ما هو خطأ التبديل؟
يصف خطأ التبديل حدثًا يقوم فيه محاسب بعكس رقمين متجاورين عن طريق الخطأ عند تسجيل البيانات المالية. على الرغم من أن هذا الخطأ قد يبدو صغيرًا في الحجم، إلا أنه غالبًا ما يؤدي إلى تناقضات مالية كبيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير في مجالات أخرى. تقع أخطاء التبديل، التي تميل إلى الحدوث في شركات المحاسبة والوساطة ومقدمي الخدمات المالية الآخرين، تحت الفئة الأوسع من أخطاء النسخ.
النقاط الرئيسية
- خطأ التبديل هو خطأ في إدخال البيانات يحدث عندما يتم عكس رقمين عن طريق الخطأ.
- هذه الأخطاء ناتجة عن خطأ بشري.
- على الرغم من أن أخطاء النقل تبدو صغيرة في نطاقها، إلا أنها يمكن أن تؤدي إلى عواقب مالية كبيرة.
- إذا أظهرت سجلات المحاسبة الخاصة بالأعمال التجارية وجود تباين، فإن الفرق بين المبلغ الصحيح والمبلغ المدخل بشكل غير صحيح سيكون قابلاً للقسمة بالتساوي على 9.
فهم الأخطاء التحويلية
عادةً ما تكون أخطاء النقل نتيجة للخطأ البشري. على سبيل المثال، في المحاسبة، عندما يقوم محاسب بإدخال البيانات يدويًا في دفتر الأستاذ، قد يقوم عن طريق الخطأ بنقل المعلومات بشكل غير صحيح من فاتورة إلى الميزانية العمومية. قد تحدث أخطاء النقل أيضًا عند ملء الشيكات بشكل غير صحيح، مما يؤدي إلى مبالغ دفع غير صحيحة يمكن أن تسبب في السحب على المكشوف ومشاكل مصرفية أخرى. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي أخطاء النقل إلى تسجيل أرقام هواتف أو عناوين شوارع أو رموز بريدية بشكل غير صحيح في ملفات العملاء. وعلى الرغم من أن الأخطاء المذكورة أعلاه عادة ما تكون سهلة التصحيح، إلا أنه في بعض الحالات، قد تؤدي أخطاء النقل المتعلقة بمعلومات جرعات الأدوية إلى عواقب مأساوية.
أمثلة على أخطاء النقل
إذا فشلت الشركة في اكتشاف وتصحيح أخطاء النقل، فقد يتم نقل القيمة غير الصحيحة للأصول إلى الوكالات والأفراد الخارجيين، مثل المساهمين في الشركة وخدمة الإيرادات الداخلية. قد يتسبب ذلك في سلسلة من الأخطاء. على سبيل المثال، قد تُثقل الشركة بزيادة في الالتزامات الضريبية إذا كان خطأ النقل كبيرًا بما يكفي لدفع تلك الشركة إلى شريحة ضريبية أعلى. بالطبع، يعتمد ذلك بشكل كبير على درجة الخطأ المعني. إذا كتب محاسب عن طريق الخطأ 24.74 دولارًا بدلاً من 24.47 دولارًا، فإن الفارق الناتج البالغ 0.27 دولار لن يكون له تأثير كبير. من ناحية أخرى، إذا تم تسجيل 1,823,000 دولار عن طريق الخطأ كـ 1,283,000 دولار، فإن الخطأ الناتج البالغ 540,000 دولار من المؤكد أن يكون له تأثير مالي كبير.
التعرف على أخطاء التبديل
من المثير للاهتمام أن أخطاء التبديل قد يتم الكشف عنها من خلال ظاهرة رياضية غريبة نوعًا ما. بشكل محدد: الفرق بين المبلغ المسجل بشكل غير صحيح والمبلغ الصحيح سيكون دائمًا قابلاً للقسمة بالتساوي على 9. على سبيل المثال، إذا كتب محاسب بالخطأ 72 بدلاً من 27، فإن هذا سيؤدي إلى خطأ قدره 45، والذي يمكن قسمته بالتساوي على 9 ليعطينا 5. وبالمثل، إذا سجل محاسب بالخطأ 63 بدلاً من 36، فإن الفرق بين هذين الرقمين (27) يمكن قسمته بالتساوي على 9 ليعطينا 3. يمكن لموظفي البنوك استخدام هذه القاعدة لاكتشاف الأخطاء.
أخطاء النقل تصف أيضًا السيناريوهات التي يقوم فيها المحاسبون بإدخال بيانات الجداول في الخلايا الخاطئة.