ما هي الفاتورة الأولية؟
الفاتورة الأولية ليست في الواقع فاتورة. إنها عبارة عن فاتورة مبدئية تُرسل إلى المشترين عند تقديم الطلب وقبل شحن أو تسليم البضائع. وعادةً ما تصف العناصر المشتراة، السعر، ومعلومات هامة أخرى مثل وزن الشحن وتكاليف النقل.
النقاط الرئيسية
- يتم إرسال الفواتير المبدئية إلى المشترين قبل شحن أو تسليم البضائع أو الخدمات.
- يتم تقديم فاتورة نهائية ورسمية للمشترين بمجرد اكتمال المعاملة.
- تقدم معظم الفواتير المبدئية للمشتري سعر شراء دقيق.
- لا توجد إرشادات تحدد العرض أو الشكل الدقيق لفاتورة مؤقتة (pro forma).
- تتطلب الفاتورة الأولية فقط معلومات كافية للسماح للجمارك بتحديد الرسوم المطلوبة على شحنة البضائع من خلال فحص عام.
فهم الفواتير المبدئية (Pro Forma)
تختلف الفاتورة المبدئية عن عرض السعر البسيط في أنها تحدد شروط الصفقة. ومع ذلك، فإن هذه الشروط قابلة للتغيير. تمثل الفاتورة المبدئية تقديرًا حسن النية يُستخدم لإبلاغ المشتري ومنع أي سوء فهم بشأن أي رسوم غير متوقعة أو كبيرة بمجرد إتمام الصفقة.
تستخدم الشركات في جميع الصناعات تقريبًا الفواتير المبدئية لتلبية عملية الموافقة على الشراء الداخلية الخاصة بها. تعمل الفواتير المبدئية على تبسيط عملية البيع من خلال الحد من التبادل الإضافي بعد بدء المعاملة، حيث يتم تحديد جميع الشروط مسبقًا.
تقدم معظم الفواتير المبدئية للمشتري سعر بيع دقيق. وتشمل تقديرًا لأي عمولات أو رسوم مثل الضرائب المطبقة وتكاليف الشحن.
قد ترسل الشركة فاتورة مبدئية قبل شحن أي منتجات متفق عليها أو مع العناصر المشحونة. تحتوي هذه الفاتورة على تفاصيل التكلفة المرتبطة بالبيع لكنها ليست طلبًا رسميًا للدفع. لا توجد إرشادات تحدد العرض أو الشكل الدقيق للفاتورة المبدئية، وقد تشبه أو لا تشبه الفواتير التجارية الفعلية.
غالبًا ما تُستخدم الفواتير المبدئية في المعاملات الدولية، خاصة لأغراض الجمارك المتعلقة بالرسوم على الواردات.
الغرض من الفاتورة الأولية
تُستخدم الفاتورة الأولية من قبل البائع للتواصل مع المشتري بشأن التكاليف المتوقعة، والرسوم، وتاريخ التسليم للطلبية. يمكن أن تساعد هذه الشفافية المُصنِّع في تجنب أي سوء فهم عند تسليم الطلبية. تمثل الفاتورة الأولية تقديرًا للتكاليف التي يجب أن يتوقع الطرف المشتري دفعها.
توفر الفاتورة الأولية أيضًا للمشتري فرصة للتفاوض على الشروط قبل التسليم. على سبيل المثال، إذا لم يكن المشتري راضيًا عن السعر أو الكمية أو جدول التسليم، يمكنه الاتصال بالمصنّع للوصول إلى نتيجة مرضية للطرفين.
الفواتير المبدئية ليست مطلوبة قانونيًا، لكنها عادةً ما تكون فكرة جيدة لأنها يمكن أن تمنع النزاعات في وقت التسليم.
معلومات شكلية (Pro Forma)
للشحنات الدولية
يتطلب مرور البضائع عبر الجمارك إلى الولايات المتحدة وثائق محددة. يجب أن تحتوي الفاتورة التجارية التقليدية على معلومات جوهرية مثل المشتري والبائع، ووصف البضائع، والكمية، والقيمة لجميع العناصر المشحونة، وموقع الشراء، وطريقة الدفع، والعملة، والناقل، والمزيد.
لا تحتاج الشحنات الدولية إلى فاتورة شكلية، ولكنها تُستخدم غالبًا عندما تتطلب معاملة غير نهائية تقديرًا لتكلفة المنتجات التي يتم شراؤها. يجب أن تحتوي على معلومات كافية للسماح للجمارك بتحديد الرسوم المطلوبة من خلال فحص عام للبضائع المرفقة. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات:
- السعر المقدر
- وصف المنتج والجودة
- كمية المنتج
- طريقة الدفع
- الوقت المتوقع للتسليم
إذا استخدمت الشركة فاتورة شكلية للجمارك، يجب عليها أيضًا تقديم فاتورة تجارية خلال 120 يومًا.
للمعاملات الأخرى
يجب أن تتضمن الفاتورة الأولية جميع تفاصيل المعاملة حتى لو لم تكن بعض الأرقام نهائية بعد، وذلك لضمان عدم حدوث أي مفاجآت للمشتري. وبناءً على نوع العمل التجاري، يمكن أن تتضمن الفاتورة الأولية:
- المصطلحات "فاتورة شكلية (Pro Forma Invoice)" و"ليست فاتورة (Not an Invoice)"
- تاريخ المعاملة
- وصف المنتج
- الكمية
- سعر البيع
- تاريخ التسليم
- رسوم المعالجة
- تكاليف الشحن
- أي مواصفات للعميل أو البائع
فاتورة مبدئية مقابل الفاتورة النهائية
بينما تمثل الفاتورة الأولية إشعارًا مبدئيًا بشروط اتفاقية الشراء، فإن الفاتورة الرسمية (النهائية) هي أداة تجارية رسمية تُعلم الطرف المستلم بالتزامه بالدفع. تُصدر الفاتورة الرسمية عادةً في وقت التسليم، وتشكل طلبًا للدفع من قبل الطرف المستلم.
على عكس الفاتورة الرسمية، تُستخدم الفاتورة الأولية فقط لمنع سوء الفهم حول تفاصيل المعاملة، مثل المبلغ المستحق. وعادةً ما تُصدر في وقت تقديم الطلب، حتى يتمكن المشتري من توضيح أي استفسارات حول السعر أو تاريخ التسليم.
مثال على الفاتورة المبدئية
قد تستخدم الشركة فاتورة شكلية إذا كانت شروط عقد البيع تنص على أن الدفع الكامل لا يستحق حتى يتلقى المشتري بضائع معينة.
على سبيل المثال، قد يوافق زبون مخبز على سعر كعكة مذكور في فاتورة مبدئية، وسيقوم الخباز بتسليم الكعكة بمجرد أن تكون جاهزة. ثم يقوم الزبون بالدفع عند استلام الفاتورة النهائية والرسمية. يجب أن يكون مبلغ الفاتورة النهائية مطابقًا أو قريبًا من المبلغ المذكور في الفاتورة المبدئية.
ما هو محتوى الفاتورة المبدئية؟
تقدم معظم الفواتير الأولية للمشتري وصفًا للمنتج، وسعر البيع، وتقديرًا لأي عمولات أو رسوم. على الرغم من أن الفاتورة الأولية قد تكون عرضة للتغيير، إلا أنها توفر جميع تفاصيل المعاملة بحيث لا تأتي أي رسوم كمفاجأة بمجرد إتمام المعاملة.
كيف يختلف الفاتورة التجارية عن الفاتورة الأولية؟
يجب أن تحتوي الفاتورة التجارية التقليدية للشحنات الدولية على معلومات جوهرية مثل المشتري والبائع، ووصف البضائع، والكمية، والقيمة لجميع العناصر المشحونة، وموقع الشراء، والعملة، وطريقة النقل، وشروط الدفع وطريقة الدفع. بينما تتطلب الفاتورة الأولية فقط معلومات كافية للسماح للجمارك بتحديد الرسوم على الشحنة، من خلال فحص عام للبضائع المرفقة.
هل يمكن للبائع إلغاء الفاتورة الأولية (Pro Forma Invoice)؟
لا تحتاج إلى أن تكون كذلك. الفاتورة المبدئية هي ببساطة وصف لعملية تجارية وشيكة، بناءً على طلب قدمه المشتري. إنها ليست طلبًا فعليًا للدفع. تؤكد بعض التفاصيل وتجعل من الواضح أن هناك تفاصيل أخرى لم يتم تأكيدها بعد.
الخلاصة
الفاتورة الأولية هي وثيقة تمهيدية توضح شروط البيع عند تقديم الطلب. على الرغم من أنها ليست نهائية، يجب أن تمنح الفاتورة الأولية المشتري فهمًا واضحًا لشروط البيع، بما في ذلك السعر وتاريخ التسليم وأي رسوم إضافية. إنها أقل رسمية من الفاتورة الرسمية/النهائية، التي تُصدر عادةً في وقت التسليم.