ما هو بوليصة الشحن؟
سند الشحن (BL أو BoL) هو وثيقة قانونية تصدرها شركة النقل إلى الشاحن. توضح هذه الوثيقة نوع وكمية ووجهة البضائع التي يتم نقلها. كما يعمل سند الشحن كإيصال للشحنة عندما يقوم الناقل بتسليم البضائع في الوجهة المحددة مسبقًا.
يجب أن يرافق هذا المستند المنتجات المشحونة بغض النظر عن شكل النقل. يجب أن يكون موقعًا من قبل ممثل معتمد من الناقل والمرسل والمستلم.
النقاط الرئيسية
- بوليصة الشحن هي وثيقة قانونية تصدرها شركة النقل إلى الشاحن، توضح نوع وكمية ووجهة البضائع التي يتم نقلها.
- بوليصة الشحن هي وثيقة ملكية، وإيصال للبضائع المشحونة، وعقد بين الناقل والشاحن.
- يجب أن يرافق هذا المستند البضائع المشحونة ويجب أن يتم توقيعه من قبل ممثل معتمد من الناقل والمرسل والمستلم.
- يمكن أن تساعد بوليصة الشحن في منع سرقة الأصول إذا تم إدارتها ومراجعتها بشكل صحيح.
- هناك عدة أنواع من سندات الشحن، لذا من المهم اختيار النوع المناسب.
فهم بوليصة الشحن
سند الشحن هو وثيقة قانونية ملزمة توفر للناقل والشاحن جميع التفاصيل اللازمة لمعالجة الشحنة بدقة. له ثلاث وظائف رئيسية:
- إنها إيصال للمنتجات المشحونة.
- يمثل الشروط والأحكام المتفق عليها لنقل البضائع.
لنفترض أن شركة لوجستيات تنوي نقل البنزين من مصنع في تكساس (الشاحن) إلى محطة وقود في أريزونا (المستلم) بواسطة شاحنة ثقيلة. يقوم ممثل المصنع والسائق بتوقيع بوليصة الشحن بعد تحميل البنزين على الشاحنة. يطلب سائق الشاحنة من موظف المحطة أيضًا توقيع الوثيقة عند تسليم الناقل الوقود إلى محطة الوقود في أريزونا.
يجب أن يكون لدى كل شركة ضوابط داخلية لمنع السرقة. أحد المكونات الأساسية للضوابط الداخلية هو فصل المهام، مما يمنع موظفًا واحدًا من الحصول على سيطرة كبيرة داخل الشركة.
لا يوجد نظامان للرقابة الداخلية متشابهان تمامًا، لكن معظمها يتبع مجموعة قياسية من الفلسفات الأساسية التي أصبحت ممارسات إدارية قياسية. يمكن أن يساعد تنفيذ الضوابط الداخلية في تبسيط العمليات ومنع الاحتيال. يُعتبر بوليصة الشحن واحدة من عدة وثائق رئيسية يجب إدارتها ومراجعتها بشكل صحيح لمنع سرقة الأصول.
أنواع سندات الشحن
بعض الأنواع الأكثر شيوعًا من سندات الشحن تشمل:
- بوليصة الشحن غير القابلة للتفاوض
اختيار بوليصة الشحن المناسبة أمر ضروري. يمكن أن يمنع ذلك تأخير التسليم أو يساعد في تحديد موقع البضائع التي تضيع أثناء النقل.
مثال على بوليصة الشحن
افترض أن مطعم XYZ Fine Dining يستلم شحنات من اللحوم والأسماك الطازجة خمس مرات في الأسبوع. يقوم مدير المطعم بتحديد نوع وكمية اللحوم والأسماك التي يحتاج المطعم لطلبها. ثم يقومون بملء أمر الشراء (PO). يقوم مالك XYZ بمراجعة وتوقيع كل أمر شراء قبل إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى مورد الطعام. يقوم المورد بتجميع اللحوم والأسماك ويوقع على بوليصة الشحن مع ممثل من شركة النقل الليلية.
يقوم الناقل بتوصيل الطعام إلى المطعم ويقوم المدير بمقارنة المعلومات الموجودة في بوليصة الشحن مع ما تم طلبه في أمر الشراء (PO). يتم إرسال أمر الشراء (PO) وبوليصة الشحن إلى المالك إذا كانت المعلومات متطابقة. يقوم المالك بمراجعة الوثائق ويقوم بالدفع لمورد الطعام.
لا يقوم المالك بدفع المستحقات للبائع دون مراجعة أمر الشراء ووثيقة الشحن أولاً. تضمن هذه الخطوة أن شركة XYZ تدفع فقط مقابل ما طلبته واستلمته. سيقوم المدير بسؤال البائع عن الاستثناء إذا لم تتطابق الوثيقتان عند مقارنتهما. يقوم موظف ثالث بمطابقة كشف الحساب البنكي وإجراء الإيداعات للشركة. يجب أن تكون كل هذه الخطوات موجودة لمنع السرقة.
لماذا تعتبر بوليصة الشحن مهمة؟
سند الشحن هو وثيقة قانونية ملزمة توفر للناقل والشاحن جميع التفاصيل اللازمة لمعالجة الشحنة بدقة. يمكن استخدامه في الدعاوى القضائية إذا دعت الحاجة، وسيبذل جميع الأطراف المعنية جهدًا جادًا لضمان دقة الوثيقة.
يعمل بوليصة الشحن بشكل أساسي كدليل لا جدال فيه على الشحنة. يسمح بتقسيم المهام الذي يعد جزءًا حيويًا من هيكل الرقابة الداخلية للشركة لمنع السرقة.
ما هو الغرض من بوليصة الشحن؟
للبوليصة الشحن ثلاث أغراض رئيسية. إنها وثيقة ملكية للبضائع الموصوفة في بوليصة الشحن، وهي إيصال للمنتجات المشحونة. وأخيرًا، تمثل الشروط والأحكام المتفق عليها لنقل وإطلاق البضائع المشحونة في النهاية release of the shipped goods.
ما هو محتوى بوليصة الشحن؟
عادةً ما تتضمن بوليصة الشحن أسماء وعناوين الشاحن (المرسل) والمستلم (المرسل إليه)، بالإضافة إلى تاريخ الشحن، الكمية، الوزن الدقيق، القيمة، وتصنيف الشحن. يجب أن تحتوي على وصف كامل للعناصر بما في ذلك ما إذا كانت مصنفة كمواد خطرة، بالإضافة إلى نوع التغليف المستخدم، وأي تعليمات خاصة للناقل، وأي أرقام تتبع خاصة بالطلب.
تتضمن معظم سندات الشحن لغة تدمج قواعد يورك أنتويرب York Antwerp Rules للمساعدة في تحديد التكاليف والمسؤولية عن البضائع المفقودة أو التالفة.
الخلاصة
سند الشحن هو عقد تصدره شركة النقل إلى الشاحن يوضح كمية ونوع ووجهة البضائع التي يتم شحنها. يعمل كسند استلام للشحنة ويمكن أن يساعد في منع سرقة البضائع المنقولة. من المهم فهم أنواع سندات الشحن لضمان اختيار النوع الصحيح منها. من المحتمل أن تتأخر شحنتك إذا لم يتم ذلك.