ما هو مخطط تقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT)؟
مخطط تقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT) هو تمثيل بياني للجدول الزمني لمشروع يعرض جميع المهام الفردية اللازمة لإكمال المشروع. ببساطة، مخطط PERT هو أداة لإدارة المشاريع تتيح للمستخدمين رسم الجدول الزمني للمشروع وتفصيل المهام الفردية. هذا يعني أن مخطط PERT يسمح للمستخدمين بتوصيل تعليمات المشروع وتحديد الجداول الزمنية والمواعيد النهائية للمشاريع من بين أمور أخرى.
النقاط الرئيسية
- تم إنشاء مخططات PERT لأول مرة من قبل مكتب المشاريع الخاصة للبحرية الأمريكية في الخمسينيات من القرن الماضي لتوجيه مشروع الغواصة النووية بولاريس.
- يستخدم مخطط PERT دوائر أو مستطيلات تُسمى العقد لتمثيل أحداث أو معالم المشروع. ترتبط هذه العقد بواسطة متجهات، أو خطوط، تمثل المهام المختلفة واعتماديتها.
- تتيح خريطة PERT للمديرين تقييم الوقت والموارد اللازمة لإدارة مشروع.
كيف تعمل مخططات تقنية تقييم البرامج (PERT)
يستخدم مخطط PERT دوائر أو مستطيلات، تُسمى العقد، لتمثيل أحداث أو معالم المشروع. يمكن إنشاء مخطط باستخدام أنواع مختلفة من البرامج. يشمل ذلك برامج الكمبيوتر المتخصصة المصممة لإنشاء مخططات PERT أو حتى برنامج بسيط مثل Microsoft Excel.
العقد في مخطط PERT مرتبطة بواسطة متجهات أو خطوط تمثل مهام مختلفة. المهام التابعة هي العناصر التي يجب تنفيذها بطريقة محددة. على سبيل المثال، إذا تم رسم سهم من المهمة رقم 1 إلى المهمة رقم 2 على مخطط PERT، يجب إكمال المهمة رقم 1 قبل أن يبدأ العمل على المهمة رقم 2.
العناصر في نفس مرحلة الإنتاج ولكن على خطوط مهام مختلفة داخل مشروع تُعرف بالمهام المتوازية. إنها مستقلة عن بعضها البعض وتحدث في نفس الوقت.
يبدو مخطط PERT المصمم بشكل جيد كما يلي:
يقوم مدير المشروع بإنشاء مخطط PERT لتحليل جميع مهام المشروع مع تقدير الوقت المطلوب لإكمال كل منها. باستخدام هذه المعلومات، يمكن لمدير المشروع تقدير الحد الأدنى من الوقت المطلوب لإكمال المشروع بأكمله.
تساعد هذه المعلومات المدير أيضًا في تطوير ميزانية المشروع وتحديد الموارد اللازمة لإنجاز المشروع.
قد يجعل مخطط PERT من السهل رؤية وتتبع المسار الحرج للمشروع. المسار الحرج هو الحد الأدنى من الوقت اللازم لإكمال المشروع، بناءً على أطول مسار من البداية إلى النهاية.
كيفية تفسير مخطط PERT
مخطط PERT هو تمثيل بصري لسلسلة من الأحداث التي يجب أن تحدث ضمن نطاق عمر المشروع. يشير اتجاه الأسهم إلى تدفق وتسلسل الأحداث المطلوبة.
تمثل الخطوط المنقطة للأنشطة الأنشطة الوهمية. هذه العناصر موجودة على مسار PERT آخر. يتم تخصيص الأرقام وتوزيعات الوقت وعرضها داخل كل متجه.
تحتوي هذه الرسوم البيانية على تعريفات ومصطلحات مميزة، وأهمها هو التنبؤ بالمدة التي ستستغرقها لإتمام مشروع ما:
- الوقت المتفائل يشير إلى أقصر مدة.
- الوقت المتشائم هو أطول وقت قد يستغرقه الأمر.
- يشير الوقت الأكثر احتمالاً إلى تقدير معقول لأفضل سيناريو ممكن.
- يأخذ الوقت المتوقع في الاعتبار المشاكل والعقبات.
مزايا وعيوب مخططات بيرت (PERT)
كأداة لإدارة المشاريع، تتمتع مخططات PERT بمزايا وعيوب مميزة.
المزايا
تسمح خريطة PERT للمدير بتقييم الوقت والموارد اللازمة لإكمال مشروع ما. كما تتيح للمدير تتبع الأصول المطلوبة خلال أي مرحلة من مراحل الإنتاج في مسار المشروع.
يتضمن تحليل PERT البيانات والمعلومات المقدمة من عدد من الأقسام. هذا الجمع بين المعلومات يشجع على تحمل المسؤولية من قبل الأقسام ويحدد جميع الأطراف المسؤولة عبر المنظمة.
كما أنه يحسن التواصل أثناء المشروع ويسمح للمؤسسة بالالتزام بالمشاريع التي تتعلق بموقعها الاستراتيجي.
تُعتبر مخططات PERT أداة مفيدة لتحليل "ماذا لو" what-if analyses. فهم الاحتمالات المتعلقة بتدفق موارد المشروع والمعالم الرئيسية يمكّن الإدارة من تحقيق المسار الأكثر كفاءة وفائدة للمشروع.
العيوب
المعلومات التي تدخل في مخطط PERT يمكن أن تكون ذات طابع شخصي للغاية. قد تتضمن بيانات غير موثوقة أو تقديرات غير معقولة للتكلفة أو الوقت.
مخططات PERT تركز على المواعيد النهائية وقد لا تعبر بشكل كامل عن الوضع المالي للمشروع.
إن إنشاء مخطط PERT يتطلب جهدًا كبيرًا، كما أن الحفاظ على المعلومات وتحديثها يتطلب وقتًا وموارد إضافية. يتطلب مخطط PERT مراجعة مستمرة للمعلومات المقدمة، بالإضافة إلى التقييم المستقبلي لموقع المشروع، ليكون ذا قيمة.
الإيجابيات
يمكن للمديرين تقييم الوقت والموارد اللازمة لإكمال المشروع.
يمكن تتبع الأصول المطلوبة خلال مسار المشروع.
يدمج البيانات والمعلومات من جميع الأقسام
يحسن التواصل
مدخلات مفيدة لتحليلات ماذا لو
سلبيات
قد تتضمن بيانات غير موثوقة أو تقديرات غير معقولة
قد لا يعكس بشكل كامل الوضع المالي للمشروع.
يتطلب الكثير من الوقت والجهد وتحديد موقع المشروع.
مخطط PERT مقابل مخطط Gantt
يعود تاريخ مخطط جانت إلى فترة أبعد من مخطط بيرت. قام المهندس الميكانيكي الأمريكي هنري جانت بتصميمه في وقت ما في العقد الثاني من القرن العشرين، ولا يزال هو المخطط الأكثر استخدامًا في إدارة المشاريع.
مثل مخطط PERT، يُعتبر مخطط Gantt تمثيلاً بيانيًا لجدول زمني للمشروع. يُعرض كمخطط شريطي أفقي، حيث يسجل تواريخ البدء والانتهاء لكل عنصر من عناصر المشروع ويشير إلى الترابطات بينها. تُستخدم المخططان بطرق متشابهة:
- كلاهما يُستخدم لتعريف جميع المهام الرئيسية التي يجب أن تحدث لإكمال المشروع.
- كلاهما مفيد في تحديد الوقت والمال والموارد المطلوبة.
- يمكن استخدام كلاهما لمراقبة تقدم المشروع حتى اكتماله.
لم تكن الإصدارات الأولى من مخطط جانت تُظهر التبعيات. بمعنى أنها لم تُظهر كيف يمكن أن يؤدي تأخير في إتمام مهمة واحدة إلى تأخير بدء مهمة أخرى، مما قد يؤدي إلى خروج المشروع بأكمله عن الجدول الزمني. وقد تم تصحيح هذا في الإصدارات اللاحقة من مخطط جانت.
مثال على مخطط PERT
تم إنشاء مخططات PERT لأول مرة من قبل مكتب المشاريع الخاصة التابع للبحرية الأمريكية في الخمسينيات لتوجيه مشروع صواريخ بولاريس الباليستية للأسطول. باستخدام نموذج PERT، تمكن مدراء مشاريع البحرية من:
- تقييم تقدم مشاريعهم
- تحديد صحة جداولهم
- تقدير تأثير التغييرات المقترحة على الخطط الموضوعة
لقد أدى النجاح الأولي لاستخدام مخططات PERT إلى استخدامها منذ ذلك الحين في العديد من الصناعات.
ما هي المكونات الرئيسية لمخطط PERT؟
يعرض مخطط PERT جميع المخرجات الرئيسية اللازمة لإكمال المشروع. يوضح مقدار الوقت والموارد المطلوبة لأداء كل مهمة والشخص أو القسم المسؤول عن كل منها. يتم عرض المخرجات أو المهام الرئيسية بأسهم تشير إلى الترتيب الذي يجب إكمال كل منها فيه، والاعتماديات بينها.
كيف يمكنني إنشاء مخطط PERT؟
يمكن استخدام Microsoft Excel لإنشاء مخطط PERT. كما تتوفر برامج مخصصة تحتوي على قوالب جاهزة مثل Lucidchart.
لماذا قد أستخدم مخطط PERT بدلاً من مخطط Gantt؟
يتطلب مخطط PERT من مدير المشروع التفكير في ثلاثة جداول زمنية محتملة: الوقت المتفائل هو أقصر طريق ممكن لإكمال المشروع. الوقت المتشائم هو الأطول الذي قد يستغرقه إذا سارت الأمور بشكل خاطئ. الوقت الأكثر احتمالاً هو تقدير معقول لأفضل سيناريو ممكن.
منذ البداية، قام مدير المشروع بتحديد النتيجة المثالية للمشروع ولكنه أيضًا حدد العوائق المحتملة لتحقيق تلك النتيجة.
الخلاصة
يمكن أن يكون إدارة المشاريع مهمة شاقة وصعبة للغاية. ولكن هناك أدوات يمكن للمديرين استخدامها للمساعدة في جعل العملية أكثر سلاسة. يمكن أن يساعد مخطط PERT مديري المشاريع في رسم خريطة زمنية للمشروع بشكل مرئي من خلال تسليط الضوء على جميع المهام المعنية. كما يساعد المديرين من خلال وضع تعليمات المشروع والجدول الزمني اللازم لإكمال كل مهمة فردية. يمكن إنشاء المخططات باستخدام برامج حاسوبية متخصصة أو حتى باستخدام Microsoft Excel.