ما هو المكتب الافتراضي؟
مكتب افتراضي يوفر للشركات عنوانًا فعليًا وخدمات متعلقة بالمكتب دون الحاجة إلى عقد إيجار طويل الأمد وموظفين إداريين. مع المكتب الافتراضي، يمكن للموظفين العمل من أي مكان ولكن لا يزال لديهم أشياء مثل عنوان البريد، وخدمات الرد على الهاتف، وغرف الاجتماعات، والمؤتمرات عبر الفيديو.
كيف تعمل المكاتب الافتراضية
تعمل المكاتب الافتراضية كوحدة واحدة لخدمة العملاء لكنها لا توجد في موقع ثابت. هذا النوع من الترتيبات شائع بشكل خاص بين الشركات الناشئة والشركات الصغيرة التي ترغب في تقليل التكاليف العامة. وقد ساعد إنشاء برامج وخدمات الإنتاجية المكتبية المستندة إلى الويب، مثل مؤتمرات الفيديو، في تعزيز نمو المكاتب الافتراضية.
النقاط الرئيسية
- المكتب الافتراضي هو شركة تعمل كوحدة واحدة ولها عنوان بريدي فعلي، لكنها لا توجد في موقع محدد.
- أدى تطوير أدوات مثل مؤتمرات الفيديو وخدمات المراسلة إلى زيادة استخدام المكتب الافتراضي.
- تكاليف تشغيل مكتب افتراضي أقل بكثير من مكتب تقليدي، وهذا هو السبب في أن هذا النوع من الإعداد شائع بين الشركات الصغيرة والشركات الناشئة.
- يوسع ترتيب المكتب الافتراضي خيارات الوظائف للموظفين وخيارات التوظيف للشركات.
- في حين أن المكتب الافتراضي يعد عادة خيارًا أقل تكلفة للأعمال، قد تكون بعض الخدمات، مثل الرد على الهاتف ومؤتمرات الفيديو، ذات وصول محدود.
يمكن أن يؤدي المكتب الافتراضي أيضًا إلى زيادة الإنتاجية، حيث أن خدماته تحرر الموظفين من المهام الإدارية وكذلك التنقلات. يمكن لكل موظف العمل من الموقع الذي يناسبه أكثر، ولا يكون العمل مقيدًا بتوظيف الموظفين الذين يعيشون محليًا.
مع ازدياد عدد الأشخاص الذين يجدون طرقًا للعمل عن بُعد، تصبح فوائد المكتب الافتراضي واضحة على الفور. ومع ذلك، ليس كل شيء بالسهولة التي يبدو عليها. قد يجد البعض أن جدولة مساحة المكتب الافتراضي لا تختلف عن النزاعات الزمنية المستهلكة للوقت الموجودة في المكتب الفعلي.
مزايا وعيوب المكتب الافتراضي
جاذبية المكتب الافتراضي للمستخدمين تكمن في جانبين. أولاً، تكلفة المكتب الافتراضي الشهرية أقل بكثير من تكلفة المكتب التقليدي. فبعد كل شيء، لا توجد تكاليف صيانة أو تشغيل، ولا يحتاج إلى موظفين. يمكن تأمين المكتب الافتراضي أيضًا عبر عقد إيجار شهري، مما يوفر مرونة أكبر إذا تغيرت أعمال المستخدم (لا حاجة لانتظار انتهاء عقد الإيجار أو تحمل تكلفة كسر العقد).
يمكن أن تتراوح تكاليف استخدام المكتب الافتراضي من أقل من 40 دولارًا إلى أكثر من 200 دولار شهريًا. كلما زادت الخدمات المضافة، زادت التكلفة.
ثانيًا، يمكن للمكتب الافتراضي أن يوفر عنوانًا بريديًا، وخدمة الرد على الهاتف، وخدمات المؤتمرات عبر الفيديو. لذلك، يمكن أن يبدو الأعمال الصغيرة أكبر مما هي عليه. كما يمكن أن يوفر عنوانًا فعليًا (أو عناوين متعددة) للمستخدمين للقاء العملاء. في بعض الأحيان، يمكن أن يضفي العنوان هالة من الهيبة على مستخدم المكتب الافتراضي، مثل إذا كان العنوان في موقع أو شارع معروف. يمكن أن يكون لخدمة الرد على الهاتف الاحترافية نفس التأثير.
بعض الخدمات التي يقدمها ترتيب المكتب الافتراضي تتطلب التخطيط المسبق للاستفادة منها. على سبيل المثال، تأتي العديد من الباقات مع استخدام محدود لغرف الاجتماعات أو خدمات المؤتمرات الهاتفية والفيديوية المحدودة. قد يكون للمكاتب الافتراضية أيضًا وصول محدود في الليالي وعطلات نهاية الأسبوع. قد يجد المستخدمون أن نقص المرونة مقيد وغير مريح. هناك أيضًا احتمال وجود تشتيتات تأتي مع العمل من المنزل، وبالتالي قد لا يكون بعض العاملين منتجين بنفس القدر عند العمل في بيئة مكتب افتراضي.