ما هو برنامج الامتثال؟
برنامج الامتثال هو مجموعة من السياسات والإجراءات الداخلية للشركة التي يتم وضعها للامتثال للقوانين واللوائح أو للحفاظ على سمعة العمل. يقوم فريق الامتثال بفحص القواعد التي تضعها الهيئات الحكومية، ويقوم بإنشاء برنامج الامتثال، وتنفيذه في جميع أنحاء الشركة، وفرض الالتزام بالبرنامج.
النقاط الرئيسية
- تحدد برامج الامتثال مجموعة من الإرشادات وأفضل الممارسات التي تضمن أن موظفي الشركة يتبعون جميع القوانين واللوائح ذات الصلة.
- تساعد برامج الامتثال الشركات في حماية علامتها التجارية من الفضائح والدعاوى القضائية.
- يجب أن يحتوي برنامج الامتثال الفعّال على سياسات واضحة، ومسار صحي للتواصل بين الموظفين وأولئك الذين يشرفون على البرنامج، وألا يتردد في اتخاذ إجراءات تصحيحية عندما يتم انتهاك برنامج الامتثال.
فهم برامج الامتثال
الجهات التنظيمية المالية الرئيسية في الولايات المتحدة هي مجلس الاحتياطي الفيدرالي، وهيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC)، وهيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA). وقد وضعت هذه الجهات وغيرها متطلبات يجب الالتزام بها، حيثما كان ذلك ممكنًا وبدرجات متفاوتة، من قبل البنوك والوسطاء ومديري الأصول والمؤسسات المالية الأخرى.
ازدادت أهمية برامج الامتثال في الصناعة المالية منذ صدمة الأزمة المالية، لكن شكاوى المصرفيين الحادة وجدت آذانًا صاغية لدى الجمهوريين في الحكومة الفيدرالية. كانت هناك جهود متضافرة للتراجع عن اللوائح المصممة لمنع بعض المشاركين في القطاع المالي من المبالغة في دوافعهم الذاتية، لكن التوترات السياسية في واشنطن تجعل من غير الواضح ما هي التغييرات، إن وجدت، التي ستحدث في النهاية.
من المفترض أن تمتلك الشركات المتداولة علنًا برامج امتثال قوية للالتزام بالمتطلبات التي وضعتها هيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC). على وجه الخصوص، يجب الالتزام الصارم بمتطلبات وتواريخ تقديم الملفات. تعتبر برامج الامتثال مهمة أيضًا، وإن كانت أقل رسمية، في الشركات الكبيرة والصغيرة، العامة أو غير العامة.
عندما لا تنطبق متطلبات سلطة تنظيمية معينة، يتناول برنامج الامتثال الخاص بالشركة سلوك الموظفين للالتزام بالسياسات الداخلية (مثل إنفاق أموال الشركة أو معاملة النساء) والأهم من ذلك، للحفاظ على سمعة الشركة بين عملائها ومورديها وموظفيها وحتى المجتمع الذي تقع فيه الأعمال. لقد ارتفعت مكانة أقسام الامتثال بسبب دورها في إبقاء شركاتها بعيدة عن المشاكل مع الجهات التنظيمية والعملاء والمساهمين ووسائل الإعلام والجمهور العام.
كيفية إنشاء برنامج الامتثال
بينما يمكن أن تكون هناك أنواع مختلفة من برامج الامتثال - تلك التي تتبع اللوائح المالية عن كثب أو لضمان أن يكون مكان العمل خاليًا من التمييز والتحرش الجنسي - يجب أن يحتوي كل برنامج امتثال على بعض العناصر الأساسية.
بعد صدور قانون الرعاية الصحية الميسرة، حددت الحكومة سبعة مكونات لبرنامج امتثال قوي لمقدمي الرعاية الصحية. وقد حدد العرض التقديمي العناصر التالية.
السياسات والإجراءات ومعايير السلوك المكتوبة
الخطوة الأولى لتنفيذ برنامج الامتثال هي التأكد من أن برنامج الامتثال الخاص بك يحتوي على سياسات وتوقعات محددة بوضوح. من الضروري أن يكون البرنامج المكتوب متاحًا بسهولة لجميع الموظفين، وتحديث ومراجعة السياسات بانتظام، وضمان أن يقوم الموظفون الجدد بمراجعة البرنامج خلال 90 يومًا من بدء العمل لتحقيق نجاح برنامج الامتثال.
الإشراف على برنامج الامتثال
بمجرد تحديد توقعات البرنامج بوضوح، ستحتاج إلى تعيين مسؤول الامتثال أو لجنة امتثال للإشراف على البرنامج. يجب أن يكون لدى هذا الموظف أو مجموعة الموظفين تاريخ ومعرفة عميقة بالسلوك الأخلاقي، وبناءً على كيفية هيكلة الشركة، يجب أن يقدموا تقاريرهم مباشرة إلى الرئيس التنفيذي.
التدريب والتعليم
جانب مهم من تنفيذ برنامج الامتثال في مكان العمل هو تخصيص الوقت والمال لضمان أن جميع الموظفين على دراية وتدريب مناسب على مجموعة المعايير الجديدة للبرنامج. يجب أن يشمل ذلك الموظفين الجدد بالإضافة إلى إجراء مراجعات متكررة مع جميع الموظفين الحاليين.
استضافة اجتماعات سنوية أو ربع سنوية على مستوى الشركة التي تتناول أي مخاوف أو تحديثات تتعلق ببرنامج الامتثال، بالإضافة إلى ضمان أن يكمل جميع الموظفين الجدد تدريب الامتثال خلال الأشهر الأولى من توظيفهم، سيساعد في الحفاظ على برنامج امتثال ناجح.
فتح قنوات التواصل
جانب مهم آخر من جوانب تشغيل برنامج امتثال ناجح هو التأكد من أن الموظفين على جميع المستويات يشعرون بأن لديهم وسيلة مفتوحة للتعبير عن أسئلتهم أو مخاوفهم بشأن برنامج الامتثال. يجب أن تتيح برامج الامتثال للموظفين الإبلاغ عن الانتهاكات ومعالجة القضايا الأخلاقية عبر منصة مجهولة. علاوة على ذلك، يجب أن يكون مسؤولو الامتثال متاحين وقابلين للوصول للموظفين الذين لديهم أسئلة محددة بشأن برنامج الامتثال.
إقامة مسار قوي للتواصل بين المسؤولين عن برنامج الامتثال والموظفين الذين يشملهم البرنامج أمر ضروري لضمان أن يتم الإبلاغ عن الانتهاكات 1) ويمكن منعها في المستقبل.
التدقيق والمراقبة
يجب تنفيذ نظام للتدقيق والمراقبة من أجل قياس فعالية برنامج الامتثال، وضمان الالتزام باللوائح الخارجية، وتحديد مخاطر الامتثال. يجب مراجعة برامج الامتثال بانتظام كجزء من العمليات العادية، ومع ذلك، يجب أن تخضع أيضًا لتدقيق خارجي رسمي audit. يجب إجراء التدقيق على الأقل مرة واحدة سنويًا. يجب على المدقق تقديم تقرير مكتوب بنتائجهم.
الانضباط المستمر
أحد عناصر برنامج الامتثال الفعّال هو أن يتم تنفيذه بالفعل. يجب أن يتضمن برنامج الامتثال سياسات مكتوبة وواضحة تطبق إجراءات تأديبية مناسبة على أولئك الذين يفشلون في الامتثال لتوقعات وسياسات البرنامج. يجب أن تُطبق هذه الإجراءات التأديبية في الحالات التالية: عدم الامتثال، الفشل في اكتشاف عدم الامتثال عندما كان يجب أن توفر العناية الواجبة أدلة واضحة، والفشل في الإبلاغ عن حالات عدم الامتثال.
كما ترى، فإن تنفيذ الإجراءات التأديبية اللازمة سيكون أسهل إذا تم الالتزام بالخطوات المذكورة أعلاه، وخاصة تحديد التوقعات بوضوح واتباع سياسة الباب المفتوح.
إجراء تصحيحي
أخيرًا، عندما يتم اتباع جميع الخطوات المذكورة أعلاه، ويتم اكتشاف خطر امتثال كبير أو ثغرة إما من خلال تدقيق، أو خرق للامتثال، أو مراجعة داخلية، يجب على لجنة الامتثال اتخاذ إجراء حاسم وفي الوقت المناسب من شأنه تقليل خطر عدم الامتثال.