ما هو إدارة المخزون؟
إدارة المخزون تشير إلى عملية طلب وتخزين واستخدام وبيع مخزون الشركة. يشمل ذلك المواد الخام والمكونات والمنتجات النهائية، بالإضافة إلى تخزين ومعالجة هذه العناصر. هناك طرق مختلفة لإدارة المخزون، ولكل منها مزايا وعيوب، وذلك حسب احتياجات الشركة.
النقاط الرئيسية
- إدارة المخزون هي العملية الكاملة لإدارة المخزونات من المواد الخام إلى المنتجات النهائية.
- تسعى إدارة المخزون إلى تبسيط المخزونات بكفاءة لتجنب كل من الفائض والنقص.
- تشمل أربع طرق رئيسية لإدارة المخزون: الإدارة في الوقت المناسب (JIT)، تخطيط متطلبات المواد (MRP)، الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ)، وأيام مبيعات المخزون (DSI).
- هناك إيجابيات وسلبيات لكل من الأساليب، والتي سيتم استعراضها أدناه.
فوائد إدارة المخزون
يُعتبر المخزون من أكثر الأصول قيمة لدى الشركة. في قطاعات التجزئة والتصنيع وخدمات الطعام والقطاعات الأخرى التي تعتمد بشكل كبير على المخزون، تُعتبر مدخلات الشركة (مثل المواد الخام) والمنتجات النهائية جوهر أعمالها. يمكن أن يكون نقص المخزون في الوقت والمكان المطلوبين ضارًا للغاية.
في نفس الوقت، يمكن اعتبار المخزون كالتزام (حتى وإن لم يكن بالمعنى المحاسبي). يحمل المخزون الكبير مخاطر التلف أو السرقة أو الضرر أو التغيرات في الطلب. يجب تأمين المخزون، وإذا لم يتم استخدامه أو بيعه في الوقت المناسب، فقد يتعين التخلص منه بأسعار تصفية أو ببساطة تدميره.
لهذه الأسباب، تعتبر إدارة المخزون مهمة للشركات من أي حجم. معرفة متى يجب إعادة التخزين، وما هي الكميات التي يجب شراؤها أو إنتاجها، ومتى يجب البيع وبأي سعر يمكن أن تصبح قرارات معقدة بسهولة. غالبًا ما تقوم الشركات الصغيرة بتتبع المخزون يدويًا وتحديد نقاط إعادة الطلب والكميات باستخدام صيغ جداول البيانات (Excel). قد تستخدم الشركات الكبيرة برامج متخصصة في تخطيط موارد المؤسسة (ERP). أما أكبر الشركات فتستخدم تطبيقات البرمجيات كخدمة (SaaS) المخصصة بشكل كبير. كما تلجأ الشركات إلى الذكاء الاصطناعي لتحسين هذه العمليات.
تختلف استراتيجيات إدارة المخزون المناسبة حسب الصناعة. يمكن لمستودع النفط تخزين كميات كبيرة من المخزون لفترات طويلة من الزمن، مما يسمح له بالانتظار حتى تزداد الطلبات إذا لزم الأمر. بينما يعتبر تخزين النفط مكلفًا ومحفوفًا بالمخاطر—حيث أدى حريق في المملكة المتحدة في عام 2005 إلى أضرار وغرامات بملايين الجنيهات—إلا أنه لا يوجد خطر من أن يتلف المخزون أو يصبح غير صالح للاستخدام. بالنسبة للشركات التي تتعامل في السلع القابلة للتلف أو المنتجات التي يكون الطلب عليها حساسًا للغاية للوقت—مثل تقاويم عام 2024 أو عناصر الموضة السريعة، على سبيل المثال—فإن الاحتفاظ بالمخزون ليس خيارًا، ويمكن أن يكون سوء تقدير توقيت أو كميات الطلبات مكلفًا.
بالنسبة للشركات التي لديها سلاسل توريد وعمليات تصنيع معقدة، فإن تحقيق التوازن بين مخاطر فائض المخزون والنقص يعد أمرًا صعبًا بشكل خاص. لتحقيق هذه التوازنات، قد تلجأ إلى عدة طرق لإدارة المخزون، بما في ذلك الإنتاج في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط احتياجات المواد (MRP).
بعض الشركات، مثل شركات الخدمات المالية، لا تمتلك مخزونًا ماديًا ولذلك تعتمد بدلاً من ذلك على إدارة عمليات الخدمة.
المحاسبة عن المخزون
لأغراض المحاسبة، يُعتبر المخزون من الأصول المتداولة نظرًا لأن الشركة عادةً ما تنوي بيع بضائعها النهائية خلال فترة زمنية قصيرة، عادةً لا تزيد عن سنة. يجب عد أو قياس المخزون فعليًا قبل أن يتم إدراجه في الميزانية العمومية. غالبًا ما تحتفظ الشركات بأنظمة إدارة مخزون متطورة قادرة على تتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي.
يمكن حساب المخزون بطرق متعددة: تكلفة الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO)؛ تكلفة الوارد أخيراً يصرف أولاً (LIFO)؛ أو تكلفة المتوسط المرجح. عادةً ما يتكون حساب المخزون من أربع فئات منفصلة:
- المواد الخام تمثل المواد المختلفة التي تشتريها الشركة لعملية الإنتاج الخاصة بها. يجب أن تخضع هذه المواد لعمل كبير لكي تتمكن الشركة من تحويلها إلى منتج نهائي جاهز للبيع.
- العمل قيد التنفيذ (المعروف أيضًا باسم البضائع قيد المعالجة) يمثل المواد الخام التي يتم تحويلها إلى منتج نهائي.
- المنتجات التامة هي المنتجات المكتملة الجاهزة للبيع لعملاء الشركة.
- تمثل البضائع السلع الجاهزة التي تشتريها الشركة من مورد بغرض إعادة بيعها في المستقبل.
طرق إدارة المخزون
اعتمادًا على نوع العمل أو المنتج المعني، قد تستخدم الشركة طرقًا مختلفة لإدارة المخزون. وتشمل هذه الطرق التصنيع في الوقت المناسب (JIT)، وتخطيط متطلبات المواد (MRP)، والكمية الاقتصادية للطلب (EOQ)، وأيام مبيعات المخزون (DSI).
بينما توجد طرق أخرى، فإن هذه هي الطرق الأربع الأكثر شيوعًا لإدارة المخزون. إليك كيفية عمل كل واحدة منها.
1. إدارة الإنتاج في الوقت المناسب (JIT)
هذا النموذج لإدارة التصنيع والمخزون نشأ في اليابان في الستينيات والسبعينيات. تُنسب إلى شركة تويوتا موتور (TM) المساهمة الأكبر في تطويره. يسمح نظام JIT للشركات بتوفير مبالغ كبيرة من المال وتقليل الهدر عن طريق شراء والاحتفاظ فقط بالمخزون الذي تحتاجه لإنتاج وبيع المنتجات ضمن إطار زمني معين. هذا النهج يقلل من تكاليف التخزين والتأمين، بالإضافة إلى تكلفة تصفية أو التخلص من المخزون الزائد.
يمكن أن يكون نظام إدارة المخزون وفقًا لمبدأ "في الوقت المناسب" (JIT) محفوفًا بالمخاطر. إذا ارتفع الطلب بشكل غير متوقع، قد لا يتمكن المصنع من الحصول على المخزون الذي يحتاجه لتلبية هذا الطلب، مما يضر بسمعته مع العملاء ويدفع الأعمال نحو المنافسين. حتى أصغر التأخيرات يمكن أن تكون مدمرة؛ إذا لم يصل أحد المدخلات الأساسية "في الوقت المناسب"، فقد ينتج عن ذلك عنق زجاجة.
2\. تخطيط احتياجات المواد (Materials Requirement Planning - MRP)
تعتمد هذه الطريقة في إدارة المخزون على التنبؤ بالمبيعات، مما يعني أن الشركات المصنعة تعتمد على سجلات المبيعات التفصيلية لتوقع احتياجاتها من المخزون والتواصل مع الموردين بشأن هذه الاحتياجات في الوقت المناسب. على سبيل المثال، قد يضمن مصنع الزلاجات الذي يستخدم نظام مخزون MRP أن المواد مثل البلاستيك والألياف الزجاجية والخشب والألمنيوم متوفرة في المخزون بناءً على الطلبات المتوقعة. عدم القدرة على التنبؤ بدقة بالمبيعات والتخطيط لاقتناء المخزون سيؤدي إلى عدم قدرة الشركة المصنعة على تلبية الطلبات.
3. الكمية الاقتصادية للطلب (Economic Order Quantity - EOQ)
يُستخدم هذا النموذج في إدارة المخزون من خلال حساب عدد الوحدات التي يجب على الشركة إضافتها إلى مخزونها مع كل طلب دفعة لتقليل التكاليف الإجمالية لمخزونها مع افتراض وجود طلب مستمر من المستهلكين. تشمل تكاليف المخزون في النموذج تكاليف الاحتفاظ والإعداد.
يسعى نموذج الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ) إلى ضمان طلب الكمية المناسبة من المخزون في كل دفعة بحيث لا تضطر الشركة إلى تقديم الطلبات بشكل متكرر ولا يكون هناك فائض من المخزون المتاح. يفترض النموذج أن هناك توازنًا بين تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف إعداد المخزون، ويتم تقليل إجمالي تكاليف المخزون عندما يتم تقليل كل من تكاليف الإعداد وتكاليف الاحتفاظ.
4. أيام مبيعات المخزون (Days Sales of Inventory - DSI)
هذا النسبة المالية تشير إلى متوسط الوقت بالأيام الذي تستغرقه الشركة لتحويل مخزونها، بما في ذلك البضائع التي هي قيد العمل، إلى مبيعات. يُعرف DSI أيضًا باسم متوسط عمر المخزون، أو أيام المخزون المستحقة (DIO)، أو أيام في المخزون (DII)، أو أيام المبيعات في المخزون، أو أيام المخزون ويتم تفسيره بطرق متعددة.
يشير الرقم إلى سيولة المخزون، حيث يمثل عدد الأيام التي ستستمر فيها الكمية الحالية من مخزون الشركة. بشكل عام، يُفضل أن يكون معدل دوران المخزون اليومي (DSI) منخفضًا لأنه يشير إلى مدة أقصر لتصفية المخزون، على الرغم من أن معدل دوران المخزون اليومي يختلف من صناعة إلى أخرى.
علامات التحذير في إدارة المخزون
إذا قامت شركة بتغيير طريقة محاسبة المخزون بشكل متكرر دون مبرر معقول، فمن المحتمل أن إدارة الشركة تحاول تقديم صورة أكثر إشراقًا مما تشير إليه الواقع.
يمكن أن تشير عمليات شطب المخزون المتكررة إلى أن الشركة تواجه مشكلات في بيع منتجاتها النهائية أو في تقادم المخزون. يمكن أن تثير هذه الأمور أيضًا علامات استفهام حول قدرة الشركة على البقاء تنافسية وصنع منتجات تجذب المستهلكين في المستقبل.
ما هي الأنواع الأربعة الرئيسية لإدارة المخزون؟
الأنواع الأربعة الرئيسية لإدارة المخزون هي إدارة الوقت المناسب (JIT)، تخطيط متطلبات المواد (MRP)، كمية الطلب الاقتصادي (EOQ)، وأيام مبيعات المخزون (DSI). قد يعمل كل أسلوب بشكل جيد لبعض أنواع الأعمال التجارية وأقل من ذلك لغيرها.
كيف يستخدم تيم كوك إدارة المخزون في شركة آبل؟
الرئيس التنفيذي لشركة Apple تيم كوك معروف بتركيزه على إدارة المخزون. وقد نُقل عنه قوله: "المخزون مثل منتجات الألبان، لا أحد يريد شراء حليب فاسد." من بين الابتكارات الأخرى، جلب كوك ممارسات التصنيع في الوقت المناسب إلى Apple، مما أدى إلى تقليل معدّل دوران رأس المال (Turnover) للمخزون من أشهر إلى ما لا يزيد عن خمسة أيام.
ما هو مثال على إدارة المخزون؟
لنلقِ نظرة على مثال لنظام المخزون في الوقت المناسب (JIT). باستخدام هذه الطريقة، تهدف الشركة إلى استلام البضائع في أقرب وقت ممكن من الوقت الذي تحتاجها فيه فعليًا. لذلك، إذا كان مصنع السيارات يحتاج إلى تركيب الوسائد الهوائية في سياراته، فإنه يرتب لاستلام تلك الوسائد الهوائية عندما تصل السيارات إلى خط التجميع بدلاً من الاحتفاظ بمخزون منها في جميع الأوقات.
الخلاصة
إدارة المخزون جزء حيوي من عمليات الأعمال. تعتمد إدارة المخزون الصحيحة على نوع العمل والمنتجات التي يبيعها. قد لا يكون هناك نوع مثالي واحد لإدارة المخزون لأن لكل نوع مزايا وعيوب. ولكن الاستفادة من النوع الأكثر ملاءمة لإدارة المخزون يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان نجاح الشركة.