ما هو الشيك المعلق؟
الشيك المعلق هو دفعة شيك مكتوبة من قبل شخص ما ولكن لم يتم صرفها أو إيداعها من قبل المستفيد. الدافع هو الكيان الذي يكتب الشيك، بينما المستفيد هو الشخص أو المؤسسة التي يُكتب لها الشيك. يشير الشيك المعلق أيضًا إلى شيك تم تقديمه للبنك ولكنه لا يزال في دورة تصفية الشيكات الخاصة بالبنك.
يمثل الشيك المعلق التزامًا على الدافع. يجب على الدافع التأكد من الاحتفاظ بمبلغ كافٍ من المال في الحساب لتغطية قيمة الشيك المعلق حتى يتم صرفه، وهو ما قد يستغرق أسابيع أو حتى شهورًا في بعض الأحيان. تُعرف الشيكات التي تظل معلقة لفترة طويلة من الزمن بالشيكات الراكدة.
النقاط الرئيسية
- الشيك المعلق هو أداة مالية لم يتم إيداعها أو صرفها بعد من قبل المستلم.
- الشيك المعلق لا يزال يُعتبر التزامًا على الدافع الذي أصدر الشيك.
- الشيكات التي تظل معلقة لفترات طويلة من الزمن تواجه خطر أن تصبح لاغية.
- كن حذرًا بشأن الشيكات المعلقة التي كتبتها قبل أن تنفق من حسابك البنكي.
- الشيكات المعلقة لديها فائدة إضافية تتمثل في "التعويم النقدي (cash float)"، مما يعني أن الدافع يحتفظ بالنقد لفترة أطول أو لديه وقت إضافي لتوفير ما يكفي من النقد لإجراء الدفع.
كيف تعمل الشيكات المعلقة
إحدى طرق الدفع مقابل المعاملة هي عن طريق الشيك. الشيك هو أداة مالية تخول البنك لنقل الأموال من حساب الدافع إلى حساب المستفيد. عندما يقوم المستفيد بإيداع الشيك في البنك، يطلب الأموال من بنك الدافع، والذي بدوره يسحب المبلغ من حساب الدافع وينقله إلى بنك المستفيد. عندما يتلقى البنك المبلغ الكامل المطلوب، يقوم بإيداعه في حساب المستفيد.
يصبح الشيك معلقًا عندما لا يقوم المستفيد بصرفه أو إيداعه. هذا يعني أنه لا يتم تسويته من حساب البنك الخاص بالدافع ولا يظهر في كشف الحساب في نهاية الشهر. نظرًا لأن الشيك معلق، فهذا يعني أنه لا يزال يُعتبر التزامًا على الدافع. بمجرد أن يقوم المستفيد بإيداع الشيك، يتم تسويته مقابل سجلات الدافع.
الشيكات التي تظل غير مصروفة لفترات طويلة لا يمكن صرفها لأنها تصبح لاغية. بعض الشيكات تصبح قديمة إذا كانت مؤرخة بعد 60 أو 90 يومًا، بينما تصبح أخرى لاغية بعد ستة أشهر.
مخاطر الشيكات المعلقة
الشيكات المعلقة ليست بالضرورة سيئة بطبيعتها؛ ومع ذلك، هناك بعض المخاطر والسلبيات لترك الشيكات معلقة لفترة طويلة.
يحدث السحب على المكشوف عندما يقوم صاحب الحساب بكتابة شيك لا يزال معلقًا وليس لديه ما يكفي من المال في حسابه لتغطية مبلغ الشيك عند تقديمه في النهاية للدفع. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أن يصبح الحساب مكشوفًا. في وقت كتابة الشيك، قد يكون هناك ما يكفي من النقد؛ ومع ذلك، إذا حدث إنفاق على الحساب بين وقت كتابة الشيك ووقت إيداعه، فإن الحساب يكون معرضًا لخطر حالة عدم كفاية الأموال.
الشيكات المعلقة تحمل أيضًا خطر استخدامها في عمليات احتيالية. قد يتمكن شخص آخر من تغيير اسم المستفيد أو المبلغ إذا تم فقدان الشيك أو سرقته قبل أن يتم تقديمه إلى البنك. كل الأمور الأخرى متساوية، من الأفضل إيداع الشيك في أسرع وقت ممكن لتجنب التلاعب بالأداة.
قد تنشأ تناقضات محاسبية إذا لم يتم الإبلاغ عن الشيكات المعلقة وتتبعها بالطريقة المناسبة. بسبب هذا، قد يكون من الصعب الحفاظ على سجلات مالية صحيحة، وقد يؤدي ذلك إلى مشاكل أثناء عمليات التدقيق أو عند تسوية الحسابات المالية. على سبيل المثال، قد تظهر المدفوعات على أنها مدفوعة ولكن إذا لم يتم خصم النقد من الحساب بعد، فقد تكون هناك تناقضات تستحق التسوية.
أخيرًا، قد يكون للشيكات المعلقة تأثير على إدارة التدفق النقدي. إذا كانت الشركة لديها عدد كبير من الشيكات التي لم يتم صرفها بعد، فقد يؤدي ذلك إلى خلق حالة من الغموض بشأن مقدار النقد المتاح، مما يجعل من الصعب التخطيط للنفقات وإدارتها بكفاءة.
الشيكات المعلقة التي تبقى كذلك لفترة طويلة تُعرف بالشيكات الراكدة.
فوائد الشيكات المعلقة
هناك بالفعل بعض الفوائد لوجود شيكات معلقة أيضًا. كتابة الشيكات تتيح للمنظمات والأفراد إجراء المدفوعات دون الحاجة إلى إتمام المعاملات النقدية أو الإلكترونية الفورية. الشيكات التي تبقى معلقة تمنح الشركة مزيدًا من الوقت لجمع الموارد الكافية لتسوية الدفع إذا كانت هناك حاجة لمزيد من الوقت.
يمكن تتبع المدفوعات من خلال استخدام الشيكات، التي توفر كلاً من السجل الورقي ودليل الدفع. من خلال استخدام الشيك، يمكن للمرسل والمستلم الاحتفاظ بسجل للمعاملة، والذي يتضمن التاريخ، والمبلغ، والمستفيد. في هذا السياق، لا يجب أن يبقى الشيك المعلق لفترة طويلة؛ قد يكون فقط الفترة القصيرة بين إرسال الشيك بالبريد واستلامه.
توفر الشيكات المعلقة أيضًا فرصة لتأخير الدفع، مما يمكن أن يكون مفيدًا عند إدارة التدفق النقدي. الشخص الذي يكتب شيكًا لا يتم تقديمه فورًا للدفع يمكنه التحكم في توقيت سحب الأموال من حسابه الخاص إذا لم يتم تقديم الشيك فورًا للدفع. حتى إذا كان كاتب الشيك لديه أموال كافية، فإن أي تأخير من المودع يعني ببساطة زيادة في الإيرادات من الفائدة على رصيد رأس المال الذي ينتظر السحب.
كيفية تجنب الشيكات المعلقة
الشيكات غير المسددة المنسية هي مصدر شائع للسحب على المكشوف من البنك. إحدى الطرق لتجنب حدوث ذلك هي الحفاظ على دفتر شيكات متوازن. يمكن أن يساعد ذلك في منع أي رسوم NSF غير ضرورية إذا قرر المستفيد صرف الشيك في تاريخ لاحق.
يمكنك أيضًا الاتصال أو الكتابة لتذكير المستفيد بأن الشيك لم يتم صرفه بعد. قد يشجعهم ذلك على إيداع أو صرف الشيك. إذا لم يتلقوا الدفعة، فقد يحفزهم ذلك على إبلاغك لإعادة إصدار الشيك.
مع تزايد النشاط المصرفي الإلكتروني، هناك طريقة أخرى لتجنب كتابة شيك ونسيانه وهي استخدام خدمة دفع الفواتير عبر الإنترنت لحساب الشيكات. يجب أن توفر هذه الخدمة معلومات في الوقت الحقيقي حول إجمالي المبلغ بالدولار للشيكات المعلقة وإجمالي الرصيد بالدولار الموجود في الحساب.
الشيكات التجارية المعلقة
عندما تقوم شركة بكتابة شيك، فإنها تخصم المبلغ من حساب النقدية المناسب في دفتر الأستاذ العام. إذا لم يتم سحب الأموال أو صرفها من قبل المستفيد، فإن حساب البنك الخاص بالشركة سيكون مبالغًا فيه وسيظهر برصيد أكبر من القيد في دفتر الأستاذ العام.
لـ تسوية كشف الحساب البنكي بحيث يكون حساب النقدية للشركة في بياناتها المالية متسقًا مع النقدية في حسابها البنكي، يجب على الشركة تعديل "الرصيد حسب البنك"، والذي يشير إلى رصيد النقدية النهائي في كشف الحساب البنكي.
التواصل بشأن الشيكات المعلقة مع المستفيد
نظرًا لأن الشركات يجب أن تلتزم بقوانين الممتلكات غير المطالب بها، يجب تحويل أي شيكات لم يتم صرفها لفترة طويلة إلى الدولة كممتلكات غير مطالب بها. وبالتالي، لا يوجد حافز للرغبة في أن يبقى الشيك غير المصروف بشكل دائم، حيث أن الدفع سيكون مستحقًا للحكومة للاحتفاظ به.
من الضروري أن يقوم المُصدِر بتزويد المستفيدين بمعلومات في الوقت المناسب بشأن إصدار الشيك وأي تفاصيل ذات صلة في أقرب وقت ممكن. هذا يسهل تحديد التوقعات ويمنحهم الفرصة للتخطيط بشكل صحيح. كن واعيًا لظروف مكتب البريد والتأخيرات المحتملة بسبب الموسمية أو الطقس أو مشاكل التوظيف.
تأكد من أن المستفيدين لديهم الوصول إلى معلومات الاتصال الصحيحة حتى يتمكنوا من التواصل معك أو مع ممثلك المعين بشأن أي أسئلة أو مشكلات أو تغييرات تتعلق بالشيك المتأخر. تحقق من صحة معلومات الاتصال، حيث قد تضيع الشيكات ببساطة بسبب عنوان بريد غير صحيح.
احتفظ بسجل لكل الاتصالات المتعلقة بالشيكات المستحقة، وتأكد من توثيق جميع المحادثات. يشمل ذلك الاتصالات مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وأي أشكال أخرى من المراسلات. في كثير من الحالات، ترسل الشركات كشوف حساب للفواتير المتأخرة؛ تأكد دائمًا من مطابقة هذه الكشوف مع المدفوعات المسجلة في النظام في حالة فقدان الشيكات أو عدم تطبيقها بشكل صحيح أو سوء إدارتها.
ماذا يحدث إذا بقي الشيك معلقًا لفترة طويلة؟
إذا بقي الشيك غير مصروف لفترة طويلة، فقد يصبح قديم التاريخ، وقد يرفض البنك صرفه. يجب على المستفيد الاتصال بالمصدر لطلب شيك جديد إذا حدث ذلك.
كيف أُسوي الشيكات المعلقة مع كشف حسابي البنكي؟
لمطابقة الشيكات المعلقة مع كشف حسابك البنكي، قارن بين الشيكات التي تم إصدارها ولكن لم يتم صرفها بعد مع المعلومات المقدمة في الكشف، للتأكد من تطابق السجلات. في ورقة المطابقة الخاصة بك، غالبًا ما يتم خصم الشيكات المعلقة من رصيدك حسب البنك لأن هذه السحوبات لم تحدث بعد ولكنها مجرد مسألة توقيت.
ما هي عواقب ارتداد شيك مستحق؟
قد يؤدي ارتداد شيك غير مسدد إلى عواقب مالية، مثل الرسوم التي يفرضها البنك، وتضرر تصنيفك الائتماني، وإجراءات قانونية محتملة من المستفيد. كن حذرًا بشأن الشيكات غير المسددة التي كتبتها قبل سحب رصيد حسابك البنكي.
ما هي أفضل الممارسات لإدارة وتسوية الشيكات المعلقة؟
أفضل الممارسات لإدارة وتسوية الشيكات المستحقة تشمل التسوية المنتظمة لكشوف الحسابات البنكية، وإلغاء أو إبطال الشيكات غير المستخدمة بسرعة، والحفاظ على سجلات دقيقة. كما يجب دائمًا الحفاظ على التواصل مع المستفيدين بشأن المدفوعات التي لم تتم معالجتها بالكامل.
الخلاصة
الشيكات المعلقة هي الشيكات التي تم إصدارها ولكن لم يتم تقديمها للدفع أو تصفيتها من قبل البنك بعد. تمثل هذه الشيكات معاملات معلقة حيث لم يتم خصم الأموال بعد من حساب المصدر. يمكن أن تشكل هذه الشيكات مخاطر مثل السحب الزائد من الحساب، الاحتيال المحتمل، التباينات المحاسبية، وتأخير في التقارير المالية.
يتضمن الإدارة السليمة للشيكات المعلقة تتبعها، ومطابقتها، والتواصل في الوقت المناسب، وضمان توفر الأموال الكافية لتكريم الشيكات عند تقديمها للدفع.