر الأستاذ العام هو أساس نظام المحاسبة مزدوج القيد للشركة.
- تشمل حسابات دفتر الأستاذ العام جميع بيانات المعاملات اللازمة لإعداد بيان الدخل والميزانية العمومية والتقارير المالية الأخرى.
- تُعتبر معاملات دفتر الأستاذ العام ملخصًا للمعاملات التي تم تسجيلها كقيود يومية في حسابات الدفاتر الفرعية.
- ميزان المراجعة هو تقرير يسرد كل حساب من حسابات دفتر الأستاذ العام ورصيده، مما يجعل من السهل التحقق من التعديلات وتحديد الأخطاء.
كيف يعمل دفتر الأستاذ العام
دفتر الأستاذ العام هو الأساس لنظام يستخدمه المحاسبون لتخزين وتنظيم البيانات المالية المستخدمة لإنشاء البيانات المالية للشركة. يتم تسجيل المعاملات في حسابات دفتر الأستاذ الفرعية الفردية، كما هو محدد في دليل الحسابات الخاص بالشركة.
يتم بعد ذلك إغلاق المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام، ويقوم المحاسب بإعداد ميزان المراجعة، الذي يعمل كـ تقرير لميزان كل حساب في دفتر الأستاذ. يتم فحص ميزان المراجعة للتأكد من عدم وجود أخطاء ويتم تعديله عن طريق إدخال قيود إضافية ضرورية، ثم يُستخدم ميزان المراجعة المعدل لإعداد البيانات المالية.
كيف يعمل دفتر الأستاذ العام مع المحاسبة مزدوجة القيد
يُستخدم دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تعتمد على طريقة القيد المزدوج في المحاسبة، مما يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على حسابين فرعيين على الأقل، وكل قيد يحتوي على عملية خصم واحدة على الأقل وعملية ائتمان واحدة. تُسمى المعاملات ذات القيد المزدوج "قيود اليومية"، وتُسجل في عمودين، حيث تكون قيود الخصم على اليسار وقيود الائتمان على اليمين، ويجب أن يتوازن إجمالي جميع قيود الخصم والائتمان.
المعادلة المحاسبية، التي تشكل الأساس للمحاسبة المزدوجة، هي كما يلي: accounting equation
الأصول − الخصوم = حقوق المساهمين
الأصول - الخصوم = حقوق المساهمين
الأصول − الخصوم = حقوق المساهمين
يتبع الميزانية العمومية هذا التنسيق ويعرض المعلومات على مستوى الحسابات التفصيلية. على سبيل المثال، تعرض الميزانية العمومية عدة حسابات أصول، بما في ذلك النقدية والحسابات المدينة، في قسم الأصول قصيرة الأجل.
تعمل طريقة المحاسبة المزدوجة بناءً على متطلبات معادلة المحاسبة التي تنص على أن المعاملات المسجلة في الحسابات على يسار علامة المساواة في الصيغة يجب أن تساوي إجمالي المعاملات المسجلة في الحساب (أو الحسابات) على اليمين. حتى إذا تم تقديم المعادلة بشكل مختلف (مثل الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين)، فإن قاعدة التوازن دائمًا تنطبق.
ماذا يخبرك دفتر الأستاذ العام؟
يتم تجميع وتلخيص تفاصيل المعاملات الموجودة في دفتر الأستاذ العام على مستويات مختلفة لإنتاج ميزان المراجعة، وقائمة الدخل، والميزانية العمومية، وبيان التدفقات النقدية، والعديد من التقارير المالية الأخرى. يساعد هذا المحاسبين وإدارة الشركة والمحللين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين في تقييم أداء الشركة بشكل مستمر.
عندما ترتفع النفقات في فترة معينة، أو تسجل الشركة معاملات أخرى تؤثر على إيراداتها أو صافي دخلها أو غيرها من المؤشرات المالية الرئيسية، غالبًا ما لا تعكس بيانات القوائم المالية القصة الكاملة. في حالة أنواع معينة من الأخطاء المحاسبية، يصبح من الضروري العودة إلى دفتر الأستاذ العام والتعمق في تفاصيل كل معاملة مسجلة لتحديد المشكلة. في بعض الأحيان، قد يتطلب ذلك مراجعة العشرات من قيود اليومية، ولكن من الضروري الحفاظ على قوائم مالية للشركة خالية من الأخطاء وموثوقة.
مثال على معاملة في الميزانية العمومية
إذا استلمت شركة دفعة من عميل مقابل فاتورة بقيمة 200 دولار، على سبيل المثال، يقوم محاسب الشركة بزيادة حساب النقدية بمدين قدره 200 دولار ويكمل القيد بائتمان، أو تخفيض، قدره 200 دولار في حسابات القبض. تكون مبالغ المدين والدائن المسجلة متساوية.
في هذه الحالة، يتم زيادة حساب أصول واحد (النقد) بمقدار 200 دولار، بينما يتم تقليل حساب أصول آخر (الحسابات المدينة) بمقدار 200 دولار. النتيجة الصافية هي أن الزيادة والنقصان يؤثران فقط على جانب واحد من معادلة المحاسبة. وبالتالي، تظل المعادلة متوازنة.
مثال على معاملة في قائمة الدخل
يتبع بيان الدخل صيغة خاصة به، والتي تعمل كما يلي. عندما تتلقى الشركة دفعة من عميل مقابل بيع منتج، يتم تسجيل النقد المستلم في صافي المبيعات جنبًا إلى جنب مع الإيصالات من المبيعات الأخرى والعوائد. يتم طرح تكلفة المبيعات من هذا المجموع للحصول على الربح الإجمالي لتلك الفترة المالية.
سيشمل بيان الدخل أيضًا حساب نفقات أخرى، مثل نفقات البيع والعمومية والإدارية، والاستهلاك، والفائدة، وضرائب الدخل. الفرق بين هذه التدفقات الداخلة والخارجة هو صافي الدخل للشركة لفترة التقرير.
ما هو الغرض من دفتر الأستاذ العام؟
في المحاسبة، يُستخدم دفتر الأستاذ العام لتسجيل المعاملات الجارية للشركة. داخل دفتر الأستاذ العام، يتم تنظيم البيانات المتعلقة بالمعاملات إلى أصول، التزامات، إيرادات، مصروفات، وحقوق الملكية. بعد إغلاق كل دفتر فرعي، يقوم المحاسب بإعداد ميزان المراجعة. تُستخدم هذه البيانات من ميزان المراجعة بعد ذلك لإنشاء البيانات المالية للشركة، مثل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، قائمة التدفقات النقدية، وتقارير مالية أخرى.
هل دفتر الأستاذ العام جزء من طريقة القيد المزدوج في المحاسبة؟
نعم، تستخدم الشركة التي تعتمد على طريقة القيد المزدوج في المحاسبة طريقة دفتر الأستاذ العام لتخزين البيانات المالية للشركة. تحديدًا، القيد المزدوج هو عندما تؤثر كل معاملة على الأقل على معاملة واحدة في الجانب المدين ومعاملة واحدة في الجانب الدائن. بمعنى آخر، تظهر كل معاملة في عمودين، عمود المدين وعمود الدائن، ويجب أن تتوازن المجموعات. وفقًا لهذه القاعدة التوازنية، ينطبق المعادلة التالية:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
- الأصول - الخصوم = حقوق المساهمين.
ما هو مثال على قيد دفتر الأستاذ العام؟
ضع في اعتبارك المثال التالي حيث تتلقى شركة دفعة قدرها 1,000 دولار من عميل مقابل خدماتها. سيقوم المحاسب بعد ذلك بزيادة عمود الأصول بمقدار 1,000 دولار وطرح 1,000 دولار من الحسابات المستحقة القبض. تظل المعادلة متوازنة، حيث أن الزيادة والنقصان المكافئين يؤثران على جانب واحد - جانب الأصول - من معادلة المحاسبة.