ما هو الخطة المحاسبية؟
خطة المحاسبة هي طريقة لتعويض الموظفين عن أي نفقات شخصية تتعلق بالعمل على أساس غير خاضع للضريبة. إذا تم استيفاء متطلبات خدمة الإيرادات الداخلية (IRS)، فإن التعويضات عن النفقات التجارية المؤهلة لا تُعتبر دخلاً، مما يعني أنها لا تخضع لضرائب الحجب أو الإبلاغ في نموذج W-2.
النقاط الرئيسية
- الخطة المحاسبية هي عملية تعويض الموظفين عن تكاليفهم المتعلقة بالعمل.
- الخطط المحاسبية ليست خاضعة للضرائب، لأنها لا تُعتبر شكلاً من أشكال تعويضات العمال.
- يمكن اعتبار التكاليف جزءًا من خطة محاسبية فقط إذا كانت متعلقة بالأعمال التجارية، وتم الإبلاغ عنها بدقة، وإذا تم إرجاع التعويضات الزائدة.
- إذا تم اعتبار التكلفة المعوضة غير قابلة للمحاسبة، فإنها تخضع للضرائب من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). يجب عادةً إعادة الأموال الزائدة خلال 120 يومًا.
كيف يعمل البرنامج المحاسبي المسؤول
خطة محاسبية هي طريقة لتعويض الموظفين عن تكاليفهم المتعلقة بالعمل دون إخضاع الدفعات للضرائب.
وفقًا لقواعد مصلحة الضرائب الأمريكية، يتم تعويض النفقات بموجب خطة محاسبية إذا كانت متعلقة بالأعمال وتم توثيقها بشكل كافٍ. بالإضافة إلى ذلك، يجب إعادة المبالغ المدفوعة التي تتجاوز التكاليف الفعلية إلى الشركة خلال فترة زمنية محددة. إذا لم يتم ذلك، فقد تكون خاضعة للضريبة.
يمكن أن تشمل النفقات المتعلقة بالأعمال التي يتحملها الموظفون مثل السفر، الوجبات، الإقامة، الترفيه، أو النقل. يُطلب من الموظفين تقديم حساب دقيق للنفقات مع السجلات.
لا يُطلب من أصحاب العمل تقديم تفاصيل خطتهم إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، ولكن يجب أن يكونوا قادرين على إثبات أنهم يستوفون متطلبات الخطة المسؤولة.
غالبًا ما يتمكن أصحاب العمل من تطبيق متطلبات خطط محاسبية أكثر صرامة مما هو منشور من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).
خطة قابلة للمحاسبة مقابل خطة غير قابلة للمحاسبة
إذا لم يتبع خطة التعويضات الخاصة بالأعمال متطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية لخطة محاسبية، فإن الخطة تكون غير محاسبية. مع خطة غير محاسبية، يُعتبر التعويض عن النفقات جزءًا من تعويض الموظف وبالتالي يخضع للاقتطاع ويجب الإبلاغ عنه في نموذج W-2 الخاص بالموظف.
متطلبات خطة محاسبية
المتطلبات لخطة محاسبية هي أن تكون متعلقة بالأعمال، وأن يتم توضيح نفقات الموظف بشكل كافٍ لصاحب العمل بطريقة معقولة وفي الوقت المناسب، وأن يتم إعادة أي تعويض زائد إلى صاحب العمل في فترة زمنية معقولة.
النفقات التجارية مقابل النفقات الشخصية
لكي تُعتبر النفقات ذات صلة بالأعمال التجارية، يجب أن تُنفق في سياق العمل. أي نفقة تجمع بين نفقة شخصية ونفقة تجارية يجب أن تُحسب بشكل مناسب على هذا النحو، حيث يتم تقسيم النفقة بين صاحب العمل والموظف.
مثال شائع هو السيارة الشخصية التي تُستخدم للرحلات التجارية: في مثل هذه الحالة، قد يُتوقع من الموظف أن يحسب الأميال التي تم قطعها خلال النقل الشخصي والنقل المتعلق بالعمل، وتقسيم التكاليف بشكل مناسب.
إثبات
عادةً ما يكون المحاسبة الكافية خاضعة لتأكيد من طرف ثالث لأغراض إثبات أن أموال الموظفين كانت متعلقة بالأعمال التجارية. تُعتبر الإيصالات شكلاً شائعًا من أشكال الإثبات من طرف ثالث التي سيستخدمها الموظفون لإثبات شرعية طلباتهم التمويلية.
ومع ذلك، هناك استثناءات لهذه القاعدة، بما في ذلك حالات تكاليف غير الإقامة التي تقل عن 75 دولارًا، وتعويض الوجبات الذي يقع ضمن معايير بدل الإقامة اليومي لمصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)، وتكاليف النقل التي يكون من الصعب الحصول على إثبات رسمي للدفع لها، مثل سيارات الأجرة ومترو الأنفاق والحافلات.
التعويضات الزائدة
إذا تم تعويض الموظف بمبلغ زائد، يجب إعادة المبلغ الزائد خلال 120 يومًا. يمكن أن تحدث تعويضات زائدة، على سبيل المثال، عندما يُمنح الموظف سلفة قبل الذهاب في رحلة عمل. هناك احتمال أن لا ينفق الموظف كل المال، وفي هذه الحالة يجب إعادة ما تبقى إلى الشركة.
فترات زمنية معقولة
تقدم مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) الأمثلة التالية كدليل على متى يجب إكمال بعض الإجراءات:
- يتم استلام السلفة خلال 30 يومًا من الوقت الذي يدفع فيه الموظف أو يتحمل المصروف.
- يقوم الموظفون بتقديم حسابات نفقاتهم بشكل مناسب خلال 60 يومًا بعد دفع أو تكبد النفقات.
- يقوم الموظفون بإعادة أي تعويض زائد خلال 120 يومًا بعد دفع النفقات أو تكبدها.
ما هو الفرق بين الخطة المحاسبية والخطة غير المحاسبية؟
الفرق بين خطة قابلة للمحاسبة وخطة غير قابلة للمحاسبة هو الضرائب. تلبي الخطط القابلة للمحاسبة متطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية لاستبعاد تعويضات النفقات التجارية من إجمالي دخل الموظف. أما الخطط غير القابلة للمحاسبة فلا تفعل ذلك. أي تعويض يتم في هذه الخطة يُعتبر دخلاً ويخضع للضرائب.
كيف تكتب خطة محاسبية؟
لا تحتاج الخطط المحاسبية إلى أن تكون مكتوبة. لتقديم واحدة، يجب على أصحاب العمل الالتزام بالمتطلبات الثلاثة التالية:
- يجب أن تكون النفقات متعلقة بالأعمال التجارية.
· يجب توثيق النفقات خلال فترة زمنية معقولة.
· يجب على الموظف إعادة أي أموال لم تُنفق إلى صاحب العمل.
ما هي فوائد الخطة المحاسبية المسؤولة؟
الموظفون الذين يحصلون على تعويض من خلال خطة محاسبية لا يحتاجون إلى الإبلاغ عن التعويض كدخل في إقراراتهم الضريبية. يؤدي ذلك إلى فاتورة ضريبية أقل.
الخلاصة
خطة المحاسبة هي طريقة لتعويض العمال عن النفقات التجارية دون إخضاعهم للضرائب على هذه المدفوعات. لكي تكون هذه التعويضات مؤهلة للحصول على وضع خالٍ من الضرائب، يجب أن تفي بمتطلبات محددة من مصلحة الضرائب الأمريكية. تشمل المتطلبات أن تكون النفقات متعلقة بالأعمال التجارية، وأن يتم توثيقها بشكل مناسب وفي وقت معقول، وأن يتم إرجاع أي مبالغ زائدة.
لا يُطلب من أصحاب العمل الإبلاغ عن جميع المعاملات في الخطة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). ومع ذلك، يجب عليهم الاحتفاظ بسجلات جيدة في حال تم تدقيقهم.