ما هو المساعد الافتراضي، وماذا يفعل؟

تعريف

المساعد الافتراضي هو متعاقد مستقل يقدم خدمات إدارية للعملاء أثناء العمل خارج مكتب العميل.

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي هو متعاقد مستقل يقدم خدمات إدارية للعملاء أثناء العمل خارج مكتب العميل. عادةً ما يعمل المساعد الافتراضي من مكتب منزلي ولكنه يمكنه الوصول إلى الوثائق التخطيطية اللازمة، مثل التقويمات المشتركة، عن بُعد.

غالبًا ما يكون لدى الأشخاص الذين يعملون كمساعدين افتراضيين عدة سنوات من الخبرة كمساعد إداري أو مدير مكتب. تتوفر فرص جديدة للمساعدين الافتراضيين الذين يمتلكون مهارات في وسائل التواصل الاجتماعي، وإدارة المحتوى، وكتابة منشورات المدونات، والتصميم الجرافيكي، والتسويق عبر الإنترنت. مع تزايد قبول العمل من المنزل لكل من العمال وأصحاب العمل، خاصة بعد جائحة كوفيد-19، من المتوقع أن يزداد الطلب على المساعدين الافتراضيين المهرة.

النقاط الرئيسية

• المساعد الافتراضي هو عامل مستقل متخصص في تقديم الخدمات الإدارية للعملاء من موقع بعيد، عادةً من مكتب منزلي.
• المهام النموذجية التي قد يقوم بها المساعد الافتراضي تشمل جدولة المواعيد، إجراء المكالمات الهاتفية، ترتيب السفر، وإدارة حسابات البريد الإلكتروني.
• يتخصص بعض المساعدين الافتراضيين في تقديم خدمات التصميم الجرافيكي، وكتابة المدونات، ومسك الدفاتر، ووسائل التواصل الاجتماعي، وخدمات التسويق.
• بالنسبة لصاحب العمل، فإن إحدى مزايا توظيف مساعد افتراضي هي المرونة في التعاقد فقط على الخدمات التي يحتاجون إليها.

كيف يعمل المساعد الافتراضي

أصبحت المساعدات الافتراضية أكثر بروزًا مع اعتماد الشركات الصغيرة والشركات الناشئة على المكاتب الافتراضية لتقليل التكاليف، وزيادة استخدام الشركات من جميع الأحجام للإنترنت في العمليات اليومية. نظرًا لأن المساعد الافتراضي هو متعاقد مستقل، فإن الشركة ليست مضطرة لتقديم نفس المزايا أو دفع نفس الضرائب التي تدفعها للموظف بدوام كامل. يختلف المساعد الافتراضي عن المساعد الإداري الذي يعمل من المنزل براتب ثابت، حيث يحصل الأخير على نفس التعويضات ونفس هيكل الضرائب مثل أي موظف بدوام كامل.

أيضًا، نظرًا لأن المساعد الافتراضي يعمل عن بُعد، فلا حاجة لمكتب أو مساحة عمل أخرى في مكتب الشركة. من المتوقع أن يقوم المساعد الافتراضي بدفع وتوفير معدات الكمبيوتر الخاصة به، وبرامج الحاسوب الشائعة الاستخدام، وخدمة الإنترنت عالية السرعة.

مهام المساعد الافتراضي

تختلف المهام المحددة للمساعد الافتراضي وفقًا لاحتياجات العميل وشروط العقد. يتولى بعض المساعدين الافتراضيين مهام كتابية ومحاسبية، بينما قد يقوم آخرون بنشر تحديثات منتظمة على وسائل التواصل الاجتماعي أو كتابة مقالات لمدونة. قد يتولى المساعد الافتراضي الشامل أيضًا ترتيب السفر، وجدولة المواعيد، وإدخال البيانات، وتخزين الملفات عبر الإنترنت.

مؤهلات المساعد الافتراضي

بينما لا توجد متطلبات تعليمية صارمة لتصبح مساعدًا افتراضيًا، فإن العديد من العملاء يبحثون عن مساعدين افتراضيين لديهم بعض التعليم العالي أو التدريب المتخصص. تقدم بعض الشركات عبر الإنترنت والكليات المجتمعية دورات وشهادات في مهارات المساعد الافتراضي.

يجب أن يكون المساعد الافتراضي ملمًا بالتكنولوجيا، ولديه مجموعة واسعة من المهارات الحاسوبية ومستوى عالٍ من الكفاءة في استخدام البرامج الشائعة والبرامج التجارية. يجب أن يكون المساعد الافتراضي المتخصص في مسك الدفاتر ماهرًا في المهام المحاسبية الأساسية، مثل تسويات الحسابات و"مسك الدفاتر مزدوج القيد" (double-entry bookkeeping).

فوائد المساعد الافتراضي

بالنسبة للعميل، فإن إحدى مزايا توظيف مساعد افتراضي هي المرونة في التعاقد فقط على الخدمات التي يحتاجونها. اعتمادًا على شروط الاتفاقية، قد يتم دفع بعض المساعدين الافتراضيين بناءً على المهمة بدلاً من الساعة. في المقابل، يجب عادةً دفع رواتب الموظفين في بيئة المكتب التقليدية لعدد ثابت من الساعات في اليوم.

بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة، يمكن أن يساعد توظيف مساعد افتراضي في توفير ساعات ثمينة للتركيز على تنمية الأعمال وزيادة الإيرادات. قد يكون من الأسهل والأكثر فعالية من حيث التكلفة الاستعانة بمصادر خارجية للمهام التي تكون مملة وتستغرق وقتًا طويلاً، لشخص ماهر في تنفيذها.

كيفية توظيف مساعد افتراضي

مع الزيادة في عدد المتعاقدين المستقلين الذين يعملون من المنزل، شهد سوق العمل انتشارًا واسعًا للشركات القائمة على الويب التي تعمل كوسطاء بين أصحاب العمل المحتملين والمتعاقدين. بعض مواقع المستقلين تحتوي على مجموعات عمل ضخمة تتكون من أفراد من جميع أنحاء العالم يتمتعون بمجموعة واسعة من الخبرات والمهارات.

على هذه المواقع، يمكن للعملاء نشر تفاصيل حول نوع المهام التي يحتاجون إلى أن يقوم بها المساعد الافتراضي ومعدل الأجر الأقصى الذي هم مستعدون لدفعه. يمكن للعاملين المستقلين بعد ذلك تقديم عروضهم على الوظيفة وتقديم عينات من أعمالهم لمراجعتها من قبل العميل. في بعض الحالات، يمكن للعميل إعداد مؤتمر فيديو لإجراء مقابلة مع المتقدمين وتقييم مؤهلاتهم بشكل أكثر دقة.

اعتبارات خاصة

قبل توظيف مساعد افتراضي، يمكن للعميل ضمان علاقة عمل أكثر سلاسة من خلال إنشاء تعليمات مفصلة حول المهام التي يحتاجون إلى تنفيذها. يقلل الدليل المكتوب من خطر سوء الفهم الذي يمكن أن يحدث في علاقة العمل عن بُعد.

كيف يمكنك أن تصبح مساعدًا افتراضيًا؟

وجود خبرة سابقة كمساعد إداري أو كعضو في فريق الدعم يمكن أن يكون مفيدًا، لكنه ليس ضروريًا. حتى الأفراد الذين ليس لديهم خبرة سابقة يمكنهم أخذ دورات تدريبية لتعلم المهارات اللازمة، مثل مجموعة برامج Microsoft Office أو برامج إدارية أخرى. توفر شبكات العمل الحر مثل Upwork وFiverr أسواقًا حيث يمكن للمقاولين البحث عن وظائف. يمكن للمقاولين أيضًا البحث عن عمل في لوحات الوظائف التقليدية أو من خلال مواقع التواصل المهني مثل LinkedIn.

ما مدى صعوبة أن تكون مساعدًا افتراضيًا؟

يواجه المساعد الافتراضي بعض التحديات نفسها التي يواجهها المساعد الشخصي، بما في ذلك العمل مع مجموعة متنوعة من البرامج، وإدارة وتحديد أولويات المهام المتنافسة، والرد على صاحب العمل. ما يختلف هو أن المساعد الافتراضي يقوم بكل هذا عن بُعد، دون تفاعل شخصي متكرر، وفي موقع مختلف عن صاحب العمل. قد يكون هذا بيئة أقل توتراً للعديد من الموظفين. ومع ذلك، فهي أيضًا بيئة تفتقر إلى وجود فريق دعم تقني متاح في حال حدوث أي مشاكل تكنولوجية.

كم يمكنك أن تكسب كمساعد افتراضي؟

تختلف التعويضات بناءً على طبيعة المهمة والجهة التي تعمل لصالحها. وفقًا لموقع البحث عن الوظائف Indeed، فإن المتوسط الوطني للمساعدين الافتراضيين يزيد قليلاً عن 25 دولارًا في الساعة، خاصةً للوظائف الأساسية كمساعد إداري. الوظائف التي تتطلب مهارات ذات قيمة أعلى، مثل التصميم، يمكن أن تطلب سعرًا أعلى. يتم الإعلان عن بعض هذه الوظائف في مواقع الوظائف القياسية مثل Robert Half وMonster وIndeed ولديها معدلات ساعة محددة. أما المتعاقدون الذين يعلنون عن خدماتهم على مواقع مثل Upwork أو Fiverr فيحددون أسعارهم الخاصة وبالتالي يمكنهم فرض رسوم أعلى. كما يتم الإعلان عن المساعدين الافتراضيين على فيسبوك ومنصات التواصل الاجتماعي الأخرى.

الخلاصة

المساعد الافتراضي هو مساعد إداري يعمل عن بُعد لصالح شركة أو فرد على أساس العمل الحر أو التعاقد. يساعد المساعد الافتراضي في إدارة الأعمال المكتبية، ولكنه يمكن أن يتولى أيضًا مجموعة متنوعة من الأنشطة المتعلقة بالكتابة والتحرير والتصميم والتسويق ووسائل التواصل الاجتماعي. يعمل المساعد الافتراضي عن بُعد، مستخدمًا التكنولوجيا لإتمام المهام، على الرغم من عدم وجوده في مكتب فعلي بجانب زملائه أو أصحاب العمل. في أعقاب جائحة كوفيد-19، عمل العديد من الموظفين بشكل افتراضي، ليس فقط كمساعدين، ولكن في مجموعة متنوعة من الأدوار.