ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟
طلب تقديم العروض (RFP) هو وثيقة تجارية تعلن عن مشروع، وتصفه، وتطلب عروضًا من مقاولين مؤهلين لإتمامه. تفضل معظم المنظمات إطلاق مشاريعها باستخدام طلبات تقديم العروض، وتستخدمها العديد من الحكومات دائمًا.
عند استخدام طلب تقديم العروض (RFP)، تكون الجهة التي تطلب العروض مسؤولة عن تقييم جدوى العروض المقدمة، والصحة المالية للشركات المتقدمة بالعروض، وقدرة كل مقدم عرض على تنفيذ المشروع.
النقاط الرئيسية
- طلب تقديم العروض (RFP) هو إعلان عن مشروع يتم نشره علنًا من قبل منظمة تشير إلى أنها تبحث عن عروض من مقاولين لإكمال المشروع.
- يحدد طلب تقديم العروض (RFP) المشروع للشركة التي تصدره وكذلك للشركات التي تستجيب له.
- يصف طلب تقديم العروض (RFP) المشروع وأهدافه والمنظمة التي ترعاه، ويحدد عملية تقديم العروض وشروط العقد.
- تُستخدم طلبات تقديم العروض (RFPs) من قبل معظم الوكالات الحكومية والعديد من الشركات والمنظمات الخاصة.
- البديل هو عملية أقل رسمية قد تفشل في تحديد أفضل بائع وأفضل خطة لإنجاز المشروع.
فهم طلب تقديم العروض (RFP)
تُستخدم طلبات تقديم العروض (RFPs) للمشاريع المعقدة، والتي غالبًا ما تتطلب العديد من المقاولين الفرعيين. تصف هذه الطلبات المنظمة التي تصدر طلب تقديم العروض، ونطاق المشروع الذي يتم تنفيذه، والمعايير المستخدمة لتقييم المشاركات. كما توضح أيضًا عملية تقديم العروض وشروط العقد.
تشمل الطلبات بيان عمل يصف المهام التي يجب أن يقوم بها العارض الفائز والجدول الزمني لإنهاء العمل.
تقدم طلبات تقديم العروض (RFPs) أيضًا نصائح للمزايدين حول كيفية إعداد المقترحات، مع توجيهات محددة حول كيفية تنسيق العروض وتقديمها. وعادةً ما تتضمن تعليمات حول المعلومات التي يجب أن يتضمنها العرض والشكل المطلوب.
يجب ألا تكون الاقتراحات مفصلة للغاية بحيث تعيق إبداع المقاول، ولا غامضة لدرجة تترك المقاول في حيرة.
يتم إصدار معظم طلبات تقديم العروض من قبل الوكالات الحكومية وغيرها من المنظمات في القطاع العام. وعادة ما يُطلب منها فتح المنافسة بين الشركات الخاصة وإزالة التحيز من العملية. ترغب الوكالات في التأكد من أنها تحصل على العرض الأدنى والأكثر تنافسية.
ومع ذلك، يمكن لأي منظمة خاصة أو عامة إصدار طلب تقديم عروض (RFP) للحصول على عروض متعددة ووجهات نظر متنوعة حول المشروع.
على سبيل المثال، قد ترغب شركة في تغيير عملية إعداد التقارير من نظام يعتمد على الورق إلى نظام يعتمد على الكمبيوتر، وقد تقدم طلبًا للحصول على مقترحات للحصول على الأجهزة، والبرمجيات، وبرنامج تدريب للمستخدمين لتأسيس ودمج النظام الجديد في الشركة. قد تمنحهم عملية المناقصة التنافسية فهمًا أعمق للبدائل المتاحة.
متطلبات طلب تقديم العروض (RFP)
الوكالات الحكومية أو الكيانات الأخرى قد تكون ملزمة بإصدار طلبات تقديم العروض لتوفير المنافسة الكاملة والمفتوحة ولخفض تكلفة الحل. قبول العرض الأكثر استجابة للمواصفات قد لا يعني دائمًا العرض الأقل سعرًا.
يمكن أن يضمن إعداد طلب تقديم العروض بشكل ماهر نجاح أو فشل الحل الناتج. إذا كانت المتطلبات المحددة غامضة للغاية، فقد لا يتمكن مقدم العطاء من تصميم وتنفيذ حل مناسب للمشكلة. وإذا كانت المتطلبات مفصلة ومقيدة للغاية، فقد يكون الابتكار لدى مقدمي العطاءات محدودًا.
تبدأ عملية طلب تقديم العروض بصياغة طلب تقديم العروض. يقوم مقدمو العروض بمراجعة الدعوة وتقديم اقتراحات للتحسين. بعد تنفيذ التغذية الراجعة، يتم إصدار الطلب النهائي لتقديم العروض. ثم يقوم مقدمو العروض بتقديم مقترحاتهم.
يقوم العميل بتضييق نطاق الاختيار ليشمل مجموعة صغيرة من مقدمي العروض ويدخل في مفاوضات حول التسعير والتفاصيل الفنية. قد يطلب العميل من مقدمي العروض المتبقين تقديم أفضل عرض نهائي قبل منح العقد. ثم يتم تقديم العقد إلى الشركة التي تقدم أفضل حل للمشكلة.
فوائد طلب تقديم العروض (RFP)
طلب تقديم العروض (RFP) هو، جزئيًا، إعلان. فهو يعلن أن المشروع قيد التنفيذ، ويفتح الباب أمام المرشحين المؤهلين الذين يمكنهم إنجاز العمل.
في الحكومة، تم اعتماد طلب تقديم العروض (RFP) كوسيلة لضمان إزالة المحسوبية كعامل في منح العقود. كما يفتح هذا الإجراء المجال للمنافسة، مما يمكن أن يُتوقع أن يحافظ على تكاليف المشاريع منخفضة.
البديل لطلب تقديم العروض (RFP) هو عملية أقل رسمية تتطلب من مدير المشروع البحث وتحديد البائعين المحتملين لمشروع ما. اعتمادًا على مدى شمولية البحث، يمكن أن تكون الردود المحتملة محدودة. قد يكون من غير المرجح اكتشاف بائعين جدد وإجابات مبتكرة.
طلب تقديم العروض (RFP) مقابل طلب عرض الأسعار (RFQ) مقابل طلب المعلومات (RFI)
طلب تقديم العروض (RFP)، وطلب عرض الأسعار (RFQ)، وطلب المعلومات (RFI) هي ثلاثة أنواع متميزة من الوثائق التي تستخدمها الشركات والكيانات الأخرى للتواصل مع مجتمع الأعمال للبحث عن الموردين أو المتعاقدين الذين يمكنهم العمل معهم.
- يُعلن طلب تقديم العروض، كما ذُكر أعلاه، عن مشروع محدد يتم التخطيط له ويطلب من المقاولين القادرين على إنجاز العمل.
- طلب الحصول على معلومات (RFI) هو استفسار موجه للموردين للحصول على معلومات مكتوبة حول المنتجات والخدمات التي يمكنهم تقديمها. قد يُستخدم لجمع معلومات لإنشاء قاعدة بيانات للموردين للرجوع إليها في المستقبل.
# مثال على طلب تقديم عروض (RFP)
مقدمة
شركة XYZ تبحث عن شريك موثوق لتقديم خدمات تطوير البرمجيات. نحن نسعى للحصول على عروض من الشركات التي لديها خبرة مثبتة في هذا المجال.
نطاق العمل
- تطوير تطبيق ويب متكامل
- ضمان توافق التطبيق مع جميع المتصفحات الرئيسية
- تقديم الدعم الفني لمدة 12 شهرًا بعد الإطلاق
المتطلبات
- الخبرة: يجب أن يكون لدى الشركة خبرة لا تقل عن 5 سنوات في تطوير البرمجيات.
- الميزانية: يجب أن تكون العروض ضمن نطاق الميزانية المحدد.
- الجدول الزمني: يجب أن يتم الانتهاء من المشروع في غضون 6 أشهر.
عملية التقديم
يرجى إرسال العروض إلى [email protected] بحلول 31 ديسمبر 2023. يجب أن تتضمن العروض:
- ملخص عن الشركة
- قائمة بالمشاريع السابقة
- تفاصيل الفريق الذي سيعمل على المشروع
التقييم
سيتم تقييم العروض بناءً على:
- الخبرة والقدرة التقنية
- التكلفة
- الجدول الزمني المقترح
نتطلع إلى تلقي عروضكم قريبًا!
على سبيل المثال، إذا أصدرت إدارة السكك الحديدية الفيدرالية طلبًا لتقديم مقترحات لتمويل وتصميم وبناء وتشغيل وصيانة نظام سكة حديد عالي السرعة.
الأطراف المهتمة تقدم مقترحات تلبي المتطلبات الموضحة في الوثيقة. بناءً على المقترحات المستلمة قبل الموعد النهائي، تقوم وزارة النقل بتشكيل لجان لمزيد من المراجعة وتطوير المقترحات.
تختار وزارة النقل (DOT) الاقتراح الذي يتماشى بشكل أكبر مع أهدافها وتوظف الشركة لتنفيذ العمل.
نظرة على طلب تقديم العروض (RFP) المفصل
هذا النموذج من طلب تقديم العروض من Chesapeake Bay Trust يوضح مستوى التفاصيل المناسب اللازم لطلب ناجح. يصف الاقتراح المشروع، ويقدم نظرة عامة عن المنظمة، ويحدد الأهداف للخدمات التي يسعى إليها، ويشرح كيفية تقييم العروض. كما يوضح الشكل المتوقع، والقيود على الميزانية، ومتطلبات الموعد النهائي.
يتضمن طلب تقديم العروض أيضًا العديد من الوثائق الداعمة والمعارض لتوضيح ما يبحث عنه الصندوق بشكل أكبر. هذا لا يساعد فقط في تحديد نطاق الخدمات المطلوبة، ولكنه يساعد أيضًا الشركات المهتمة في تقييم الجداول الزمنية، اللوجستيات، والتسعير.
يمكن العثور على عينات أخرى من خلال TechSoup، وهو موقع يوفر مكتبة من المعلومات الإرشادية وعينات من طلبات تقديم العروض (RFPs) للمنظمات غير الربحية.
ماذا يعني "RFP"؟
طلب تقديم العروض (RFP) هو طلب مفتوح لتقديم عروض لإتمام مشروع جديد مقترح من قبل الشركة أو المنظمة التي تصدره. يهدف إلى فتح باب المنافسة وتشجيع مجموعة متنوعة من المقترحات البديلة التي قد يتم النظر فيها من قبل مخططي المشروع.
ما هي متطلبات طلب تقديم العروض (RFP)؟
يجب أن يصف طلب تقديم العروض (RFP) المشروع ويحدده بتفصيل كافٍ لجذب ردود فعل قابلة للتنفيذ.
يجب أن يكون المزايد المحتمل قادرًا على فهم طبيعة العمل والأهداف التي يرغب في تحقيقها من خلال المشروع.
يجب تعريف المشروع بتفاصيل كافية لكي يتمكن المزايد من فهم نطاقه بوضوح وجميع المنتجات والخدمات التي يجب توفيرها لتنفيذه. يجب أيضًا توضيح صيغة المقترحات المتوقعة. هناك حاجة إلى ردود موحدة لمقارنة العروض ومقارنتها.
تتبع طلبات تقديم العروض (RFPs) تنسيقًا صارمًا إلى حد ما، على الرغم من أن هذا التنسيق قد يختلف بين الوكالات والشركات التي تعدها. هذا النموذج من RTI International في ولاية كارولينا الشمالية يوضح العناصر الموجودة في طلب تقديم العروض النموذجي، والتي تشمل مقدمة وخلفية، ووصفًا للمنتجات المطلوبة، ومعلومات حول معايير الاختيار.
ما هو الفرق بين طلب تقديم العروض (RFP) وطلب تقديم الأسعار (RFQ)؟
لنفترض أن متجرًا للأدوات يقوم بتوسيع قسم مستلزمات الحدائق ويحتاج إلى العثور على الموردين اللازمين لملء رفوفه. قد يقوم بإرسال طلب عرض أسعار (RFQ) إلى عدد من الموردين المحتملين لمنتجات الحدائق. ستُمكّنه الردود من إقامة علاقة مع مورد أو أكثر لتوفير الكمية والجودة المطلوبة من البضائع، بسعر يتم تحديده.
عندما ترسل شركة أو منظمة أخرى طلب عرض أسعار (RFQ)، فإنها تعرف بالضبط ما تحتاجه وتسعى للحصول على أفضل مورد أو موردين.
طلب تقديم العروض (RFP) هو عملية أكثر انفتاحًا. تسعى الشركة أو المنظمة إلى العثور على مقاولين مؤهلين لتنفيذ مشروع جديد. يتم تحديد المشروع وأهدافه بتفصيل معين، ولكن هناك مجال للإبداع في الردود. على سبيل المثال، قد يسمح طلب تقديم العروض لإنشاء حديقة للأطفال للمقاول باقتراح التصميم الدقيق والمعدات والمرافق التي قد تحتويها الحديقة.
متى تستخدم طلب تقديم العروض (RFP)؟
تميل الشركات الكبيرة والصغيرة إلى امتلاك موارد كافية فقط للحفاظ على العمليات الحالية. إذا أرادوا تنفيذ مشروع جديد، فإنهم لا يملكون الموارد ولا الخبرة اللازمة لإضافته إلى عبء العمل.
في مثل هذه الحالات، يوفر طلب تقديم العروض (RFP) للشركة وسيلة فعّالة لتوظيف الخبرات التي تحتاجها لإنجاز المشروع.
ماذا يحدث بعد طلب تقديم العروض (RFP)؟
يتم متابعة طلب تقديم العروض (RFP) بمراجعة المقترحات. اعتمادًا على حجم ونطاق المشروع، قد تكون هذه المراجعة عملية متعددة المستويات تشمل عددًا من اللجان. لا تُعرف الوكالات الحكومية، بشكل خاص، بالتحرك بسرعة.
بغض النظر عن المدة التي يستغرقها، يتم استخدام عملية المراجعة لتقليص عدد المقترحات إلى عدد قليل من المتأهلين للتصفيات النهائية الذين قد يُطلب منهم تقديم معلومات إضافية بهدف الاختيار النهائي وتحديد تاريخ بدء المشروع.
الخلاصة
تعريف طلب تقديم العروض (RFP) المشروع للشركة التي تصدره وكذلك للشركات التي تستجيب له. يعكس طلب تقديم العروض المكتوب بشكل جيد النية وراء الاقتراح ويضمن أن النتيجة النهائية ستلبي التوقعات.
كما يضمن عملية مفتوحة. من الناحية المثالية، سيستجيب العديد من المزايدين. هذا يمنح المنظمة فرصة لدراسة مجموعة متنوعة من الأساليب والأسعار واختيار ما يناسب احتياجاتها بشكل أفضل.