ما هي المؤتمرات الصحفية؟
المؤتمر الصحفي هو حدث يُنظم لتوزيع المعلومات رسميًا والإجابة على أسئلة وسائل الإعلام. كما يتم الإعلان عن المؤتمرات الصحفية استجابةً لقضايا معينة تتعلق بالعلاقات العامة.
عادةً ما تُدار المؤتمرات الصحفية للشركات من قبل الإدارة التنفيذية للشركة أو مسؤول الاتصال الصحفي أو مسؤول الاتصالات. نظرًا للموارد المحدودة، خاصةً خلال فترة الإعلان عن الأرباح الفصلية أو السنوية، قد يكون من الصعب جذب انتباه وسائل الإعلام الكبرى إلا إذا كان لدى الشركة إعلان فريد أو يستحق النشر.
تُعقد المؤتمرات الصحفية من قبل الشركات والمؤسسات التجارية الأخرى، والسياسيين، والمسؤولين الحكوميين الآخرين.
النقاط الرئيسية
- المؤتمرات الصحفية هي أحداث يتم فيها توزيع المعلومات ويمكن لوسائل الإعلام طرح الأسئلة.
- تُعقد هذه الفعاليات للرد على الأخبار الإيجابية والسلبية، أو لإطلاق المنتجات، أو لإعلام وسائل الإعلام والجمهور بأي معلومات أخرى عن الشركة.
- يتم الإعلان عن معظم المؤتمرات الصحفية من خلال بيان صحفي، وهو بيان مكتوب بعناية يوضح طبيعة المؤتمر.
- تُعقد المؤتمرات الصحفية عادةً بواسطة الإدارة التنفيذية للشركة أو مسؤول الاتصال الصحفي أو مسؤول الاتصالات.
- يمكن للشركات الأقل شهرة عقد مؤتمرات صحفية لزيادة الوعي بالعلامة التجارية، بينما يمكن للشركات الراسخة مشاركة الأخبار بأفضل صورة ممكنة وزيادة مكانتها.
فهم المؤتمر الصحفي
تُعقد المؤتمرات الصحفية من قبل الشركات أو الأفراد ويحضرها وسائل الإعلام. خلال الحدث، قد يتحدث واحد أو أكثر من المتحدثين إلى الحضور. قد يتمكن الصحفيون بعد ذلك من طرح الأسئلة.
قبل انعقاد المؤتمر الصحفي، قد تصدر الشركة بيانًا صحفيًا يوضح طبيعة الحدث. في بعض الأحيان، يتم إصدار هذه البيانات بوقت طويل قبل المؤتمر.
تملك الشركة الفرصة لتقديم قصة إخبارية في أفضل صورة ممكنة من خلال دعوة الصحافة إلى أحداث خاصة. في حالات أخرى، قد ترغب الشركات الأقل شهرة في زيادة مكانتها في وسائل الإعلام عن طريق تسهيل تغطية وكالات الأنباء لأحداث الشركة.
من خلال الحصول على تغطية إعلامية إيجابية، تتمكن الشركات من تحقيق زيادة في التعرف على العلامة التجارية والسلطة في السوق، وعادةً بتكلفة أقل بكثير مما يتطلبه الأمر لحملة إعلانية واسعة النطاق.
المؤتمرات الصحفية تُعرف أيضًا بالمؤتمرات الإخبارية. عندما لا يكون هناك بيان رسمي أو لا يُسمح بطرح الأسئلة، يُطلق على الحدث اسم جلسة تصوير.
لماذا نعقد مؤتمرًا صحفيًا؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تختار عقد المؤتمرات الصحفية. قد يتم استدعاؤها للقيام بأي من الأمور التالية:
- أعلن عن مغادرة أو إضافة مسؤول تنفيذي جديد.
- كشف النقاب عن منشأة إنتاج جديدة
بالطبع، هذه مجرد بعض الحالات التي قد تدعو فيها الشركة إلى مؤتمر صحفي. في بعض الأحيان، قد تقوم الشركات بتوقيت مؤتمراتها الصحفية قبل أن تنتشر أي أخبار. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للتقدم على أي أخبار سلبية ولتصوير الشركة بشكل صادق وشفاف بدلاً من أن تبدو كشركة تحاول إخفاء الأخبار السلبية.
أمور يجب مراعاتها قبل المؤتمر الصحفي
قبل عقد المؤتمر الصحفي - أو كما يُعرف بين الصحفيين بـ "المؤتمر" - هناك بعض النقاط الأساسية التي ستأخذها الشركة بعين الاعتبار.
أولاً، هو البيان الصحفي. بالإضافة إلى الإعلان عن المؤتمر، يجب أن يكون البيان مصاغًا بشكل جيد. يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ومباشرًا. ولكن يجب أيضًا أن يتناول القضية المطروحة، سواء كان ذلك إعلانًا إيجابيًا مثل إطلاق منتج، أو ردًا على أخبار سلبية أو جدل.
المتابعة بعد المؤتمر الصحفي لا تقل أهمية، لذا فإن أي استفسارات يتم الإجابة عليها بعد ذلك ستحمل نفس الأهمية.
موقع المؤتمر الصحفي مهم جدًا أيضًا. يجب أن يكون قادرًا على استيعاب عدد الحضور ويجب أن يكون له صلة بما يتم الإعلان عنه. قد تقرر الشركة عقد المؤتمر في منشأة الإنتاج أو في متجر تجزئة إذا كان الأمر يتعلق بإطلاق منتج جديد.
اعتبار آخر هو من يجب دعوته. عادةً ما تمتلك الشركات قائمة بالوسائل الإعلامية التي يتم إبلاغها بالمؤتمر مع نسخة من البيان الصحفي. يجب أن تكون الدعوة، مثل البيان، مصممة بعناية للحصول على أكبر عدد ممكن من الأشخاص المهتمين.