ما هي طلبية الشراء؟
الطلب هو عبارة عن مطالبة أو طلب للحصول على خدمة أو عنصر، وعادة ما يتم ذلك باستخدام نموذج طلب شراء أو وثيقة موحدة أخرى. عملية الطلب هي طريقة موحدة لتتبع وحساب جميع الطلبات المقدمة داخل الشركة.
النقاط الرئيسية
- الطلب هو طلب رسمي للحصول على منتج أو خدمة، وعادة ما يتم تقديمه من قبل شركة.
- عادةً ما تتطلب عملية طلب الشراء وثائق موحدة، تُعرف بنماذج طلب الشراء، للحفاظ على سجل تدقيق، على الرغم من أن معظمها يكون في شكل نماذج إلكترونية.
- تُستخدم طلبات الشراء غالبًا للحصول على إمدادات إضافية أو مواد خام أو ساعات عمل إضافية لتحسين التحكم في المخزون.
- أنظمة الشراء إلى الدفع (Procure-to-Pay) تقوم بأتمتة عملية الشراء بالكامل، بدءًا من طلب الشراء وصولاً إلى دفع المورد.
كيف تعمل طلبية الشراء
تبدأ طلبية الشراء طلبًا لإجراء معين وتسجل هذا الإجراء لاحتياجات التقارير اللاحقة. على سبيل المثال، سيستخدم الموظفون داخل الشركة طلب شراء إذا كانوا بحاجة إلى مستلزمات إضافية.
في وقت من الأوقات، كانت طلبات الشراء تُجرى عبر النماذج الورقية، ولكن معظم الشركات الآن تستخدم عمليات طلبات الشراء الرقمية التي تُمكّن من تتبع العملية بسهولة أكبر، بما في ذلك المحاسبة على المخزون ذي الصلة. غالبًا ما تقوم هذه الأنواع من الطلبات بتحديث المخزون تلقائيًا لتحقيق تحكم أفضل.
تحسين عملية طلب الشراء الرسمية يعزز الكفاءة والمساءلة عبر جميع نقاط الاتصال. بالمقارنة مع النهج الذي يسمح للموظفين بأخذ المستلزمات في أي وقت، يوفر طلب الشراء طريقة أكثر تحكمًا وتوثيقًا لإدارة المخزون الداخلي للمستلزمات والطلب المستقبلي.
نماذج طلبات موحدة
عادةً ما تتضمن نماذج طلب الشراء بنودًا مثل:
- اسم الشخص أو الشركة التي تقدم الطلب
- تاريخ الطلب، العناصر المطلوبة، تاريخ التسليم
- موقع التسليم ومعلومات الاتصال
- القسم المسؤول عن تنفيذ الطلب
تتضمن النماذج عادةً توقيع الفرد الذي يقوم بتنفيذ الطلب وتاريخ إتمامه. في الشركات الكبيرة التي لديها مواقع متعددة وشراء مركزي، تكون هذه العمليات الخاصة بالطلبات ضرورية للحفاظ على إنتاجية الموظفين.
مثال آخر على عملية الطلب يحدث في عالم المال عندما يختار المساهمون طلب مجلس إدارة الشركة للتصويت على القرارات المقترحة. في جوهرها، تعتبر عملية الطلب إجراءً موثقًا رسميًا يعد مفتاحًا لتحسين الكفاءة في بيئة الأعمال.
طلب الشراء مقابل أمر الشراء
نموذج طلب الشراء هو نموذج داخلي يُستخدم لشراء السلع والخدمات ولا يحمل أي التزامات قانونية أو تعاقدية ملزمة. يُستخدم نموذج طلب الشراء الداخلي للشركة من قبل الموظفين الذين يرغبون في طلب مستلزمات لأقسامهم أو لأنفسهم. غالبًا ما تتطلب هذه النماذج توقيع المدير.
يُعتبر أمر الشراء اتفاقًا تعاقديًا تستخدمه الشركات عند طلب السلع والخدمات من بائع خارجي. على سبيل المثال، ستصدر الشركة التي تطلب مستلزمات من متجر مكتبي أمر شراء يوضح تفاصيل العناصر المشتراة، وأسعارها، وشروط الدفع، وتواريخ التسليم، وأي خصومات خاصة للدفع المبكر.
مثال على طلب شراء
لفهم عملية طلب الشراء بشكل أفضل، فكر في المثال التالي. يحتاج فريق التعلم والتطوير في شركة تأمين صحي إلى مستلزمات جديدة لبرنامج التدريب الخاص به. يجب على قائد الفريق طلب هذه المستلزمات من خلال نظام طلب الشراء الآلي للشركة.
يقوم القائد بالبحث في الكتالوج ويختار مجموعة من المنتجات للفريق. بعد إكمال نموذج الطلب، يتم تقديمه للإدارة للموافقة. يقوم المدير بمراجعته والموافقة عليه، ثم يرسل الطلب إلى قسم المشتريات.
مثل المدير، يقوم قسم المشتريات بمراجعة واعتماد طلب الشراء. إذا كانت هناك أخطاء أو لم يتم تضمين معلومات كافية، فقد يتم إعادة الطلب إلى المدير أو مقدم الطلب لإجراء التحديثات.
في هذا المثال، لم يتم العثور على أي أخطاء أو سهو، لذا تم إنشاء أمر شراء. يسرد أمر الشراء تفاصيل الطلب، مثل نوع المنتج والكمية المطلوبة. بمجرد الانتهاء، يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد للتنفيذ.
يتلقى المورد الطلب، وإذا تم قبوله، يبرم عقدًا مع المشتري للمنتجات المطلوبة. يعمل أمر الشراء كعقد. يقوم المورد بتسليم المنتجات كما هو مطلوب ويتلقى الدفع.
اعتبارات خاصة
أنظمة الشراء إلى الدفع (P2P) تُبسّط وتُؤتمت عمليات طلب الشراء والتوريد في الشركات. تهتم هذه الأنظمة بثلاث عمليات رئيسية: طلب الشراء، الشراء، والدفع. من خلال أتمتة هذه العمليات، تزيد أنظمة الشراء إلى الدفع من الكفاءة والدقة في المحاسبة.
تبدأ العملية الآلية بطلب الشراء. يتم تقديم كتالوج من المنتجات أو الخدمات للمستخدمين. يتم اختيار العناصر وحفظها في سلة التسوق. يتم توجيه طلب الشراء إلى الإدارة للموافقة، وبمجرد استلام الموافقة، ينتقل النظام إلى عملية الشراء ويتم الانتهاء منها بمجرد دفع المبلغ للبائع.
ما هي الممتلكات المطلوبة؟
الممتلكات المصادرة هي الممتلكات التي تأخذها الحكومة، مثلما يحدث في حالة حق الاستملاك. في الولايات المتحدة، يتطلب التعديل الخامس من الحكومة تعويض مالك الممتلكات المصادرة بالقيمة السوقية الكاملة للممتلكات.
ما هو طلب التوظيف؟
طلب التوظيف هو طلب رسمي لتعيين شخص لوظيفة معينة. يحتوي الطلب على تفاصيل الوظيفة، بما في ذلك المؤهلات المطلوبة للمرشح، ومتطلبات الدور، وتفاصيل الوظيفة. بعض الشركات تقوم أيضًا بنشر الراتب المستهدف أو نطاق الراتب في طلب التوظيف.
ما هو تسوية طلبات الشراء في المحاسبة؟
التسوية في المحاسبة هي العملية التي يتم من خلالها مقارنة مجموعتين من السجلات للتحقق من الدقة، الاكتمال، والتناسق. ستساعد المقارنة في تحديد وشرح الفروقات. وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP)، فإن طريقة المحاسبة المزدوجة المطلوبة تساعد في تحديد متى وأين توجد الأخطاء.
الخلاصة
الطلب هو طلب رسمي للحصول على منتج أو خدمة ويمكن تقديمه يدويًا أو إلكترونيًا. تحسين عملية الطلب المنظمة يعزز من كفاءة الأعمال والمساءلة. أنظمة الشراء إلى الدفع تقوم بأتمتة كاملة لعملية الشراء، من الطلب إلى الدفع، مما يزيد من الدقة والكفاءة بشكل أكبر.