ما هو الشراء؟
الشراء هو عملية شراء أو الحصول على السلع أو الخدمات، عادة لأغراض تجارية أو حكومية وعادة على نطاق واسع. غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين الشراء، حيث يمثل الشراء عملية أكثر استراتيجية وأقل تعاملية بحتة.
النقاط الرئيسية
- الشراء هو عملية استراتيجية تتضمن شراء السلع أو الخدمات.
- يختلف عن الشراء، الذي يعتبر في الأساس عملية تجارية ويمكن اعتباره جزءًا من عملية التوريد.
- تتضمن عملية الشراء سلسلة من الخطوات، بما في ذلك تحديد المتطلبات، واستدراج العروض، والتفاوض على الأسعار والعقود، وإجراء عملية الشراء، ومعالجة الدفع.
- يمكن أن تشمل عملية الشراء عدة أقسام داخل المنظمة.
- غالبًا ما تمتلك الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية أقسامًا مخصصة للمشتريات.
كيف تعمل المشتريات
في عالم الأعمال، يمكن أن تكون عملية الشراء جزءًا حيويًا من استراتيجية الشركة، لأن القدرة على الحصول على كميات كافية من المواد أو الخدمات بسعر مقبول يمكن أن تحدد ما إذا كانت العمليات ستكون مربحة. وبالمثل، يجب على الوكالات الحكومية أن تولي اهتمامًا كبيرًا لعملية الشراء من أجل البقاء ضمن الميزانية. عادةً ما تخصص ميزانيات الشراء مبلغًا محددًا يمكن للمديرين إنفاقه للحصول على السلع أو الخدمات التي يحتاجونها.
بشكل عام، تتضمن عملية الشراء كل خطوة من إعداد ومعالجة طلب لمنتجات معينة إلى استلام السلعة أو الخدمة والموافقة على الدفع. على مستوى أكثر تفصيلاً، يمكن أن يشمل ذلك وضع معايير ومواصفات للسلع والخدمات، وتوقع احتياجات المنظمة، والبحث عن الموردين واختيارهم، وترتيب التمويل، والتفاوض على الأسعار والعقود، وإتمام الصفقة، وإجراء المدفوعات، وإدارة المخزون. لذلك، غالبًا ما تتطلب الشركات دعمًا من عدة أقسام داخلية مختلفة وتنسيقًا بينها لتحقيق عملية شراء ناجحة.
اعتمادًا على خبراتهم، قد تقوم هذه الأقسام بتقسيم مثل هذه المهام كما يلي:
- اختيار السلع والخدمات المطلوبة بناءً على الاحتياجات الاستراتيجية للمنظمة
- طلب عروض الأسعار من الموردين المناسبين
- تحديد السعر وشروط العقد
- استلام الشحنة وتقديم الدفع مقابلها
يُعتبر الشراء جزءًا لا يتجزأ من إدارة سلسلة التوريد.
المزايدة التنافسية والمشتريات
ستكون لدى الشركات المختلفة والوكالات الحكومية عملياتها الخاصة لاختيار الموردين. غالبًا ما يتضمن ذلك العديد من الموردين المحتملين وبعض أشكال المزايدة التنافسية.
عادةً ما يتطلب تقديم العطاءات التنافسية للسلع أن يقدم الموردون مقترحات تفصيلية تتضمن سعر الوحدة للمنتج، بالإضافة إلى شروط الشحن والتسليم. في حالة الخدمات، يمكن أن تتضمن المقترحات عدد الأفراد الذين سيعملون على المشروع، ونوع الدعم الفني المطلوب، وغيرها من الأمور. لبدء هذه العملية، غالبًا ما تصدر الشركات وخصوصًا الوكالات الحكومية طلبًا رسميًا لتقديم العروض (request for proposals - RFP)، موضحة احتياجاتها.
في النهاية، ستختار المنظمة التي طلبت العروض واحدًا أو أكثر من الموردين، بناءً على التكلفة وعوامل أخرى. لن يحصل مقدم العرض الأدنى بالضرورة على العمل.
أنواع المشتريات
يمكن تقسيم المشتريات إلى أربعة أنواع أساسية، مع وجود بعض التداخل بينها. وتشمل هذه الأنواع:
- المشتريات المباشرة: يشمل هذا النوع من المشتريات أي سلع أو خدمات تشارك بشكل مباشر في عملية الإنتاج. بالنسبة للمصنّع، على سبيل المثال، يمكن أن يشمل ذلك المواد الخام والأجزاء المكونة التي يصنعها الآخرون.
- المشتريات غير المباشرة: يُشار إلى الحصول على السلع والخدمات التي تُطلب لتلبية الاحتياجات التشغيلية للأعمال ولكنها ليست متورطة بشكل مباشر في عملية الإنتاج بالمشتريات غير المباشرة. يمكن أن تشمل الأمثلة المعدات واللوازم المكتبية، الأثاث، والخدمات مثل التسويق أو الإعلان.
- شراء السلع: أي سلع مادية تشتريها الشركات من خلال عملية الشراء تندرج تحت هذه الفئة. يمكن أن تشمل الشراء المباشر (مثل المواد الخام) أو الشراء غير المباشر (مثل اللوازم المكتبية).
- شراء الخدمات: مثل شراء السلع، يمكن أن يكون شراء الخدمات مباشرًا أو غير مباشر. قد يشير شراء الخدمات المباشر إلى العمالة المشاركة مباشرة في عملية الإنتاج، بينما يمكن أن يشمل شراء الخدمات غير المباشر أشياء مثل الأمن في الموقع لحماية المباني.
المشتريات مقابل الشراء
تؤدي كل من عمليات الشراء والتوريد إلى الحصول على السلع والخدمات، لذا من السهل الخلط بينهما. ولكن هناك بعض الفروقات الأساسية بينهما.
الشراء هو في الغالب عملية تعاملية تتضمن شراء سلع وخدمات معينة، عادة لتلبية حاجة فورية. يميل الشراء إلى التركيز بشكل كبير على الحصول على أفضل سعر بدلاً من التركيز على عوامل أخرى. يمكن اعتباره جزءًا من عملية التوريد، وليس مرادفًا لها.
تعتبر المشتريات عملية استراتيجية أكثر، وغالبًا ما تتضمن سلسلة من الخطوات (كما هو موضح أعلاه)، حيث قد تتضمن إحداها فقط عملية الشراء الفعلية. تميل المشتريات إلى التركيز أكثر على القيمة طويلة الأجل للأعمال بدلاً من السعر، كما تهدف إلى تعزيز علاقات أكثر ديمومة مع الموردين بدلاً من مجرد معاملات لمرة واحدة.
الجدول أدناه يبرز تلك الفروقات الرئيسية:
المشتريات مقابل الشراء
العملية الاستراتيجية
عملية المعاملات
تركيز أكبر على القيمة للأعمال التجارية
المزيد من التركيز على السعر
جزء من التخطيط طويل المدى
يلبي الاحتياجات الفورية
المحاسبة للمشتريات
عادةً ما يتم دمج تكاليف الشراء في المحاسبة المالية للشركة، نظرًا لأن الشراء يتضمن الحصول على السلع و/أو الخدمات لتحقيق أهداف الإيرادات للأعمال.
اعتمادًا على حجم الشركات واحتياجاتها، قد تقوم بعض الشركات أيضًا بتوظيف مدير مشتريات مخصص أو متخصص مشتريات لقيادة هذه الجهود. وبشكل متزايد، تضيف الشركات الكبيرة مسؤولين تنفيذيين على مستوى الإدارة العليا مثل رؤساء المشتريات (يُعرفون اختصارًا بـ CPOs) لتولي المسؤولية ومنح المشتريات صوتًا أكبر في تخطيطهم الاستراتيجي. عادةً ما يقوم رئيس المشتريات بـ:
- يشرف على معايير المشتريات
- يعمل ضمن فرق المشتريات لاتخاذ قرارات الشراء عندما تكون هناك عروض تنافسية متعددة.
ماذا يُقصد بالمشتريات؟
تعتبر عملية الشراء هي العملية الشاملة التي تبدأ من البداية إلى النهاية للحصول على أو "توفير" شيء يحتاجه المشتري، مثل الأعمال التجارية أو الوكالات الحكومية، للقيام بعملها. يمكن أن يشمل ذلك السلع أو الخدمات.
كيف تتم عملية الشراء؟
يمكن تنفيذ عمليات الشراء بطرق متنوعة في مراحلها المختلفة. على سبيل المثال، قد تشجع المؤسسات على تقديم عروض تنافسية من عدد كبير من الموردين المحتملين، أو تختار العمل مع مجموعة صغيرة من الموردين الحصريين أو حتى مصدر واحد فقط.
ما هو الشراء العام؟
المشتريات العامة هي اسم آخر للمشتريات الحكومية، حيث تقوم الدول أو الوكالات بشراء السلع والخدمات من القطاع الخاص.
هل الشراء هو نفسه المشتريات؟
في حين أن المصطلحين متشابهان، قد يشير الشراء ببساطة إلى عملية شراء السلع والخدمات، بينما يمكن أن يشمل التوريد تحديد المواصفات، والبحث والتحقق من الموردين، وخطوات إضافية قبل وبعد عملية الشراء.
الخلاصة
تُعتبر المشتريات عملية استراتيجية تتضمن الحصول على السلع والخدمات. عند تنفيذها بشكل صحيح، تلعب المشتريات دورًا حيويًا يمكن أن يُحدث الفرق بين تحقيق الربح أو الخسارة، أو البقاء ضمن الميزانية أو تجاوزها.