ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي وثيقة تجارية تحمل طابعًا زمنيًا تُفصّل وتسجل معاملة بين المشتري والبائع. إذا تم شراء السلع أو الخدمات على أساس الائتمان، فإن الفاتورة عادةً ما تحدد شروط الصفقة وتوفر معلومات حول طرق الدفع المتاحة.
أنواع الفواتير قد تشمل إيصال ورقي، فاتورة بيع، مذكرة خصم، فاتورة مبيعات، أو سجل إلكتروني عبر الإنترنت.
النقاط الرئيسية
- الفاتورة هي وثيقة تحتفظ بسجل للمعاملة بين المشتري والبائع، مثل إيصال ورقي من متجر أو سجل عبر الإنترنت من متجر إلكتروني.
- تُعتبر الفواتير عنصرًا حيويًا في الضوابط الداخلية للمحاسبة وعمليات التدقيق.
- يجب أن تتم الموافقة على الرسوم الموجودة في الفاتورة من قبل الموظفين الإداريين المسؤولين.
- الفواتير توضح بشكل عام شروط الدفع، وتكاليف الوحدة، والشحن، والمناولة، وأي شروط أخرى تم تحديدها خلال المعاملة.
أساسيات الفاتورة
يجب أن توضح الفاتورة أنها فاتورة على وجه المستند. وعادةً ما تحتوي على معرف فريد يُسمى رقم الفاتورة، وهو مفيد للرجوع إليه داخليًا وخارجيًا. تحتوي الفاتورة عادةً على معلومات الاتصال الخاصة بالبائع أو مقدم الخدمة في حالة وجود خطأ يتعلق بالفوترة.
الشروط
قد يتم توضيح شروط الدفع في الفاتورة، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بأي خصومات، تفاصيل الدفع المبكر أو الرسوم المالية المقررة على المدفوعات المتأخرة. كما تعرض تكلفة الوحدة للعنصر، إجمالي الوحدات المشتراة، الشحن، المناولة، الشحن، والرسوم الضريبية المرتبطة، وتوضح المبلغ الإجمالي المستحق.
التوقيت والطباعة
قد تختار الشركات إرسال بيان نهاية الشهر كفاتورة لجميع المعاملات المستحقة. إذا كان هذا هو الحال، يجب أن يشير البيان إلى أنه لن يتم إرسال فواتير لاحقة. تاريخياً، كانت الفواتير تُسجل على الورق، وغالباً ما يتم إنشاء نسخ متعددة منها، بحيث يكون لكل من المشتري والبائع سجل للمعاملة.
حاليًا، أصبحت الفواتير المولدة بواسطة الكمبيوتر شائعة جدًا. يمكن طباعتها عند الطلب أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني لكل طرف. كما تتيح السجلات الإلكترونية لك البحث والفرز عن المعاملات بسهولة حسب الرقم أو التاريخ أو البضائع أو العميل.
بيان مالي تقديري
فاتورة برو فورما هي فاتورة مبدئية تُرسل إلى المشترين قبل شحن أو تسليم البضائع. عادةً ما تصف الفاتورة العناصر المشتراة ومعلومات مهمة أخرى، مثل وزن الشحن وتكاليف النقل. غالبًا ما تُستخدم فواتير برو فورما في المعاملات الدولية، خاصة لأغراض الجمارك على الواردات.
تاريخ الفاتورة
يمثل تاريخ الفاتورة الوقت والتاريخ المختومين الذي تم فيه إصدار الفاتورة للبضائع وتسجيل المعاملة رسميًا. لذلك، يحتوي تاريخ الفاتورة على معلومات دفع أساسية، حيث يحدد مدة الائتمان وتاريخ الاستحقاق للفاتورة. هذا الأمر مهم بشكل خاص للجهات التي تقدم الائتمان، مثل صافي 30، مما يعني أن الدفع مستحق خلال 30 يومًا.
وبالمثل، فإن الشركات التي تقدم للعملاء خيار إعادة السلع عادة ما يكون لديها موعد نهائي يعتمد على عدد محدد من الأيام من تاريخ إثبات الشراء، كما هو موضح في الفاتورة.
الفوترة الإلكترونية
منذ ظهور عصر الكمبيوتر، وجد الأفراد والشركات أنه من الأسهل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية كبديل للوثائق الورقية. الفواتير الإلكترونية، أو e-invoicing، هي شكل من أشكال الفوترة الإلكترونية التي تقوم بإنشاء وتخزين ومراقبة الوثائق المتعلقة بالمعاملات بين الأطراف وتضمن الوفاء بشروط اتفاقياتهم.
قد تتضمن هذه المستندات الإلكترونية الفواتير والإيصالات، أوامر الشراء، ملاحظات الخصم والائتمان، شروط الدفع والتعليمات، وإيصالات التحويل. تُرسل الفواتير الرقمية عادةً عبر البريد الإلكتروني أو صفحة الويب أو التطبيق. تشمل المزايا ما يلي:
- الديمومة والمقاومة للأضرار المادية
- سهولة البحث والفرز عن أسماء أو مصطلحات أو تواريخ محددة.
- زيادة القدرة على التدقيق
- القدرة على الطباعة أو الإنتاج عند الطلب
- القدرة على جمع البيانات واستخبارات الأعمال
- تقليل استخدام الورق
تشمل الفوترة الإلكترونية عدة تقنيات وخيارات إدخال، وتستخدم كمصطلح عام لوصف أي طريقة يتم من خلالها تقديم الفاتورة إلكترونيًا للعميل للدفع. تم تطوير العديد من معايير الفوترة الإلكترونية، مثل EDIFACT و UBL، حول العالم لتسهيل التبني وزيادة الكفاءة.
الفواتير والحسابات الدائنة
تتبع الفواتير بيع المنتج لأغراض التحكم في المخزون والمحاسبة والضرائب، مما يساعد في تتبع الحسابات الدائنة والالتزامات المماثلة المستحقة. تقوم العديد من الشركات بشحن المنتج وتتوقع الدفع لاحقًا، لذا فإن المبلغ الإجمالي المستحق يصبح حسابًا دائنًا للمشتري وحسابًا مدينًا للبائع.
تُرسل الفواتير في العصر الحديث إلكترونيًا بدلاً من أن تكون ورقية. إذا فُقدت فاتورة، يمكن للمشتري طلب نسخة من البائع. استخدام الفاتورة يمثل وجود ائتمان، حيث قام البائع بإرسال منتج أو تقديم خدمة دون استلام نقد مسبقًا.
الفواتير والرقابة الداخلية
الفواتير هي عنصر حيوي في الرقابة الداخلية للمحاسبة. يجب أن تتم الموافقة على الرسوم الموجودة في الفاتورة من قبل الإدارة المسؤولة. بدلاً من ذلك، يتم مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء، وعند تسوية المعلومات، يتم الدفع للمعاملات المعتمدة. تضمن شركة التدقيق إدخال الفواتير في الفترة المحاسبية المناسبة عند اختبار قطع النفقات.
هل الفاتورة هي نفسها الفاتورة أو الإيصال؟
الفاتورة تُستخدم عادةً لتوثيق المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها وتسليمها للعميل، لذا فهي بمثابة فاتورة مستحقة. الإيصال هو وثيقة تُظهر أنه تم استلام الدفع.
هل تعني الفاتورة أنك قد تلقيت الدفع؟
تعمل الفاتورة بشكل عام كإشعار بأن هناك دفعة مستحقة.
ما هو الغرض من الفاتورة؟
بالإضافة إلى إبلاغ العميل بأن الدفع مستحق، فإنه يعمل أيضًا كمسار ورقي لأغراض المحاسبة.
الخلاصة
الفاتورة هي وثيقة تُستخدم لإخطار العميل بأن الدفع مستحق. كما أنها تعمل كسجل للشركة المصدرة حتى تتمكن من تتبع مستحقاتها. في الماضي، كانت الفواتير تُصدر فقط على الورق بسبب قيود التكنولوجيا. مؤخرًا، أصبحت الفواتير الإلكترونية شائعة لأنها توفر الوقت والمال ويمكن إنشاؤها وإرسالها تلقائيًا.