ما هو وقت تنفيذ أمر الشراء (POLT)؟
يشير مصطلح وقت تنفيذ أمر الشراء (POLT) إلى عدد الأيام التي تستغرقها الشركة بين الوقت الذي تطلب فيه مدخلات الإنتاج والوقت الذي تصل فيه هذه العناصر إلى مصنع التصنيع. ببساطة، وقت تنفيذ أمر الشراء هو الوقت المقدر لاستلام الطلب بعد تقديمه. يختلف وقت تنفيذ أوامر الشراء بين الشركات والصناعات، لذا لا يختبر اثنان نفس الوقت. وهذا يعني أن الإطار الزمني يعتمد على العديد من العوامل، بما في ذلك أنواع السلع المطلوبة ووقت السنة.
النقاط الرئيسية
- وقت تنفيذ طلب الشراء هو عدد الأيام من لحظة قيام الشركة بوضع طلب للحصول على الإمدادات حتى وصول تلك العناصر.
- يعتمد وقت تنفيذ الطلبات (POLT) على أنواع الإمدادات المطلوبة، ومدى توفرها أو ندرتها، وموقع الموردين، وحتى على الوقت من السنة.
- يمكن أن تتضمن خطوات عملية POLT تأكيد الطلب، إشعار الشحن، والدفع.
- يجب على الشركات المصنعة التخطيط بعناية لأوقات تسليم أوامر الشراء عند التخطيط لعملية التصنيع.
- يمكن للشركات تقليل أوقات الطلب عن طريق زيادة عدد الطلبات، وتغيير الموردين، وأتمتة عملية الطلب.
فهم أوقات تسليم أوامر الشراء (POLTs)
زمن تنفيذ أمر الشراء هو المدة التي يستغرقها تنفيذ الطلب - من وقت تقديم الطلب حتى التاريخ المتوقع للاستلام. لذلك، إذا قامت شركة بتقديم طلب للحصول على مستلزمات في الأول من مايو ومن المتوقع تسليمها في العاشر من مايو، فإن زمن تنفيذ أمر الشراء للمستلزمات هو تسعة أيام. يتأثر هذا الإطار الزمني بشكل كبير بعدة عوامل، بما في ذلك أنواع البضائع المطلوبة من قبل الشركة، وتوافر المواد، ومصدرها، وموقع الموردين، وحتى الوقت من السنة.
يتضمن POLT عددًا من الخطوات المختلفة، بما في ذلك:
- تأكيد الطلب
- توفر البضائع
- وضع الطلبات
- تأكيد الطلب
- إشعار الشحن
- استلام البضائع
- الدفع
يجب على الشركات التخطيط بعناية لأوقات تسليم أوامر الشراء عند التخطيط لعملية التصنيع، لأنه إذا لم تصل مدخلات الإنتاج في الموعد المحدد، فسوف يتأخر التصنيع، مما يكلف الشركة أموالًا في المبيعات المفقودة، ووقت العمال العاطلين، وانخفاض امتصاص التكاليف العامة للمصنع overhead absorption. من ناحية أخرى، إذا وصلت المدخلات مبكرًا جدًا، فقد تتكبد الشركة تكاليف إضافية لتخزين المخزون.
لهذا السبب، يحتاج المديرون إلى التخطيط بدقة قدر الإمكان لموعد طلب المواد اللازمة، حتى لا يتحملوا تكاليف إضافية مثل التكاليف العامة. إذا كان لديهم سلسلة توريد موثوقة، فيجب أن يكون هذا من أول العناصر التي تُضاف إلى تقويم الإنتاج و/أو التوظيف.
هناك طرق يمكن للشركات من خلالها تقليل عدد الأيام في فترة POLT:
- زيادة عدد الطلبات. يُعتبر هذا الخيار أفضل مقارنةً بوضع طلب واحد أو اثنين كبيرين. من خلال القيام بذلك، يمكن للشركات توفير الوقت والمال. كما يمكن أن يضمنوا عدم وجود فائض كبير من مخزون معين مع الحفاظ على كمية كافية من المخزون لتلبية الطلبات.
- تغيير الموردين. قد يساعد استخدام الموردين المحليين أو الداخليين بدلاً من الموردين الدوليين في تقليل أوقات الانتظار، مما يمكن أن يوفر الوقت والمال.
- أتمتة عملية الطلب. من خلال الانتقال إلى نظام يقوم تلقائيًا بوضع وتنفيذ الطلبات، يمكن للشركات تحرير القوى العاملة للقيام بمهام أخرى، ويمكن للموظفين الحصول على مزيد من الوقت لأداء وظائفهم. تساعد الأتمتة أيضًا في تقليل أي احتمال للخطأ عندما يتعلق الأمر بعملية وضع الطلبات.
يجب على المصنعين أن يكونوا على دراية بإمكانية حدوث تأخير إذا تم طلب المدخلات من موقع بعيد.
اعتبارات خاصة
يمكن للشركة إعداد نظام تحكم في المخزون باستخدام نظام الصندوقين، والذي يمكن أن يساهم بشكل كبير في أتمتة عملية إعادة الطلب للعناصر أو المواد الصغيرة أو ذات القيمة المنخفضة. بالنسبة للمدخلات الأكثر أهمية، يجب على الشركة أن تأخذ في الاعتبار ليس فقط وقت الشحن ولكن أيضًا وقت معالجة الطلب. على سبيل المثال:
- إذا تم طلب الإمدادات بعد ظهر يوم الجمعة، فقد لا يتم استلام الطلب حتى يوم الاثنين، مما يعني خسارة يومين.
إذا كان هناك طلب موسمي مرتفع على مادة خام معينة، فقد يؤثر ذلك على ما إذا كانت الإمدادات ستصل في الوقت المناسب. حتى لو أراد المنتج تجنب تكاليف التخزين غير الضرورية، فقد يختار الاحتفاظ بمخزون احتياطي لحماية نفسه من تأخيرات الشحن.
تتيح الاتصالات البرمجية عبر الإنترنت بين المصنعين والموردين الذين يهتمون بسلسلة التوريد رؤية مستويات المخزون في الوقت الفعلي للمواد الخام. كلما زاد تواصل المشتري مع احتياجاته المستقبلية من خلال تقديم توقعات الطلب للبائع، كلما كانت أوقات تسليم الطلبات أكثر دقة. قد يستخدم العديد من المصنعين أيضًا استراتيجية إنتاج تُعرف باسم التصنيع "في الوقت المناسب (Just-in-Time)"، حيث تتماشى هذه العملية مع جداول الإنتاج للشركة، مما يقلل من أوقات الانتظار والهدر.