تكاليف الطلبات المتأخرة: ماذا تعني وكيف تعمل

ما هي تكاليف الطلبات المتأخرة؟

تشمل تكاليف الطلبات المتأخرة التكاليف التي تتكبدها الشركة عندما تكون غير قادرة على تلبية طلب على الفور وتعد العميل بإكماله في تاريخ تسليم لاحق. يمكن أن تكون تكاليف الطلبات المتأخرة مباشرة أو غير مباشرة أو مقدرة بشكل غامض. وبالتالي، عادةً ما تتضمن تكاليف الطلبات المتأخرة تحليل تكاليف الاحتكاك. بشكل عام، تقلل مبيعات الطلبات المتأخرة من كفاءة تشغيل الشركة، على الرغم من أنه قد تكون هناك أوقات تكون فيها مبيعات الطلبات المتأخرة فعالة.

النقاط الرئيسية

• يتم تكبد تكاليف الطلبات المتأخرة عندما يتعين على الشركة تأجيل تسليم طلب العميل.
• يمكن أن تكون تكاليف الطلبات المتأخرة مباشرة أو غير مباشرة أو مقدرة بشكل غامض.
• قد تختار الشركات تنفيذ مبيعات الطلبات المتأخرة إذا كانت تكاليف الطلبات المتأخرة منخفضة مقارنة بتكاليف الاحتفاظ بالمخزون.

فهم تكاليف الطلبات المتأخرة

الطلبات المتأخرة وتكاليف الطلبات المتأخرة يمكن أن تضيف عنصرًا إضافيًا لإدارة المخزون والمحاسبة المالية. الشركات التي تسمح بمبيعات الطلبات المتأخرة ستقوم بأخذ طلب مبيعات لمنتج غير متوفر في مخزونها الجاهز وتقدم إشعارًا للعميل بأن تسليم الطلب سيستغرق وقتًا أطول من الوقت القياسي للتسليم.

عادةً ما يحدث الطلب المتأخر عندما يحاول عميل محتمل تقديم طلب لمنتج ما، ولكن لا يمكن تنفيذ الطلب فورًا لأن التاجر لا يملك المنتج متاحًا للبيع في تلك اللحظة المحددة. في هذه الحالة، يُخبر العميل بأن المنتج "مؤجل". هنا، قد يقرر العميل الاستمرار في المعاملة، والدفع، والانتظار للحصول على المنتج الجديد. كما يمكن للعميل أن يرفض ببساطة ولا يكمل الطلب أو يمضي قدمًا في الطلب ولكنه يلغي إذا وجد بديلاً يمكنه التسليم بشكل أسرع.

تقوم الشركات بموازنة تكاليف الطلبات المتأخرة مقابل تكاليف المنتجات الأخرى عند تحديد ما إذا كانت الطلبات المتأخرة مسموح بها وكيف سيتم إدارتها. لا يُعتبر قبول الطلبات المتأخرة بالضرورة أفضل ممارسة في سلسلة التوريد. لذلك، تختار العديد من الشركات عدم قبول الطلبات المتأخرة، وتكتفي بإخطار العملاء عندما يتم إعادة بناء المخزون.

يمكن أن يتضمن تحليل تكلفة الطلبات المتأخرة مجموعة متنوعة من الاعتبارات.

تحليل تكلفة الطلبات المتأخرة

بشكل عام، قد تضيف الشركات بعض المقاييس الإضافية للمخزون لفهم وتحليل الطلبات المتأخرة وتكاليفها في سلسلة التوريد الخاصة بها. اثنان من هذه المقاييس الإضافية تشمل معدلات الطلبات المتأخرة وتكاليف الطلبات المتأخرة. معدل الطلبات المتأخرة هو المعدل الذي لا يمكن فيه تلبية منتج معين فورًا من خلال عمليات المخزون القياسية.

معدّل الطلبات المتأخرة هو حساب يحدد عدد الطلبات المتأخرة كنسبة مئوية من إجمالي الطلبات خلال فترة معينة. على سبيل المثال، إذا كان على الشركة تأخير 10 طلبات خلال أسبوع عندما تم استلام 100 طلب إجمالي، فإن معدّل الطلبات المتأخرة الأسبوعي سيكون 10%.

تنظر الشركات أيضًا في التكلفة الإجمالية للطلبات المتأخرة من أجل تحسين سلسلة التوريد. غالبًا ما يتم استخدام تحليل الاحتكاك في حساب تكاليف الطلبات المتأخرة لأنه يوفر تحليلًا كاملاً لجميع التكاليف المباشرة وغير المباشرة والغموضة. عادةً ما تواجه الشركات خطرًا كبيرًا من الإلغاء عندما تكون المنتجات في حالة طلب متأخر. يمكن أن تشمل التكاليف الأخرى متطلبات إضافية لخدمة العملاء، وشروط شحن خاصة، وفقدان الأعمال.

قد تحتاج الشركات أيضًا إلى استخدام طرق محاسبية بديلة لتسجيل الطلبات المتأخرة. في المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم تسجيل جميع الإيرادات والمصروفات عند التعرف عليها. ومع ذلك، نظرًا لأن الطلبات المتأخرة تتأخر ولديها خطر أعلى للإلغاء، فقد تقوم الشركات بتسجيل هذه الطلبات بشكل مختلف، مما قد يؤدي أيضًا إلى تكاليف إضافية.

بشكل عام، يمكن تضمين العديد من الاعتبارات عند حساب تكاليف الطلبات المتأخرة. علاوة على ذلك، ستختلف تكاليف الطلبات المتأخرة بالتأكيد اعتمادًا على كل منتج. غالبًا ما تنظر الشركات إلى العلاقة بين تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف الطلبات المتأخرة لتحديد كمية المخزون التي يجب الاحتفاظ بها. المخزون الذي يمكن الاحتفاظ به لفترات طويلة دون تلف أو تقادم سيكون له تكاليف أقل.

بدلاً من ذلك، فإن المخزون الذي يجب بيعه في فترة زمنية قصيرة سيكون له تكلفة أعلى بسبب مخاطر التقادم. إذا كانت تكلفة الاحتفاظ بالمخزون للوحدة أقل من تكلفة الطلب المتأخر لكل وحدة، فيجب على الشركة اختيار الاحتفاظ بكمية أكبر من المخزون في المتوسط مما هو مطلوب لتقليل الطلبات المتأخرة. إذا قررت الشركة أن لديها تكاليف طلبات متأخرة منخفضة نسبيًا، فقد يكون من المفيد للشركة تنفيذ نظام الطلب المتأخر.

اعتبارات خاصة: إدارة المخزون والمقاييس

في الحالات التي تتطلب فيها إدارة المخزون، تمتلك معظم الشركات عمليات إدارة مخزون مطورة بدقة لتحسين عملية التوريد وتسليم المبيعات. يشمل المحاسبة المالية عدة مقاييس مهمة للمخزون التي يُطلب من مديري المخزون عادة مراقبتها والإبلاغ عنها. بعض هذه المقاييس الرئيسية تشمل ما يلي.

معدّل دوران المخزون (Inventory Turnover)

معدّل دوران المخزون هو مقياس في التحليل المالي يتم حسابه عن طريق قسمة تكلفة البضائع المباعة على متوسط المخزون. يوفر هذا الحساب مقياسًا للاستبدال يظهر مدى تكرار استبدال أو تدوير المخزون. كلما كان معدّل دوران المخزون أعلى، كان ذلك أفضل، حيث يعني ذلك وجود طلب مرتفع على المنتج ويتم إعادة تخزين المخزون بنشاط لتلبية الطلب.

أيام مبيعات المخزون (DSI)

يُستخدم هذا المقياس لتحليل عدد الأيام التي يتم فيها الاحتفاظ بوحدة من المخزون قبل بيعها. يتم حسابه عن طريق قسمة متوسط المخزون على تكلفة البضائع المباعة، ثم ضرب الناتج في عدد الأيام في الفترة. ينتج عن ذلك عدد الأيام التي يُحتفظ فيها بالمخزون. عادةً ما يكون انخفاض هذا المقياس أفضل. ومع ذلك، في الحالات التي يتم فيها استنفاد المخزون بسرعة كبيرة، قد يكون من المهم زيادة متوسط المخزون لتخفيف مشكلة الطلبات المتأخرة.

تعتمد الشركات أيضًا على استراتيجيات التشغيل بالإضافة إلى عملياتها الخاصة لإدارة المخزون لتجنب مشاكل الطلبات المتأخرة. تتضمن بعض هذه المفاهيم والاعتبارات الرئيسية ما يلي.

كمية التصنيع

الشركات التي تنتج مخزونها الخاص قد تربط مقاييس إدارة المخزون لديها مع إنتاجها التصنيعي لتحسين إمداداتها. قد تقوم الشركات بتقليل الإنتاج عندما يكون "معدل دوران المخزون (DSI)" في ارتفاع وزيادة الإنتاج عندما يكون "معدل دوران المخزون (DSI)" منخفضًا. قد يكون لدى الشركات أيضًا خيار تنويع السلع التي تنتجها بناءً على مقاييس إدارة المخزون لكل نوع من السلع.

الكمية الاقتصادية

يمكن للشركات استخدام عملية إدارة مخزون بسيطة جدًا تحافظ دائمًا على كمية محددة من المخزون في المتناول. يتم تتبع المخزون وطلبه بانتظام لضمان الاحتفاظ بكمية اقتصادية محددة بشكل مستمر.

في الوقت المناسب (Just-in-Time)

إدارة المخزون في الوقت المناسب هي طريقة شائعة لمعالجة المخزون. يمكن أن تختلف هذه الطريقة اعتمادًا على المخزون. عادةً، تسعى إلى طلب المخزون في الوقت الفعلي مع الطلبات. على سبيل المثال، يمكن لمصنع سيارات طلب الأجزاء التي يحتاجها للسيارة بعد تقديم الطلب. لديه فترة زمنية محددة نسبيًا لإنتاج السيارة مما يسمح باستلام الأجزاء واستخدامها في الإنتاج دون الاحتفاظ بها في المخزون.

في مثال آخر، أتقنت وولمارت نموذج المخزون في الوقت المناسب للتجزئة باستخدام التكنولوجيا المتقدمة. تتيح تقنيتها المتقدمة إرسال تنبيهات في الوقت الحقيقي وبشكل آلي إلى الموردين وناقلات البضائع، مما يمكنهم من نقل السلع إلى المتاجر حسب الحاجة لتلبية الطلب الفوري.

قدرة أنظمة إدارة المخزون والاستخدام المتزايد للتجارة الإلكترونية إلى جانب أنظمة إدارة المخزون في الوقت الفعلي قد قللت بشكل كبير من مشكلة تكاليف الطلبات المتأخرة. تحتوي أنظمة إدارة المخزون الحديثة على تكنولوجيا تتيح إعادة تعبئة المنتجات بسرعة، مما يقلل غالبًا من الحاجة إلى تنبيه العميل أو إنشاء طلب متأخر.

ومع ذلك، يمكن أن تكون تكاليف الطلبات المتأخرة اعتبارًا حقيقيًا لبعض الشركات، وخاصة الشركات التقليدية التي تعتمد على المتاجر الفعلية التي قد تواجه قيودًا في التخزين أو ربما للمصنعين الذين يمكنهم إنتاج بضائعهم الخاصة وفقًا لجداولهم الزمنية للتصنيع.