ما هو كانبان؟
نظام كانبان هو نظام للتحكم في المخزون يُستخدم في التصنيع وفقًا لنظام "في الوقت المناسب" just-in-time (JIT). تم تطويره بواسطة تاييتشي أونو، وهو مهندس صناعي في شركة تويوتا، ويأخذ اسمه من البطاقات الملونة التي تتبع الإنتاج وتطلب شحنات جديدة من الأجزاء أو المواد عند نفادها. كلمة كانبان هي كلمة يابانية تُترجم مباشرة إلى "بطاقة بصرية"، لذا فإن نظام كانبان يعني ببساطة استخدام الإشارات البصرية لتحفيز الإجراء اللازم للحفاظ على تدفق العملية.
النقاط الرئيسية
- كانبان هو نظام للتحكم في المخزون يُستخدم في التصنيع وفقًا لمبدأ الإنتاج في الوقت المناسب (JIT) لتتبع الإنتاج وطلب شحنات جديدة من الأجزاء والمواد.
- يستخدم كانبان الإشارات البصرية لتحفيز الإجراءات اللازمة للحفاظ على تدفق العملية.
- أحد الأهداف الرئيسية لنظام كانبان هو الحد من تراكم المخزون الزائد في أي نقطة على خط الإنتاج.
- يسعى كانبان أيضًا إلى الحد من الاختناقات من خلال تعزيز التواصل وتبادل المعلومات بين الأفراد والأقسام.
- قد يؤدي التنفيذ الناجح لنظام كانبان إلى تقليل النفقات، وزيادة رضا العملاء، وتحسين كفاءة العمليات، وتقليل المخاطر الناتجة عن المشاكل غير المتوقعة.
فهم نظام كانبان
يمكن اعتبار نظام كانبان كنظام إشارة واستجابة. عندما يكون هناك نقص في عنصر ما في محطة تشغيلية، سيكون هناك إشارة بصرية تحدد الكمية التي يجب طلبها من الإمدادات. يقوم الشخص الذي يستخدم الأجزاء بطلب الكمية المحددة بواسطة كانبان، ويقوم المورد بتوفير الكمية المطلوبة بالضبط.
على سبيل المثال، إذا كان العامل يقوم بتعبئة المنتج على حزام ناقل، فقد يتم وضع بطاقة كانبان في الكومة فوق آخر 10 أكياس. عندما يصل العامل إلى البطاقة، يعطيها للعامل المسؤول عن الإمدادات ليجلب المزيد من الأكياس. قد يكون لمحطة أبعد عن غرفة الإمدادات بطاقة كانبان موضوعة عند 15 كيسًا، بينما قد تكون لمحطة أقرب عند خمسة أكياس. يتم تعديل تدفق الأكياس ووضع البطاقات لضمان عدم ترك أي محطة بدون أكياس أثناء تشغيل الحزام.
يمكن استخدام نظام كانبان بسهولة داخل المصنع، ولكنه يمكن أيضًا تطبيقه على شراء المخزون من الموردين الخارجيين. يخلق نظام كانبان رؤية استثنائية لكل من الموردين والمشترين. أحد أهدافه الرئيسية هو الحد من تراكم المخزون الزائد في أي نقطة على خط الإنتاج. يتم تحديد حدود لعدد العناصر المنتظرة في نقاط التوريد ثم تقليلها عند تحديد وإزالة أوجه القصور. كلما تم تجاوز حد المخزون، فإنه يشير إلى وجود عدم كفاءة يحتاج إلى معالجة.
عندما تُفرغ الحاويات من الأجزاء أو المواد، تظهر بطاقات ملونة حسب الأولوية، مما يسمح بالإنتاج والتسليم قبل حدوث أي تأخير أو نقص. يُستخدم غالبًا نظام بطاقتين. بطاقات النقل (المعروفة أيضًا باسم T-kanban) تُخوّل نقل الحاويات إلى محطة العمل التالية على خط الإنتاج، بينما بطاقات الإنتاج (المعروفة أيضًا باسم P-kanban) تُخوّل محطة العمل بإنتاج كمية محددة من المنتجات وطلب الأجزاء أو المواد بمجرد بيعها أو استخدامها.
غالبًا ما يتطلب نظام كانبان دعمًا شاملاً من الشركة ليكون فعالًا. يجب الاعتماد على كل قسم لأداء المهام الضرورية في وقت محدد من أجل نقل العملية إلى الأقسام المستقبلية. بدون هذا الدعم، تصبح منهجيات كانبان عديمة الفائدة.
ممارسات كانبان الأساسية
تحتوي طريقة كانبان على عدة مبادئ أساسية تحدد كيفية حدوث العمليات وكيفية مشاركة أعضاء الفريق في العملية.
تصوّر سير العمل
في صميم نظام كانبان، يجب أن يتم تصوير العملية بشكل مرئي. سواء كان ذلك باستخدام بطاقات مادية ملموسة أو من خلال الاستفادة من التكنولوجيا والبرمجيات، يجب عرض العملية خطوة بخطوة باستخدام إشارات بصرية تجعل كل مهمة واضحة المعالم. الفكرة هي إظهار كل خطوة بوضوح، وما هي التوقعات، ومن سيتولى أي مهام.
الطرق التقليدية (ولكن لا تزال مستخدمة حتى اليوم) تضمنت صياغة مهام كانبان على ملاحظات لاصقة. يمكن أن تكون كل ملاحظة لاصقة ملونة بشكل مختلف للإشارة إلى أنواع مختلفة من عناصر العمل. ثم توضع هذه المهام في مسارات سباحة، وهي أقسام محددة تجمع المهام ذات الصلة لخلق مشروع أكثر تنظيمًا. اليوم، عادةً ما يقود برنامج إدارة المخزون عملية كانبان.
حد العمل الجاري (WIP)
نظرًا لأن كانبان يعتمد على الكفاءة، فإن هدف كانبان هو تقليل كمية العمل الجاري. يتم تشجيع الفرق على إكمال المهام السابقة قبل الانتقال إلى مهمة جديدة. يضمن ذلك أن يتم البدء في التبعيات المستقبلية في وقت مبكر وأن الموارد مثل الموظفين لا تنتظر بشكل غير فعال لبدء مهمتها بينما تعتمد على الآخرين.
يجب على الشركة تقييم الكمية المناسبة من العمل الجاري (WIP) داخليًا أثناء العمل من خلال عملية الكانبان. غالبًا ما يرتبط هذا بعدد الأشخاص المشاركين في العملية؛ حيث أنه مع انخفاض عدد العمال المرتبطين بمشروع ما، ينخفض أيضًا العدد المسموح به من العناصر التي يتم العمل عليها. هذا القيد يوضح أيضًا للفرق أو الأقسام الأخرى أنه يجب عليهم مراعاة طلباتهم من الفرق الأخرى حيث قد يتم فرض قيود عمل على كل مجموعة من الأفراد.
إدارة سير العمل
عند تنفيذ عملية ما، ستكون الشركة قادرة على تحديد نقاط القوة والضعف على طول سير العمل. في بعض الأحيان، لا يتم تلبية القيود أو لا يتم تحقيق الأهداف؛ في هذه الحالة، يكون الأمر متروكًا للفريق لإدارة سير العمل وفهم أوجه القصور التي يجب التغلب عليها بشكل أفضل.
جزء حيوي من نظام كانبان هو مراقبة وإزالة الاختناقات قبل حدوثها. يشمل ذلك التنبؤ بالإنتاج واستخدام الموارد. ومع زيادة قابلية التنبؤ في العملية، ستجد الشركة أنه من الأسهل الالتزام تجاه العملاء أو جعل العمليات أكثر كفاءة من خلال تقليص الموارد الإضافية غير المستخدمة بشكل كامل.
تحديد السياسات بوضوح
كجزء من تصوير سير العمل بشكل مرئي، غالبًا ما يتم تحديد العمليات بوضوح. يمكن للأقسام عادةً فهم التوقعات الموضوعة على فرقهم بسهولة، وتحديد بطاقات كانبان المخصصة لأفراد معينين المسؤوليات لكل مهمة بوضوح. من خلال تحديد السياسات بوضوح شديد، سيفهم كل عامل ما هو متوقع منه، وما هي معايير القائمة المرجعية التي يجب تلبيتها قبل الانتهاء، وما يحدث أثناء الانتقال بين الخطوات.
تنفيذ حلقات التغذية الراجعة
عند استخدام طريقة كانبان، غالبًا ما تقوم الشركات بجمع المعلومات، وتحليل كيفية تدفق العمليات، وتنفيذ التغييرات لتحسين العملية بشكل أكبر. تتيح حلقة التغذية الراجعة هذه للموظفين التحسين المستمر وإجراء تغييرات تدريجية يسهل التكيف معها. قد تكون التغذية الراجعة إيجابية أو سلبية. تمكن طريقة كانبان العاملين من فهم الإخفاقات في وقت مبكر من العملية وتسمح للشركة بالتكيف مع المسار الصحيح قبل أن تصبح عدم الكفاءة مشكلة أكبر.
تحسين التعاون
نظرًا لأن المهام تُقسم إلى بطاقات كانبان صغيرة جدًا، يجب على الأفراد الاعتماد على بعضهم البعض عند استخدام طريقة كانبان. يجب على الأفراد، الذين غالبًا ما يكونون في فرق مختلفة، التعاون ومناقشة الانتقالات بين المسارات، بينما يجب على أفراد آخرين التجمع لتحديد المشكلات وحلها بسرعة. تحت نظام كانبان، يجب أن يتم التواصل بشكل واسع حول التغييرات في العملية، حيث أن التعديلات التي تُجرى في منطقة واحدة قد يكون لها تأثير أوسع في مناطق أخرى.
لوحة كانبان
تستخدم عملية كانبان لوحات كانبان، وهي أنظمة تنظيمية توضح بوضوح عناصر العملية. غالبًا ما تحتوي لوحة كانبان على ثلاثة عناصر: اللوحات والقوائم والبطاقات.
تعتبر لوحات كانبان الصورة الأكبر لعملية تنظيم الجوانب العامة لسير العمل. على سبيل المثال، قد تختار الشركة أن يكون لديها لوحة كانبان مختلفة لكل قسم داخل المنظمة، مثل المالية والتسويق وغيرها. تُستخدم لوحة كانبان لجمع العمليات ذات الصلة ضمن مساحة عمل أو منطقة مهام واحدة.
قوائم كانبان هي العناصر التي يجب القيام بها داخل كل لوحة. على سبيل المثال، قد يكون لدى المصنّع كل مرحلة من مراحل التصنيع كعنصر في القائمة، حيث تمثل قوائم كانبان غالبًا مراحل مختلفة من الإنتاج داخل مجال مشابه. قد تتدفق قوائم كانبان أيضًا من مهمة إلى أخرى؛ غالبًا ما تنتهي مهمة واحدة وتبدأ مهمة أخرى مع عنصر العمل التالي بعد إكمال عنصر القائمة السابق.
أخيرًا، تعيش بطاقات كانبان داخل القوائم وتمثل العناصر الأكثر دقة وتفصيلًا اللازمة لإكمال القائمة. هذه البطاقات هي العناصر المحددة التي يجب معالجتها بترتيب متسلسل لإكمال القائمة. على سبيل المثال، يجب على المُصنّع الاتصال بالمورد، تأكيد توفر المواد الخام، تقديم الطلب، استلام عناصر المخزون، وبدء التصنيع. يمكن حتى تحسين كل من هذه الخطوات إلى بطاقات كانبان أكثر تحديدًا تمثل مشاريع صغيرة.
المثال أدناه يوضح مثالًا لنظام كانبان أو نظام السحب مع مهام محددة جيدًا، ومسارات عمل، وعرض شامل لتدفق المهام.
مثال على لوحة كانبان.
أنظمة كانبان الإلكترونية
لتمكين الإشارة إلى الطلب في الوقت الفعلي عبر سلسلة التوريد، أصبحت أنظمة كانبان الإلكترونية منتشرة على نطاق واسع. يمكن دمج هذه الأنظمة الإلكترونية في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP). تستفيد هذه الأنظمة من لوحات كانبان الرقمية والقوائم والبطاقات التي تنقل حالة العمليات عبر الأقسام.
تعد تويوتا، وشركة فورد للسيارات، وبومباردييه للطيران من بين الشركات المصنعة التي تستخدم أنظمة e-kanban. لا تزال هذه الأنظمة الإلكترونية توفر إشارات بصرية، ولكنها عادةً ما تكون مهيأة أيضًا لأتمتة أجزاء من العملية، مثل النقل عبر المصنع أو حتى تقديم أوامر الشراء.
سكرم مقابل كانبان
Scrum وkanban كلاهما يحملان منهجيات تساعد الشركات على العمل بكفاءة أكبر. ومع ذلك، لكل منهما نهج مختلف تمامًا لتحقيق تلك الكفاءة. يحدد نهج Scrum أطرًا زمنية معينة لإجراء التغييرات. بينما في kanban، تُجرى التغييرات بشكل مستمر.
تقوم منهجية سكرم بتقسيم المهام إلى سباقات، وهي فترات محددة لها بداية ونهاية يتم فيها تحديد المهام بشكل جيد ليتم تنفيذها بطريقة معينة. لا ينبغي أن تحدث أي تغييرات أو انحرافات عن هذه التوقيتات أو المهام. غالبًا ما يتم قياس سكرم بواسطة السرعة أو السعة المخططة، ويشرف على العملية مالك المنتج أو قائد سكرم.
من ناحية أخرى، يعتبر كانبان أكثر تكيفًا حيث يقوم بتحليل ما تم إنجازه في الماضي ويجري تغييرات مستمرة. تحدد الفرق إيقاعها أو دوراتها الخاصة، وغالبًا ما تتغير هذه الدورات حسب الحاجة. يقيس كانبان النجاح من خلال قياس وقت الدورة، ومعدل الإنتاجية (throughput)، والعمل الجاري.
فوائد كانبان
تحمل فكرة كانبان العديد من الفوائد، بدءًا من الكفاءات الداخلية وصولاً إلى التأثيرات الإيجابية على العملاء.
الغرض من كانبان هو تصور تدفق المهام والعمليات. لهذا السبب، يوفر كانبان رؤية وشفافية أكبر لتدفق المهام والأهداف. من خلال تصوير الخطوات والترتيب الذي يجب أن تحدث فيه، يمكن للمشاركين في المشروع الحصول على فهم أفضل لتدفق المهام وأهمية الخطوات المترابطة.
لأن كانبان يسعى ليكون أكثر كفاءة، فإن الشركات التي تستخدم كانبان غالبًا ما تشهد أوقات إنجاز أسرع. يشمل ذلك عمليات التصنيع الأسرع، والتعبئة والتغليف والمعالجة بشكل أسرع، وأوقات تسليم أكثر كفاءة للعملاء. وبدوره، يقلل هذا من تكاليف الاحتفاظ الخاصة بالشركة، مثل التخزين والتأمين وخطر التقادم، بينما يساهم أيضًا في معدّل دوران رأس المال (Turnover) بشكل أسرع لاستخدام أكثر كفاءة.
الشركات التي تستخدم ممارسات كانبان قد تتمتع أيضًا بقدرة أكبر على التنبؤ بما هو قادم. من خلال تحديد الخطوات والمهام المستقبلية، قد تتمكن الشركات من الحصول على فهم أفضل للمخاطر أو العقبات أو الصعوبات التي قد تعيق العملية. بدلاً من ذلك، يمكن للشركات التخطيط مسبقًا لمواجهة هذه النواقص وتخصيص الموارد للتغلب على العقبات قبل أن تبطئ العمليات.
الهدف النهائي من كانبان هو تقديم خدمة أفضل للعملاء. مع وجود عمليات أكثر كفاءة وأقل هدرًا، قد يتمكن العملاء من دفع أسعار أقل. ومع العمليات الأسرع، قد يحصل العملاء على بضائعهم بشكل أسرع. من خلال السيطرة على العمليات، قد يتمكن العملاء أيضًا من التفاعل مع خدمة العملاء بشكل أسرع والحصول على حلول لمشاكلهم بسرعة أكبر.
عيوب كانبان
بالنسبة لبعض الشركات، قد يكون من غير الممكن تنفيذ نظام كانبان أو قد لا يكون من العملي تطبيقه. أولاً، يعتمد كانبان على الاستقرار؛ يجب أن يكون لدى الشركة عملية يمكن التنبؤ بها ولا يمكن أن تنحرف بشكل كبير. بالنسبة للشركات التي تعمل في بيئات ديناميكية حيث لا تكون الأنشطة مستقرة، قد تجد الشركة صعوبة في العمل باستخدام كانبان.
غالبًا ما يرتبط كانبان بمنهجيات إنتاج أخرى مثل الإنتاج في الوقت المناسب (just-in-time) و سكرم (scrum) وغيرها. لهذا السبب، قد لا تجني الشركة جميع الفوائد إذا اعتمدت فقط على ممارسات كانبان. على سبيل المثال، قد تفهم الشركة متى ستحتاج إلى المواد الخام عند مراجعة بطاقات كانبان؛ ومع ذلك، إذا لم تستخدم الشركة نظام الجرد في الوقت المناسب، فقد تتكبد نفقات غير ضرورية لحمل المواد الخام خلال الفترات التي تكون فيها غير مستخدمة.
يتطلب نظام كانبان أيضًا التحديث المستمر لعدة أسباب. أولاً، إذا لم يتم تحديد المهام المكتملة، فقد لا يتمكن الفريق الذي يحلل الخطوات التالية من تقييم المرحلة التي وصل إليها الفريق بشكل كافٍ. ثانيًا، لا توجد تقييمات زمنية للمراحل المختلفة، لذا يجب على أعضاء الفريق أن يكونوا على دراية بالوقت المخصص لمهامهم وما هي المواعيد النهائية المستقبلية التي تعتمد على المهمة الحالية.
ما هي قواعد كانبان؟
تحت طريقة كانبان، يجب على الشركات أن تسعى باستمرار للتحسين، وتقديم حلقات التغذية الراجعة للعمال، والسعي لتكون فعالة في استخدام الموارد. تتطلب كانبان من الشركات تصوير العمليات بصريًا، وتعيين المهام إلى مسارات محددة، وضمان تواصل الأفراد حول التغييرات عبر العملية أو المشروع بأكمله.
لماذا نستخدم كانبان؟
يسعى كانبان إلى توفير الوقت والمال والموارد الأخرى للشركات من خلال ضمان وجود حد أدنى من التوقف بين المهام. بالإضافة إلى ذلك، يحاول كانبان استهداف نقاط الاختناق قبل حدوثها، مما يضمن اتخاذ خطوات مسبقة لتجنب بقاء العمل قيد التنفيذ دون تقدم أثناء حل المشكلات.
هل كانبان (Kanban) جزء من أجايل (Agile) أم لين (Lean)؟
كانبان يجمع بين إطاري العمل الرشيق واللين. فهو رشيق من حيث أن العمليات يتم تصويرها بصريًا قبل حدوثها. وهذا يعني أنه يمكن إجراء التغييرات قبل ظهور المشكلات. بالإضافة إلى ذلك، فإن كانبان هو نظام سحب حيث يتم سحب العمل عبر العملية عندما يتم الانتهاء من كل خطوة سابقة. بدلاً من تراكم المخزون من مرحلة إلى أخرى، يهدف كانبان إلى وجود كمية كافية فقط من المخزون تعمل في طريقها عبر عملية التصنيع.
الخلاصة
نهج كانبان هو منهجية تهدف إلى تقليل الهدر، وفترات التوقف، وعدم الكفاءة، والاختناقات على طول عملية سير العمل. يتم تصوير المشاريع بصريًا باستخدام اللوحات والقوائم والبطاقات التي تظهر المسؤوليات عبر الأقسام. عند تنفيذها بشكل مناسب، يمكن لكانبان تقليل نفقات التصنيع، واستخدام العمالة بشكل أكثر كفاءة، وتحسين خدمة العملاء، وتقليل أوقات التسليم.