تعريف
التحكم الكاشف هو نوع من أنواع التحكم الداخلي الذي يسعى للوصول إلى جذور المشاكل في عمليات الشركة.
ما هو التحكم الكاشف؟
التحكم الكاشف هو مصطلح محاسبي يشير إلى نوع من التحكم الداخلي يهدف إلى اكتشاف المشاكل داخل عمليات الشركة بعد حدوثها. يمكن استخدام التحكمات الكاشفة لتحقيق العديد من الأهداف المختلفة، مثل ضبط الجودة، ومنع الاحتيال، والامتثال القانوني. أحد الأمثلة على التحكم الكاشف هو الجرد الفعلي، الذي يمكن استخدامه لاكتشاف الحالات التي لا تتطابق فيها المخزونات الفعلية مع تلك الموجودة في السجلات المحاسبية.
في الشركات الصغيرة، يمكن غالبًا تنفيذ الضوابط الداخلية ببساطة من خلال إشراف الإدارة. أما في الشركات الكبيرة، فيتطلب الأمر نظامًا أكثر تعقيدًا من المراجعات الداخلية وغيرها من الضمانات الرسمية للسيطرة بشكل كافٍ على عمليات الشركة.
النقاط الرئيسية
- يُعتبر التحكم الكاشف نوعًا من أنواع الضوابط الداخلية التي تهدف إلى كشف المشكلات في عمليات الشركة بعد حدوثها.
- تشمل أمثلة الضوابط الكاشفة عمليات التحقق من المخزون الفعلي، ومراجعات تقارير الحسابات والتسويات، وتقييمات الضوابط الحالية.
- تقف الضوابط الوقائية في مقابل الضوابط الكاشفة، حيث إنها ضوابط تُنفذ لمنع حدوث أي أخطاء.
- تم إنشاء قانون ساربينز-أوكسلي في الولايات المتحدة في عام 2002 لفرض تدابير أكثر صرامة حول الضوابط الداخلية في ضوء العديد من الفضائح المحاسبية في ذلك الوقت.
فهم التحكم الكاشف
الضوابط الداخلية هي عمليات المحاسبة والتدقيق التي تستخدمها إدارة المالية في الشركة. تضمن هذه الضوابط أن التقارير المالية للشركة مرتبة وأن القوانين واللوائح يتم الامتثال لها. كما تساعد في ضمان الالتزام بالميزانيات، واتباع السياسات، وتحديد نقص رأس المال.
هناك نوعان رئيسيان من الضوابط الداخلية: الضوابط الوقائية والضوابط الكاشفة. تم تصميم الضوابط الوقائية لمنع حدوث المشاكل أو الخسائر. أما الضوابط الكاشفة فهي خط الدفاع الثاني. فهي تحدد الأخطاء والمشاكل بعد حدوثها بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
تتضمن الضوابط التحقيقية عادةً مراجعة الحسابات والبيانات. يُعتبر التسوية، التي تتضمن مقارنة مجموعتين من البيانات لاكتشاف الفروقات، جزءًا حيويًا من العملية.
أمثلة على الضوابط الكاشفة تشمل:
- الجرد الفعلي: عدّ النقد أو المخزون.
- مراجعة المعاملات: التأكد من تسجيل جميع النفقات بشكل صحيح والحصول على الموافقات اللازمة.
تُعتبر الضوابط التحقيقية واحدة من العديد من أنواع الضوابط المحاسبية التي تستخدمها الشركات لضمان أن عملياتها متوافقة وأنها تقدم تقارير مالية دقيقة.
التحكم الكاشف مقابل التحكم الوقائي
على النقيض من الضوابط الكاشفة، هناك الضوابط الوقائية. في حين أن الضوابط الكاشفة قد تكشف عن الخسائر بعد حدوثها، فإن الضوابط الوقائية مصممة لمنع حدوثها من الأساس.
تُعتبر الضوابط الوقائية أكثر واقعية، حيث يتم وضعها لمنع حدوث أي مشاكل، وبالتالي تساعد في منع الخسائر أو النتائج السلبية الأخرى. أما الضوابط الكاشفة فهي تأتي بعد وقوع الحدث، لذا إذا لم يتم تصحيح المشاكل التي تكشفها بسرعة، فقد يؤدي ذلك إلى خسائر إضافية إلى الخسائر التي تم تكبدها بالفعل.
قانون ساربينز-أوكسلي
وجود ضوابط داخلية كافية أمر مهم للمستثمرين كضمانة بأن الإفصاحات المالية وغيرها دقيقة، وأنهم لا يتعرضون للاحتيال من قبل المديرين أو الموظفين. في الولايات المتحدة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، كانت هناك سلسلة من الفضائح المحاسبية في شركات مختلفة، مثل إنرون وWorldCom، مما أدى إلى الحاجة إلى ضوابط أكثر صرامة، والتي تم تنفيذها أخيرًا بموجب قانون Sarbanes-Oxley لعام 2002.
يفرض قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002 مجموعة متنوعة من المتطلبات القانونية على الشركات العامة، والتي تهدف إلى ضمان أن تكون لدى الشركات ضوابط كافية. يركز القانون على أربعة مجالات رئيسية: المسؤولية المؤسسية، وزيادة العقوبات الجنائية، وتنظيم المحاسبة، والحماية الجديدة.
قانون ساربينز-أوكسلي لعام 2002 جعل المديرين مسؤولين قانونيًا عن دقة البيانات المالية لشركاتهم.
من المفترض أن تقوم الشركات بتقييم فعالية الضوابط بانتظام فيما يتعلق بالقانون. كما يُطلب من المدققين الخارجيين تقييم فعالية الضوابط الداخلية على التقارير المالية.
ما هو الغرض من التحكم الكاشف؟
تم تصميم الضوابط التحقيقية لحل الأخطاء والمشكلات قبل أن تخرج عن السيطرة. إذا لم يتم تحديدها وإصلاحها في الوقت المناسب، فقد تواجه الشركة وإدارتها مشاكل، مما قد يضر بسمعتها، ويخيف المستثمرين، ويؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية وفرض غرامات.
ما هي أمثلة على الضوابط التحقيقية؟
تتضمن الضوابط التحقيقية بشكل كبير مراجعة الوثائق ويمكن تنفيذها يدويًا بواسطة شخص أو تلقائيًا باستخدام الكمبيوتر. تشمل الأمثلة التحقق من الشذوذ في المخزون والمعاملات والميزانيات.
من يتحمل المسؤولية النهائية عن الضوابط الداخلية؟
الإدارة مسؤولة عن الضوابط الداخلية الكاشفة وغيرها من الضوابط. هم المسؤولون عن إنشاء هذه الضوابط، والتواصل الفعال مع الموظفين بشأنها، والتأكد من صيانتها بشكل كافٍ.
في أي حالة يكون فيها التحكم التحقيقي مبررًا؟
يجب تنفيذ التحكم الكاشف عندما يتم تحديد خطأ. من المفترض أن تمنع الضوابط الوقائية حدوث الأخطاء، بينما تكون الضوابط الكاشفة مكلفة بإيقاف الأخطاء التي حدثت بالفعل. بمجرد أن يصبح الخسارة أو الخطأ واضحًا، يجب أن تبدأ إجراءات التحكم الكاشف في العمل.
الخلاصة
تحدث الشذوذات والأخطاء المحاسبية حتى مع وجود ضوابط وقائية، ومن المهم الاستجابة لها بسرعة قبل أن تتفاقم الأضرار ويتم انتهاك القانون. هذه هي وظيفة الضوابط الكاشفة. هذا النوع من الضوابط الداخلية مكلف بالوصول إلى جذور المشاكل في عمليات الشركة من خلال مراجعة المعاملات، ومقارنة الميزانيات بالنتائج، وفحص المخزون، وما إلى ذلك.