ما هو دفتر المدفوعات النقدية؟
دفتر صرف النقد هو سجل يحتفظ به المحاسبون الداخليون للشركة، ويُفصّل جميع النفقات المالية التي تقوم بها الشركة قبل أن تُسجل هذه المدفوعات في دفتر الأستاذ العام. على أساس شهري، يتم تسوية هذه الدفاتر مع حسابات دفتر الأستاذ العام، والتي تُستخدم بعد ذلك لإنشاء البيانات المالية لفترات المحاسبة المنتظمة.
النقاط الرئيسية
- دفتر يومية المدفوعات النقدية هو سجل للحسابات الداخلية للشركة يوضح بالتفصيل جميع النفقات المالية التي تم دفعها نقدًا أو ما يعادل النقد.
- يتم إعداد دفتر يومية المدفوعات النقدية قبل ترحيل المدفوعات إلى دفتر الأستاذ العام ويُستخدم في إنشاء دفتر الأستاذ العام.
- المعلومات المدرجة في دفتر يومية المدفوعات النقدية تشمل مبلغ المدفوعات، رقم الشيك، نوع المعاملة، المستفيد، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
- يمكن أن تساعد دفاتر صرف النقدية أصحاب الأعمال في إدارة النقد من خلال تقديم صور واضحة لنفقات المخزون، والأجور، وتكاليف الإيجار، والنفقات الخارجية الأخرى.
فهم دفتر مدفوعات النقدية
تحتفظ برامج المحاسبة عادةً بهذه السجلات، والتي تحتوي على معلومات أساسية مثل مبلغ الصرف، ورقم الشيك، ونوع المعاملة، والمستفيد، والدافع، والمذكرة. ولكن بعض الشركات تسجل تفاصيل مهمة أخرى، مثل الخصومات على السلع المشتراة بكميات كبيرة. قد يتم سرد أنواع مختلفة من النفقات في أعمدة مختلفة أو قد تحصل على رموز مميزة.
يجب أن يكون مديرو السجلات دقيقين في التفاصيل ويجب عليهم تسجيل كل معاملة بعناية للمساعدة في منع توجيه النقد بشكل خاطئ أو اختلاسه. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد سجلات صرف النقد أصحاب الأعمال في إدارة النقد من خلال تقديم صور واضحة لنفقات المخزون والأجور وتكاليف الإيجار والنفقات الخارجية الأخرى. يمكن أن تكون هذه البيانات حاسمة لاتخاذ قرارات تجارية سليمة في المستقبل.
سيوضح دفتر يومية صرف النقدية لصاحب العمل ما إذا كان هناك المزيد من النقد يغادر الشركة أكثر مما يدخل، والعكس صحيح، مما يتيح لهم إجراء تعديلات على العمل لضمان وجود تدفق نقدي إيجابي دائمًا.
سيتم تسجيل صرف النقد لأي تحويل نقدي، وليس فقط النقد الفعلي. يشمل ذلك الشيكات والتحويلات الإلكترونية للأموال أو أي معادل نقدي آخر.
هيكل دفتر المدفوعات النقدية
يحتوي دفتر يومية المدفوعات النقدية على مجموعة متنوعة من الأعمدة لتسجيل التدفقات النقدية الخارجة من العمل. تشمل الأعمدة تاريخ كل دفعة نقدية، تفاصيل الحساب الآخر في دفتر الأستاذ المتأثر، رقم الشيك الصادر عن العمل، المبلغ الإجمالي للنقد المدفوع، حساب التحكم الائتماني، الذي يظهر المبلغ المخصوم من حساب الدائن، الضرائب المدفوعة، وأعمدة خاصة تحدد نوع المعاملة، مثل الإعلان، الأجور، إلخ.
يتم جمع كل من هذه الأعمدة في نهاية فترة التسجيل للوصول إلى مجموع كلي. ثم يتم نقل هذه المعلومات إلى دفتر الأستاذ العام.
مثال على دفتر يومية المدفوعات النقدية
افترض أنه في شهر واحد، قامت شركة ABC بشراء آلة من الشركة المصنعة BZY بمبلغ 5,000 دولار واستأجرت شاحنة من شركة Rental Trucks بمبلغ 500 دولار. ستحتاج الشركة إلى خصم أرصدتها النقدية وتسجيل المبالغ في الحسابات المقابلة. سيبدو دفتر النقدية كما يلي.
التاريخ
نوع الشراء
المستفيد
الائتمان النقدي
مدينون آخرون
٦/٥/٢١
شراء الآلة
الشركة المصنعة BZY
٥,٠٠٠ دولار
٥,٠٠٠ دولار
٦/١٢/٢١
تأجير الشاحنات
شاحنات الإيجار
٥٠٠ دولار أمريكي
٥٠٠ دولار أمريكي
الإجمالي
٥٬٥٠٠ دولار
٥٬٥٠٠ دولار
دفتر يومية المدفوعات النقدية
هذا مثال بسيط جدًا ولكنه يوضح كيفية تسجيل المعاملات. يجب تسجيل المبلغ النقدي في حساب النقدية الدائن، ويجب خصم نفس المبلغ من حساب مقابل. بناءً على النوع، يمكن أن يكون هذا الحساب حساب المخزون أو أي حساب تقليدي آخر في الميزانية العمومية. في هذه الحالة، تم وضعه في حساب فئة "أخرى".
لكل نوع من الشركات، سيبدو دفتر المدفوعات النقدية مختلفًا تمامًا. دفتر المدفوعات النقدية لتاجر التجزئة سيشمل المخزون، الحسابات المدينة، الحسابات الدائنة، الرواتب والأجور. قد يحتوي دفتر الشركة المصنعة على كل هذه العناصر بالإضافة إلى حساب المواد الخام المشتراة وتكاليف الإنتاج. قد تحتوي شركة البرمجيات فقط على الرواتب وتكاليف الأجهزة (الكمبيوتر).
بغض النظر عن نوع الشركة، يحتاج صاحب العمل إلى استخدام دفتر يومية المدفوعات النقدية في كل مرة يتم فيها صرف النقد للاحتفاظ بسجل عن الأماكن التي يتم فيها إنفاق المال. إنه أداة حيوية في نجاح أي عمل تجاري وكذلك لضمان أن جميع المعلومات المقدمة إلى خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) صحيحة في وقت الضرائب.