ما هو نظام الشراء للدفع؟
نظام الشراء إلى الدفع (P2P) هو نظام متكامل يقوم بأتمتة كاملة لعملية شراء السلع والخدمات بأكملها للشركة.
يشير اسم نظام P2P إلى أنه يتعامل مع جميع جوانب الاستحواذ، بدءًا من طلب وشراء السلع وصولاً إلى دفع البائع. الفوائد الرئيسية لنظام P2P هي الكفاءة، توفير التكاليف، وزيادة الرؤية المالية والمشتريات.
النقاط الرئيسية
- نظام الشراء إلى الدفع هو نظام إدارة مشتريات متكامل للشركات، يبدأ من طلب وشراء السلع وصولاً إلى دفع الموردين.
- يُطلق على عملية الشراء إلى الدفع أيضًا P2P، أو الشراء إلى الدفع، أو eProcurement، أو req-to-cheque.
- عملية الشراء إلى الدفع مؤتمتة، مما يوفر التكاليف ويقلل من المخاطر.
- نظام الشراء إلى الدفع ليس مصممًا لتسريع المدفوعات للموردين لأن هذا ليس في مصلحة الشركات التي ترغب في الاحتفاظ بأموالها لأطول فترة ممكنة.
- تم تصميم أنظمة الشراء إلى الدفع لتحسين الكفاءة والرقابة المالية.
فهم عملية الشراء إلى الدفع
يبدأ نظام الشراء إلى الدفع بعملية الطلب، ثم ينتقل إلى الشراء، وينتهي بالدفع.
الطلب هو عملية طلب خدمة أو عنصر أو منتج بشكل رسمي باستخدام نموذج طلب شراء. يحدث الشراء عندما يتم استلام السلع أو الخدمات. تنتهي عملية الشراء إلى الدفع (P2P) بالكامل عندما يتم دفع المبلغ المستحق للموردين.
هدف الند للند (P2P)
يسعى نظام P2P إلى تحسين عملية الشراء، مما يفيد المنظمة من خلال تحسين الضوابط المالية والكفاءة. يوفر هذا النظام المتكامل والمبسط المال ويقلل من المخاطر لأن أقسام المالية لديها بيانات الشراء في الوقت المناسب في متناول أيديها.
أنظمة P2P ليست مصممة لتسريع عملية الدفع. في حين أن هذا سيكون هدفًا جديرًا بالثناء، فإن الواقع هو أنه لن يكون أولوية لمعظم الشركات لأن دفع الفواتير بشكل أسرع قد يؤثر على التدفقات النقدية الخاصة بها بطرق غير مرغوب فيها.
عملية P2P خطوة بخطوة
يتضمن نظام الند للند (P2P) النموذجي خمس خطوات ومتطلبات لإتمامه:
- الفهارس: تُعتبر الفهارس من الموردين المفضلين هي المتطلب الأول في نظام الشراء إلى الدفع.
- طلبات الشراء: بمجرد اختيار منتج من الكتالوج، يقوم المشتري بإرسال طلب شراء إلى المدير المناسب.
- سير عمل أمر الشراء: يتم إنشاء أمر الشراء بمجرد أن يتم الموافقة على طلب الشراء من قبل المدير.
- الفوترة: تُعتبر هذه خطوة حيوية في نظام الشراء إلى الدفع، حيث إن معالجة الفواتير يدويًا تُعد عملية شاقة وتستغرق الكثير من الوقت. يوفر معالجة الفواتير بشكل آلي الوقت والمال، ويشمل ميزة التسوية التي تطابق أوامر الشراء مع الفواتير.
- الدفع: بمجرد الموافقة على الفاتورة للدفع، يتم إنشاء ملف في نظام الحسابات الدائنة الخاص بالشركة. تؤدي الفاتورة المعتمدة إلى دفع المورد بحلول نهاية الفترة التي منح فيها المورد الائتمان.
أفضل الممارسات لـ P2P
أفضل الممارسات لأنظمة الشراء إلى الدفع تشمل استخدام تكنولوجيا قوية تعتمد على نقطة اتصال واحدة، مثل بوابة الموردين؛ وتقليل التعقيد في الكتالوجات وقنوات الشراء؛ ودعم من الإدارة العليا.
يجب أن يوفر نظام P2P بيانات رئيسية حول مقدار الإنفاق، والمنتجات أو الخدمات التي يتم طلبها واستلامها، وأوقات التسليم.
مزايا وعيوب نظام الشراء للدفع
المزايا
- تحسين الكفاءة، حيث تقلل الأتمتة من الوقت والجهد اللازمين لإدارة المشتريات.
- انخفاض التكاليف الإدارية بسبب زيادة الكفاءة
- تحكم مالي أفضل، حيث تتمكن أقسام المالية من الوصول إلى بيانات الشراء في الوقت المناسب.
- الشفافية والتحكم في المشتريات، حيث يمكن لنظام P2P المساعدة في ضمان الامتثال للسياسات الداخلية واللوائح الخارجية.
- توفير التكاليف، حيث يمكن أن توفر الكتالوجات رؤية أفضل للإنفاق، مما يساعد فرق المشتريات على تحديد مجالات توفير التكاليف.
عيوب
- نطاق محدود بسبب تصميم النظام الذي يعالج المعاملات فقط
- عدم القدرة على تلبية احتياجات التوريد الاستراتيجية مثل تقييم البائعين على المدى الطويل أو التخفيف من المخاطر.
- إمكانية نقص البيانات
- المهام الزائدة والاتصالات والقرارات غير الفعالة أو غير المستنيرة
- خطر الاحتيال وعدم الامتثال
يمكن لأي من هذه العيوب أن يؤثر على التكاليف الإضافية، وفي النهاية على الربح الصافي للشركة.
الإيجابيات
تحسين الكفاءة
تقليل تكاليف الإدارة
ضوابط مالية وامتثال أقوى
شفافية المعاملات
توفير تكاليف المنتج/الخدمة
سلبيات
نطاق محدود للنظام
قضايا التوريد غير المعالجة
المهام الزائدة عن الحاجة
احتمال نقص البيانات
خطر الاحتيال وعدم الامتثال
ما هي عملية نظام الشراء إلى الدفع؟
تشمل العملية:
- تقديم الطلب، أو الطلب الرسمي للحصول على خدمة أو عنصر أو منتج باستخدام نموذج طلب الشراء.
- الشراء، والذي يحدث عندما يتم طلب واستلام السلع أو الخدمات.
- الدفع، الذي يختتم العملية
ما الذي يتطلبه نظام الشراء إلى الدفع لإتمام العملية؟
يتطلب نظام الند للند (P2P) النموذجي:
- الكتالوجات من الموردين المفضلين
- طلب شراء من المشتري إلى المدير المناسب
- أمر الشراء، بعد أن يتم الموافقة على طلب الشراء من قبل المدير
- الدفع، الذي يظهر كفاتورة معتمدة في نظام حسابات الدائنين للشركة.
هل يسرّع نظام الشراء إلى الدفع عملية الدفع؟
لا، يهدف نظام P2P فقط إلى تحسين الكفاءة، وتقليل التكاليف، وتعزيز الضوابط المالية.
الخلاصة
نظام الشراء إلى الدفع يقوم بأتمتة عملية شراء السلع والخدمات في الأعمال بشكل كامل. يتضمن ذلك طلب المنتجات أو الخدمات، والشراء، ودفع الموردين. النظام الذي يدعم هذه العملية المتكاملة يوفر المال للأعمال ويقلل من المخاطر المتأصلة في عملية الشراء.