ما هو التوثيق؟
عند حدوث التوثيق، يقوم كاتب العدل بتصديق صحة أي توقيع مضاف إلى وثيقة. يعمل كتّاب العدل كعملاء حكوميين لشهادة صحة التوقيعات المضافة إلى الإقرارات القانونية.
النقاط الرئيسية
- عندما يحدث التوثيق، يقوم كاتب العدل بتصديق صحة أي توقيع مرفق بوثيقة.
- تحمل الوثيقة الموثقة وزنًا قانونيًا لأن الموثق يعمل كشاهد طرف ثالث محايد.
- لا يتلقى الموثقون أي تعويض مالي من الحكومة مقابل عملهم.
- تتطلب عملية التوثيق وجود كاتب عدل ليشهد على التوقيعات وعادةً ما يتطلب الأمر ختم كاتب العدل أيضًا.
فهم عملية التوثيق
في الولايات المتحدة، يمكن للموثقين العموميين توثيق المستندات والعمل كوكلاء للدولة التي هم مسجلون فيها. يحمل المستند الموثق وزنًا قانونيًا لأن الموثق يعمل كشاهد محايد للطرف الثالث على صحة توقيع طرف أو أكثر على اتفاقية أو إفادة أو شهادة أو مستندات مشابهة أخرى.
تتطلب معظم الولايات من الموثقين توثيق المستندات عن طريق ختمها بختم رسمي وتوقيع الختم بالأحرف الأولى. في بعض الحالات، يتضمن التوثيق إعداد شهادة قانونية. تسمح بعض الولايات الآن بتوثيق المستندات عبر الإنترنت باستخدام الكاميرات الفيديوية والتطبيقات الإلكترونية.
عادةً لا يتلقى الموثقون أي تعويض من الحكومة مقابل عملهم. بدلاً من ذلك، يفرضون رسومًا على الأنشطة المتعلقة بالتوثيق، بما في ذلك توثيق المستندات. وعلى الرغم من أن الرسوم المفروضة قد تختلف، إلا أن بعض الولايات تحدد رسومًا قياسية أو رسومًا قصوى مسموح بها لخدمات معينة.
متطلبات التوثيق
أهم متطلبات التوثيق هو أن يتم التصديق على التوقيعات الموجودة على الوثيقة من قبل موثق معتمد. في الولايات المتحدة، تكون الولايات مسؤولة عن اعتماد الموثقين، وتفرض متطلبات مختلفة. ومع ذلك، هناك بعض المتطلبات الأساسية التي تتشابه في معظم الولايات. يجب أن يكون الموثقون فوق سن 18، وأن يكونوا مقيمين في الولاية التي يرغبون في أن يكونوا موثقين فيها، وألا يكون لديهم إدانات جنائية (ما لم تُسترد حقوقهم). قد تكون هناك متطلبات أخرى أيضًا. على سبيل المثال، تتطلب كاليفورنيا من الموثقين حضور دورات تدريبية.
عادةً ما يتطلب التوثيق أن يقوم الموثق المعتمد بختم الوثيقة بختم رسمي. يمكن للموثقين شراء هذه الأختام كجزء من مجموعة بأسعار معقولة.
أخيرًا، عادةً ما يطلب الموثقون إثبات الهوية. سيرغبون في رؤية الأشخاص يوقعون الوثائق شخصيًا أو عبر الفيديو المباشر. إحضار وثائق موقعة من قبل شخص آخر لتوثيقها لا يعمل. ومع ذلك، بعض الموثقين يمكنهم السفر لمشاهدة التوقيعات مقابل رسوم.
مزايا وعيوب التوثيق
الميزة الأهم للحصول على وثيقة موثقة هي أنها مطلوبة قانونيًا في بعض الحالات. حتى عندما لا تكون مطلوبة قانونيًا، فإن التوثيق يزيد من الثقة بأن الوثيقة قد تم توقيعها بالفعل من قبل الأطراف المعنية.
من ناحية أخرى، يُطلب أحيانًا من الموثقين أن يشهدوا على التوقيعات في مستندات مثل I-9s ومستندات رسمية أخرى لا تحتاج إلى توثيق. في بعض الحالات، يمكن أن يؤدي استخدام ختم الموثق إلى إبطال هذه المستندات.
أمثلة على التوثيق الرسمي
الوثائق القانونية التي تتعامل مع مسائل جدية أو التي تهدف إلى تمثيل معاملات ذات قيمة مالية كبيرة تتطلب عادةً التوثيق. على سبيل المثال، الأطراف في معاملات العقارات تحتاج عادةً إلى الوثائق الموثقة لضمان إضافي بأن المعاملة ستصمد إذا تم الطعن فيها قانونياً أو إذا حاول أحد الأطراف خرق الشروط في وقت لاحق.
تتطلب العديد من الوثائق التي تمنح حقوقًا قانونية كبيرة أيضًا التوثيق من قبل كاتب العدل. على سبيل المثال، نقل ملكية السيارات، ونماذج التوجيهات المسبقة، والنماذج التي تشير إلى تغييرات في الوكالة عادة ما يجب أن تكون موثقة لتكون قابلة للتنفيذ.
تتطلب معظم عمليات التوثيق أن يقدم كاتب العدل إما إقرارًا أو شهادة. يتطلب الإقرار من كاتب العدل أن يشهد بأن الشخص الذي يوقع على الوثيقة قد قدم هوية وأدلى بتصريح قانوني بأنه وقع الوثيقة بإرادته. على سبيل المثال، يجب أن تتضمن وثائق الرهن العقاري عادةً توقيعات المقترض والمقرض.
يوفر الإقرار القانوني طبقة ثانية من الحماية من خلال اشتراط توقيع الفرد على الوثيقة أمام الموثق بالإضافة إلى القسم بأنهم يقومون بذلك طواعية. وعلى الرغم من أن الفرق قد يبدو طفيفًا، إلا أن بعض الوثائق مثل الإفادات القانونية تتطلب أن يوقع الأطراف الذين يقسمون على المعلومات الواردة فيها وأن يؤدوا القسم مؤكدين أنهم قدموا البيان بصدق وطواعية. في تلك الحالات، ستكون لغة الإقرار، التي لا تحدد ما إذا كان الفرد قد وقع الوثيقة أمام الموثق أم لا، غير مقبولة.