ما هي عملية الأقمار الصناعية؟
عملية الأقمار الصناعية هي مكتب صغير أو مكتب فرعي في موقع مختلف عن المكتب الرئيسي لشركة أو وكالة حكومية. قد تشمل الأسباب لفتح عملية الأقمار الصناعية الوصول إلى منطقة غير مخدومة، توسيع حصة السوق، وعوامل نمط الحياة/جودة الحياة للموظفين.
يمكن استخدام العمليات الساتلية في جميع أنواع الأعمال، مثل المستشارين الماليين والوسطاء، وعيادات الأطباء، ومكاتب إدارة المركبات، والمكاتب السياسية، والمكاتب الشركات.
النقاط الرئيسية
- عادةً ما يكون مكتب العمليات الفرعية مساحة مكتبية أصغر في موقع مختلف عن المكتب الرئيسي لشركة أو وكالة حكومية.
- قد ترغب المنظمة في فتح عملية فرعية للوصول إلى منطقة غير مخدومة، أو لتوسيع الأعمال التجارية، أو لمعالجة عوامل نمط الحياة وجودة الحياة للموظفين.
- يمكن استخدام عمليات الأقمار الصناعية لمجموعة واسعة من أنواع الأعمال.
- يتم قيادة معظم عمليات الأقمار الصناعية بواسطة مدير فرع يقوم بالتقرير مباشرة وأخذ الأوامر من أحد أعضاء الإدارة في المكتب الرئيسي.
- يجب أن تكون الشركات على دراية بالتكاليف العديدة المرتبطة بفتح عملية فرعية.
فهم عمليات الأقمار الصناعية
تعتبر عمليات الأقمار الصناعية ذات قيمة لأنها يمكن أن تسهل التفاعلات مع العملاء، وتعزز من كفاءة المبيعات، وتخفف من عبء خدمة العملاء. قد يفضل العديد من العملاء وجود ممثل محلي يمكنهم الاتصال به.
قد تعمل عملية الأقمار الصناعية بدرجة معينة من الاستقلالية ولكنها ليست كيانًا قانونيًا منفصلًا أو شركة تابعة للشركة الأم. يمكن أن يؤدي هذا الهيكل إلى تعرض الشركة الأم الأجنبية لمسؤولية ضريبية بناءً على موقع عملية الأقمار الصناعية، بالإضافة إلى المسؤولية القانونية.
عادةً ما يتم إدارة معظم العمليات الفرعية بواسطة مدير فرع يقوم بالتقرير مباشرةً إلى عضو في الإدارة في المكتب الرئيسي ويتلقى الأوامر منه. قد تتكون العملية الفرعية من مساحة مكتب كبيرة تضم عدة موظفين أو مكتب منزلي يحتوي على موظف واحد دون وجود لافتة معروضة.
قد يستخدم وكلاء الوسيط-التاجر المكاتب الفرعية أثناء العمل من منازلهم، ولكن لا يمكن تسويقها للجمهور على أنها نفس المكتب الفعلي للوسيط-التاجر. يجب أن يكون الممثلون المسجلون للوسيط-التاجر الذين يعملون من مكتب فرعي تحت إشراف مكتب فرعي، وأن يكون عنوان المكتب الفرعي موجودًا على بطاقاتهم الشخصية، ويجب أن تمر جميع الرسائل الإلكترونية عبر خادم البريد الإلكتروني للمكتب الفرعي.
تُعتبر العمليات الساتلية شائعة في مجموعة متنوعة من الصناعات، مثل البنوك (الفروع)، والمبيعات، وعمليات البيع بالتجزئة. يمكن اعتبار الآلاف من متاجر ستاربكس عمليات ساتلية للشركة الأم التي مقرها في سياتل.
فوائد تشغيل الأقمار الصناعية
إقامة مكتب فرعي يأتي مع العديد من الفوائد. من الواضح أن الفائدة الأكثر وضوحًا هي أنها توفر المرونة لموظفي الشركة وعملائها وشركائها التجاريين. من خلال توفير خيارات متعددة لهؤلاء الأشخاص حول مكان عقد اجتماع وجهاً لوجه، توسع الشركة إمكانياتها للنمو.
إن إنشاء عملية فرعية يضمن أيضًا أن يكون لدى الموظفين إمكانية الوصول إلى بيئة تساهم في الإنتاجية. كما قد يعرف البعض بالفعل، في حين أن العمل من طاولة المطبخ قد يكون مريحًا، إلا أنه لا يوفر دائمًا الجو اللازم لإتمام العمل. يوفر المكتب الفرعي للموظفين ليس فقط مكانًا لإنجاز أعمالهم، بل يوفر أيضًا مكانًا هادئًا ومهنيًا لعقد الاجتماعات التجارية. مع وجود مكتب فرعي، لا تحتاج الشركات إلى شراء غرف اجتماعات مكلفة وغرف فندقية.
فائدة أخرى من عمليات الأقمار الصناعية هي أنها يمكن أن تساعد الشركات في جذب مجموعة أكثر تنوعًا من المواهب وكذلك الاحتفاظ بموظفيها الحاليين من خلال توفير مواقع متعددة للعمل.
كيفية اختيار عملية الأقمار الصناعية
عند اتخاذ قرار بشأن إنشاء عملية فرعية، يجب على الشركات أن تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل مثل تكلفة استئجار وتأثيث مكتب آخر، وتكلفة توظيف موظفين إضافيين للعمل في ذلك المكتب، وما إذا كان الموظفون الحاليون سيتحملون عبء السفر، وما إذا كان فتح موقع فرعي يتماشى مع الأهداف الأكبر للشركة.
دعونا نلقي نظرة على بعض العوامل الرئيسية التي يجب على الشركات أخذها في الاعتبار عند تحديد ما إذا كان ينبغي لها إنشاء عملية فرعية.
التكاليف
في حين أن فتح مكتب فرعي قد يزيد من الأرباح على المدى الطويل، يجب على الشركات أن تكون واعية للتكاليف العديدة المرتبطة بمثل هذا الإجراء. هل ستقوم بشراء أو استئجار المساحة التجارية الجديدة؟ هل من المنطقي شراء أثاث جديد أم مستعمل؟ هل تستطيع شركتك تحمل قضاء الوقت اللازم لاتخاذ هذه القرارات؟ هذه كلها أسئلة يجب على الشركات التفكير فيها قبل الالتزام بإنشاء مكتب فرعي.
موقع
ربما يكون العامل الأكثر أهمية الذي يجب مراعاته هو تحديد المكان الأنسب لفتح فرعك الجديد. هل ترغب في أن تكون قريبًا من مركز صناعتك؟ هل هناك مساحة مكتبية متاحة في موقع سيكون من السهل الوصول إليه من قبل الموظفين والعملاء المحليين والمسافرين؟ هل هناك التزامات ضريبية محلية أو لوائح أخرى قد تعيق أرباحك؟
علاوة على ذلك، يجب أن تدير الشركات عملية فرعية من موقع لا يجعل السفر بين المكاتب والتواصل صعبًا. على سبيل المثال، هل لديك البنية التحتية اللازمة لتسهيل التواصل عبر المناطق الزمنية؟
وسائل الراحة
بالإضافة إلى اختيار موقع جغرافي مناسب لعملية الأقمار الصناعية، يجب عليك أيضًا اختيار مبنى مكتبي يتمتع بالقدرة على استيعاب التكنولوجيا والمساحة والمرافق التي تحتاجها شركتك.
لتجنب ضغوط المساحة والتحركات اللاحقة، ضع في اعتبارك توقعات النمو الخاصة بك. كم من الأقدام المربعة سيحتاج موظفوك؟ إذا كان نوع العمل الذي تقوم به يتطلب من الموظفين السفر بشكل متكرر، فقد لا تحتاج إلى مساحة كبيرة كما تعتقد.
ومع ذلك، قد تحتاج إلى نظام شبكة آمن وقوي لاستضافة بيانات شركتك. تأكد من أن المساحة التي تنتقل إليها يمكنها التعامل مع أي احتياجات محددة للبنية التحتية التقنية التي تحتاجها شركتك.
أخيرًا، من المهم أن يكون مكتبك في مبنى يُدار بكفاءة. إذا لم تكن هناك إجراءات أمنية مناسبة أو مواقف للسيارات في المنشأة، فأنت لا ترغب في دفع تكاليف إضافية لتوفير هذه الخدمة لموظفيك.
الشركات الأنسب لعملية الأقمار الصناعية
تعتبر العمليات الفرعية شائعة بين الشركات المتنامية. على سبيل المثال، بدلاً من نقل عملية كاملة إلى موقع جديد، تتيح لك العملية الفرعية تجنب الكابوس اللوجستي المحتمل للهجرة الجماعية مع توفير مساحة إضافية ومرنة في موقع جديد يمكن أن يلبي مجموعة متنوعة من الاحتياجات. بالإضافة إلى تقليل العقبات اللوجستية، يمكن أن تعمل العملية الفرعية كوسيلة احتياطية في حالة الانتقال المطول.
الشركات النامية التي تسعى للتعاون مع شركات أخرى في صناعتها تعتبر أيضًا مناسبة للمكاتب الفرعية. دمج أفضل المواهب لديك مع تلك من شركات أخرى، في مساحة عمل مشتركة، يمكن أن يفيد وينمي عملك.
أخيرًا، يُعتبر فتح مكتب فرعي خيارًا واضحًا آخر للشركات التي تسعى للتوسع في سوق الموقع الجديد. إنشاء مكاتب فرعية في مواقع مختلفة سيساعدك على تقييم ما إذا كان عملك سينجح في مواقع مختلفة.
الأسئلة الشائعة حول المكتب الفرعي
كم تبلغ تكلفة المكتب الفرعي؟
بالطبع، ستختلف تكلفة إنشاء مكتب فرعي بشكل كبير اعتمادًا على احتياجات الشركة. ومع ذلك، هناك بعض العوامل الرئيسية المتعلقة بتكلفة المكتب الفرعي التي ستجدها في إيجار أو شراء العقار التجاري، والضرائب، والأثاث، بالإضافة إلى التوظيف.
ما هو المكتب الخلوي؟
المكتب الخلوي هو أحد أكثر أنواع تخطيطات المكاتب شيوعًا. في المكتب الخلوي، يجلس كل موظف في غرفة فردية أو مقصورة. هناك أيضًا خطط مكاتب أخرى مثل التخطيطات المفتوحة والمبنية على النشاط.
كيف أفتح فرعًا في ولاية أخرى؟
الخطوة الأولى لإنشاء مكتب في ولاية أخرى هي إبلاغ وتسجيل المكتب لدى السلطات المحلية المناسبة مثل سكرتير الولاية. بعد ذلك، يجب عليك اختيار موقع داخل تلك الولاية يأخذ في الاعتبار العوامل التالية: سهولة الوصول، البنية التحتية، والكفاءة من حيث التكلفة.