ما هي رسالة الحوالة المالية؟
رسالة الحوالة هي وثيقة يرسلها العميل، والذي يكون غالبًا مؤسسة مالية أو نوع آخر من الشركات، إلى الدائن أو المورد مع الدفع لتوضيح باختصار ما هو الغرض من الدفع حتى يتم اعتماد حساب العميل بشكل صحيح.
يمكن أن يُشار إلى خطاب الحوالة أيضًا بنسخة الحوالة من الفاتورة، نظرًا لأنه يحتوي عادةً على الكثير من المعلومات نفسها الموجودة في الفاتورة، مثل رقم حساب العميل ورقم الفاتورة. قد تُستخدم خطابات الحوالة أيضًا عندما لا يكون لدى العميل حساب مُنشأ بالكامل مع الشركة أو المورد. الحوالة
النقاط الرئيسية
- عادةً ما يتم إرسال خطاب الحوالة من قبل العميل إلى المورد لإبلاغه بإجراء دفعة.
- قد تحتوي خطابات الحوالات على التاريخ، واسم العميل، والعنوان ورقم الحساب، ورقم الفاتورة والمبلغ المستحق بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق.
- تُستخدم خطابات التحويل كإشعار بأن الفاتورة والرصيد قد تم دفعهما.
فهم خطابات الحوالات المالية
الحوالات هي مدفوعات تُرسل من طرف إلى آخر، عادةً من عميل إلى بائع أو مورد. يمكن إرسال الحوالات عبر الدفع الإلكتروني أو التحويل البنكي أو الشيك. وعلى الرغم من استخدام الحوالات في الأعمال التجارية، فإنها تشير أيضًا إلى المدفوعات التي يرسلها أفراد العائلة إلى بلدهم الأصلي.
يتم إرسال خطاب الحوالة إلى المورد لإعلامه بالدفع الذي يقوم به العميل. عادةً ما يتم إرفاق شيك مع الخطاب. ومع ذلك، يمكن أيضًا إرسال خطاب الحوالة بمفرده - أو بدون شيك - لإبلاغ الشركة بأن الدفع تم عبر طريقة أخرى، مثل التحويل البنكي. خطاب الحوالة هو مجرد إشعار من العميل الذي يقوم بالدفع إلى المورد أو الشركة بأن الفاتورة أو الرصيد المستحق قد تم سداده.
ومع ذلك، فإن خطاب الحوالة ليس دليلًا على الدفع، ولا يثبت أن الشيك المرفق قد تم تصفيته بشكل صحيح من خلال بنك العميل. بعبارة أخرى، لا يثبت الخطاب أن هناك أموالًا كافية في حساب العميل البنكي لتسديد الرصيد. يتم إرسال خطاب الحوالة من قبل العميل حتى يتم معالجة الدفع بشكل صحيح ووضع علامة على الفاتورة بأنها مدفوعة.
قد يستخدم العملاء خطاب الحوالة في الحالات التي لا يوجد فيها فاتورة مرفقة أو فاتورة مستحقة. إذا كانت هناك فاتورة، يجب على العملاء إرفاق نسخة من الفاتورة أو تضمين المعلومات من الفاتورة في خطاب الحوالة. يجب على العميل أيضًا تضمين أي معلومات أخرى يعتقد أنها ستكون مفيدة للمورد أو البائع في تخصيص الدفع بشكل مناسب.
عادةً ما تحتوي رسالة الحوالة على المعلومات التالية:
- التاريخ
- اسم العميل
- عنوان العميل
- معلومات البائع، مثل اسم الشركة والعنوان
- المبلغ المستحق أو قيمة الفاتورة
- تاريخ الاستحقاق
- طريقة الدفع، مثل الشيك
قسيمة التحويل
عادةً، لا تكون هناك حاجة لخطاب تحويل إذا كانت الفاتورة تحتوي على قسيمة تحويل، وهي جزء مثقوب من الفاتورة يمكن تمزيقه وإرساله مع دفعة العميل.
تساعد قسيمة التحويل المورد في معالجة الدفع بشكل أكثر كفاءة، حيث يمكن مطابقة الرصيد المستحق على العميل مع الدفعة المرفقة. ونتيجة لذلك، يمكن تسوية الرصيد المستحق على العميل أو اعتباره مدفوعًا.
تساعد قسيمة التحويل، مثل خطاب التحويل، في ضمان أن يتم اعتماد حساب العميل بشكل صحيح وأن يحافظ المورد أو الدائن على دقة سجلاتهم.