ما هي الضوابط الداخلية؟
الضوابط الداخلية هي عمليات محاسبية وتدقيقية تُستخدم في قسم المالية في الشركة لضمان سلامة التقارير المالية والامتثال التنظيمي.
تساعد الضوابط الداخلية الشركات على الامتثال للقوانين واللوائح ومنع الاحتيال. كما يمكنها المساعدة في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال ضمان الالتزام بالميزانيات، واتباع السياسات، وتحديد نقص رأس المال، وتوليد تقارير دقيقة للقيادة.
النقاط الرئيسية
- الضوابط الداخلية هي الآليات والقواعد والإجراءات التي تنفذها الشركة لضمان سلامة المعلومات المالية والمحاسبية، وتعزيز المساءلة، ومنع الاحتيال.
- تساعد الضوابط الداخلية الشركات في الامتثال للقوانين واللوائح، وتمنع الموظفين من سرقة الأصول أو ارتكاب الاحتيال.
- يمكنهم أيضًا المساعدة في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تحسين دقة وتوقيت التقارير المالية.
- تلعب عمليات التدقيق الداخلي دورًا حيويًا في الضوابط الداخلية للشركة وحوكمتها المؤسسية.
- جعل قانون ساربينز-أوكسيلي لعام 2002 المديرين مسؤولين قانونيًا عن دقة البيانات المالية لشركاتهم.
فهم الضوابط الداخلية
أصبحت الضوابط الداخلية وظيفة أساسية لكل شركة في الولايات المتحدة منذ فضائح المحاسبة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين. في أعقاب مثل هذا السلوك غير القانوني للشركات، تم سن قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002 لحماية المستثمرين من الأنشطة المحاسبية الاحتيالية ولتحسين دقة وموثوقية الإفصاحات المالية للشركات.
كان لهذا تأثير عميق على حوكمة الشركات. جعلت التشريعات المديرين مسؤولين عن التقارير المالية وإنشاء سجل التدقيق. يواجه المديرون الذين يُثبت أنهم لم يقوموا بإنشاء وإدارة الضوابط الداخلية بشكل صحيح عقوبات جنائية خطيرة.
الرأي الذي يقدمه المدقق والذي يرافق البيانات المالية يعتمد على تدقيق للإجراءات والسجلات المستخدمة لإنتاجها. كجزء من التدقيق، سيقوم المدققون الخارجيون باختبار عمليات المحاسبة والضوابط الداخلية للشركة وتقديم رأي حول فعاليتها.
أهمية الضوابط الداخلية
التدقيق الداخلي يقيّم الضوابط الداخلية للشركة، بما في ذلك حوكمة الشركات وعمليات المحاسبة. يمكن لهذه الضوابط الداخلية أن تضمن الامتثال للقوانين واللوائح بالإضافة إلى تقديم تقارير مالية وجمع بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب. تساعد في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية من خلال تحديد المشاكل وتصحيح الثغرات قبل اكتشافها في التدقيق الخارجي.
تلعب عمليات التدقيق الداخلي دورًا حيويًا في عمليات الشركة وحوكمتها المؤسسية منذ أن جعل قانون ساربينز-أوكسيلي لعام 2002 المديرين مسؤولين قانونيًا عن دقة بياناتها المالية.
لا يوجد نظامان للرقابة الداخلية متطابقان، ولكن العديد من الفلسفات الأساسية المتعلقة بالنزاهة المالية والممارسات المحاسبية أصبحت ممارسات إدارية قياسية. وعلى الرغم من أنها قد تكون مكلفة، إلا أن تنفيذ الرقابة الداخلية بشكل صحيح يمكن أن يساعد في تبسيط العمليات وزيادة الكفاءة التشغيلية، بالإضافة إلى منع الاحتيال.
أقر الكونغرس الأمريكي قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002 لحماية المستثمرين من احتمال الأنشطة المحاسبية الاحتيالية من قبل الشركات. فرض القانون إصلاحات صارمة لتحسين الإفصاحات المالية من الشركات ومنع الاحتيال المحاسبي.
مكونات الرقابة الداخلية
يجب أن يتضمن نظام الرقابة الداخلية للشركة المكونات التالية:
- بيئة الرقابة: تُنشئ بيئة الرقابة لجميع الموظفين أهمية النزاهة والالتزام بالكشف عن المخالفات واستئصالها، بما في ذلك الاحتيال. يقوم مجلس الإدارة والإدارة بإنشاء هذه البيئة ويقودونها من خلال القدوة. يجب على الإدارة وضع الأنظمة الداخلية والموظفين لتسهيل تحقيق أهداف الرقابة الداخلية.
- تقييم المخاطر: يجب على الشركة أن تقوم بانتظام بتقييم وتحديد إمكانية وجود المخاطر أو الخسائر. بناءً على نتائج هذه التقييمات، قد يتم تنفيذ تركيز إضافي ومستويات من التحكم لضمان احتواء المخاطر أو لمراقبة المخاطر في المجالات ذات الصلة.
- مراقبة: يجب على الشركة مراقبة نظام الرقابة الداخلية لضمان استمراريته. يمكن أن يضمن ذلك، سواء من خلال تحديثات النظام، إضافة موظفين، أو التدريب اللازم للموظفين، استمرار قدرة الرقابة الداخلية على العمل كما هو مطلوب.
- المعلومات/الاتصالات: تعتبر المعلومات الواضحة والاتصالات المستمرة مهمة على جبهتين. أولاً، يمكن أن يحدد وضوح الهدف والأدوار الأساس لنجاح الضوابط الداخلية. ثانياً، تسهيل فهم والتزام الخطوات الواجب اتخاذها يمكن أن يساعد الموظفين في أداء عملهم بأكبر قدر من الفعالية.
- أنشطة الرقابة: تتعلق هذه الأنشطة بالعمليات والسياسات والإجراءات الأخرى التي تحافظ على سلامة الضوابط الداخلية والامتثال التنظيمي. وتشمل أنشطة وقائية وكاشفة.
- الامتثال للقوانين واللوائح: يجب أن تلتزم الأنشطة المالية للمنظمة بجميع القوانين واللوائح والمعايير ذات الصلة. يتضمن ذلك متابعة التغييرات في اللوائح المالية وتنفيذ التدابير لضمان الامتثال.
- فصل المهام: توزيع المسؤوليات بين أشخاص مختلفين يقلل من خطر الأخطاء أو التصرفات غير الملائمة. يتضمن ذلك فصل أدوار التفويض والحفظ وتسجيل السجلات لمنع الاحتيال والأخطاء.
- الضوابط المادية: يجب على الشركة تنفيذ تدابير أمنية لحماية أصولها، بما في ذلك النقد والمخزون والمعدات. قد يشمل ذلك مرافق تخزين آمنة، وضوابط وصول، وأنظمة مراقبة.
الضوابط الوقائية مقابل الضوابط الكاشفة
عادةً ما تتكون الضوابط الداخلية من أنشطة تحكم مثل التفويض، والتوثيق، والمصالحة، والأمان، وفصل المهام. وتنقسم بشكل عام إلى أنشطة وقائية وأنشطة كشفية.
تهدف أنشطة الرقابة الوقائية إلى منع حدوث الأخطاء أو الاحتيال من البداية وتشمل ممارسات التوثيق والتفويض الشاملة. يضمن فصل المهام، وهو جزء أساسي من هذه العملية، أن لا يكون هناك فرد واحد في وضع يسمح له بتفويض وتسجيل والاحتفاظ بمعاملة مالية والأصل الناتج عنها. يُعتبر تفويض الفواتير والتحقق من النفقات من الضوابط الداخلية.
بالإضافة إلى ذلك، تشمل الضوابط الداخلية الوقائية تقييد الوصول المادي إلى المعدات والمخزون والنقد والأصول الأخرى.
الضوابط الكاشفة هي إجراءات احتياطية مصممة لاكتشاف العناصر أو الأحداث التي فاتت خط الدفاع الأول. هنا، النشاط الأكثر أهمية هو التسوية، والتي تُستخدم لمقارنة مجموعات البيانات. يتم اتخاذ إجراء تصحيحي عند العثور على اختلافات جوهرية. تشمل الضوابط الكاشفة الأخرى التدقيقات الخارجية من شركات المحاسبة والتدقيقات الداخلية للأصول مثل المخزون.
قيود الضوابط الداخلية
بغض النظر عن السياسات والإجراءات التي تضعها المنظمة، فإن الضوابط الداخلية يمكنها فقط توفير تأكيد معقول بأن المعلومات المالية للشركة صحيحة.
يمكن أن تكون فعالية الضوابط الداخلية محدودة بسبب الحكم البشري. على سبيل المثال، قد تمنح الشركة الموظفين ذوي المستوى العالي القدرة على تجاوز الضوابط الداخلية لأسباب تتعلق بالكفاءة التشغيلية.
علاوة على ذلك، يمكن التحايل على الضوابط الداخلية من خلال التواطؤ، حيث يتعاون الموظفون الذين تكون أنشطتهم العملية مفصولة عادةً بواسطة الضوابط الداخلية، سراً لإخفاء الاحتيال أو أي سلوك غير قانوني آخر.
لماذا تعتبر الضوابط الداخلية مهمة؟
الضوابط الداخلية هي الآليات والقواعد والإجراءات التي تنفذها الشركة لضمان سلامة المعلومات المالية والمحاسبية، وتعزيز المساءلة، ومنع الاحتيال. بالإضافة إلى الامتثال للقوانين واللوائح ومنع الموظفين من سرقة الأصول أو ارتكاب الاحتيال، يمكن للضوابط الداخلية أن تساعد في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تحسين دقة وتوقيت التقارير المالية.
قانون ساربينز-أوكسيلي لعام 2002، الذي تم سنّه في أعقاب فضائح المحاسبة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، يهدف إلى حماية المستثمرين من الأنشطة المحاسبية الاحتيالية وتحسين دقة وموثوقية الإفصاحات المؤسسية.
ما هي النوعان من الضوابط الداخلية؟
تنقسم الضوابط الداخلية بشكل عام إلى أنشطة وقائية وأنشطة كشفية. تهدف الأنشطة الوقائية إلى منع حدوث الأخطاء أو الاحتيال من البداية وتشمل ممارسات التوثيق والتفويض الشاملة. أما الضوابط الكشفية فهي إجراءات احتياطية مصممة لاكتشاف العناصر أو الأحداث التي فاتتها خط الدفاع الأول.
ما هي بعض الضوابط الداخلية الوقائية؟
فصل المهام، وهو جزء أساسي من عملية الرقابة الداخلية الوقائية، يضمن أن لا يكون هناك فرد واحد في وضع يسمح له بتفويض، تسجيل، والاحتفاظ بمعاملة مالية والأصول الناتجة عنها. من أمثلة الرقابة الداخلية الوقائية: تفويض الفواتير، التحقق من النفقات، وتقييد الوصول المادي إلى المعدات، المخزون، النقد، والأصول الأخرى.
ما هي الضوابط الداخلية الكاشفة؟
تحاول الضوابط الداخلية الكشفية العثور على المشاكل داخل عمليات الشركة بمجرد حدوثها. يمكن استخدامها وفقًا لأهداف مختلفة، مثل مراقبة الجودة، ومنع الاحتيال، والامتثال القانوني. هنا، النشاط الأهم هو التسوية، التي تقارن بين مجموعات البيانات. تشمل الضوابط الكشفية الأخرى التدقيقات الداخلية والخارجية.
الخلاصة
تُعتبر الضوابط الداخلية ضرورية لضمان نزاهة عمليات الشركات وموثوقية المعلومات المالية التي تقدمها. وقد حفّز قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002 تعزيز الضوابط الداخلية في أعقاب فضائح مثل تلك التي تورطت فيها شركتا إنرون وورلدكوم، وذلك لحماية المستثمرين من الاحتيال المحاسبي للشركات.
يمكن أن يكون نجاح الضوابط الداخلية محدودًا بسبب الموظفين الذين يتجاوزون أنشطة الرقابة من أجل الكفاءة التشغيلية، وكذلك بسبب الموظفين الذين يتعاونون لإخفاء الاحتيال.